Daten aus einer früheren Einsendung übernehmen

Füllst Du regelmäßig dasselbe Formular aus, etwa bei einer wiederkehrenden Prüfung, ändern sich oft nur wenige Werte. Mit Daten übernehmen musst Du dafür nicht alles neu eintippen: Du holst dir die Werte einer bereits fertigen Einsendung in ein neues Formular und passt nur an, was sich geändert hat.

Diese Funktion gehört zum Expert Plan. Tippst Du auf Daten übernehmen, ohne dass dein Arbeitsbereich den Expert Plan gebucht hat, öffnet sich ein Hinweisfenster, das kurz erklärt, wofür die Funktion gut ist.

Wo Du sie findest

Tippe in der Formularliste auf das Formular, dessen Daten Du übernehmen willst - genau wie beim Formular finden und starten. Auf dem Zwischenbildschirm des Formulars findest Du im Abschnitt Aktionen die Karte Daten übernehmen. Tippe sie an.

Unterschied zu “Versendet”

Der Bereich Versendet im Hauptmenü zeigt dir deine eigenen Formulare, die Du selbst abgeschickt hast - über alle Formulare hinweg, zeitlich sortiert.

Daten übernehmen dreht das um: Du siehst hier alle bereits verarbeiteten Einsendungen zu genau diesem einen Formular - auch die von anderen Nutzern in deinem Arbeitsbereich. Dafür gibt es hier einen Datumsfilter und eine Suche, um die richtige Einsendung schnell zu finden.

Filtern und suchen

Oben in der Liste findest Du zwei Datumsfelder, Ab Datum und Bis Datum. Trage ein Start- und/oder Enddatum ein, um die Liste auf einen Zeitraum einzugrenzen. Neben jedem gesetzten Datum sitzt ein Löschen-Symbol, mit dem Du den Filter wieder zurücksetzt. Wählst Du ein Enddatum, das vor dem Startdatum liegt, macht die App dich darauf aufmerksam.

Über das Lupen-Symbol durchsuchst Du die Liste per Volltextsuche. Das Filter-Symbol zeigt eine kleine Zahl, wenn schon ein Datumsfilter aktiv ist - so siehst Du auf einen Blick, ob gerade gefiltert wird.

Die Liste der Einsendungen

Jeder Eintrag zeigt dir den Dateinamen des zugehörigen PDF - oder einen Hinweis, dass die Einsendung noch nicht verarbeitet wurde und deshalb hier nicht übernommen werden kann. Dazu kommen der Zeitpunkt der Einsendung und wer sie abgeschickt hat.

Eine Einsendung übernehmen

1. Tippe in der Liste auf eine bereits verarbeitete Einsendung.
2. Tippe anschließend auf das Pfeil-Symbol.
3. Die App fragt, ob Du diese Einsendung in ein neues Formular übernehmen willst. Bestätige, um fortzufahren.

Nach deiner Bestätigung erstellt Offpaper einen neuen Cloud-Entwurf mit den übernommenen Werten. Du findest ihn direkt im Abschnitt Entwürfe des Formulars und kannst dort weiterarbeiten wie bei jedem anderen Entwurf auch.

Siehe auch:

• Entwürfe - wo der neu erstellte Cloud-Entwurf landet
• Versendete Formulare - die Liste der Einsendungen, aus denen Du Werte übernehmen kannst