Glossar

Diese Seite erklärt die wiederkehrenden Fachbegriffe aus beiden Handbüchern kurz und in einem Satz - für die ausführliche Erklärung verlinkt jeder Begriff auf sein Kapitel. Weil dieselben Begriffe im Formularbaukasten und in der Offpaper App verwendet werden, gilt dieses Glossar für beide Handbücher gemeinsam.

Das Archiv im Formularbaukasten für Berichte, die der Workflow-Baustein Dateiablage nach einer Einsendung automatisch in Ordnern abgelegt hat. Du legst dort Ordner an, suchst, lädst herunter und verschiebst - eigene Dateien lädst Du nicht manuell hoch. Im Produkt heißt dieselbe Funktion außerhalb der Seitenleiste auch Dateiablage. Mehr dazu unter Ablage.

Fasst mehrere Bereiche zu einer größeren Einheit zusammen, z. B. „Persönliche Daten“ mit mehreren untergeordneten Bereichen - nicht zu verwechseln mit einem einzelnen Bereich. Mehr dazu unter Abschnitte & Wiederholungsabschnitte anlegen.

Eine Metavariable, die ausgibt, wie viele Einträge eine Wiederholungsgruppe oder ein Wiederholungsabschnitt enthält - nutzbar in Berichten, E-Mails, Dateinamen und Webhooks. Mehr dazu unter PDF-Designer.

Legt fest, ob und wann ein Baustein oder Bereich im Formular sichtbar ist, abhängig vom Wert eines anderen Bausteins. Mehrere Bedingungen lassen sich zu Bedingungsgruppen mit eigenem UND/ODER bündeln. Im Workflow heißt dasselbe Prinzip „Automation ausführen wenn“. Im Handbuch-Kapitel und an einzelnen Stellen im Produkt heißt dasselbe auch Abhängigkeit - gemeint ist immer die Anzeigebedingung. Mehr dazu unter Abhängigkeiten & Vergleichsoperatoren und Mehrere Bedingungen kombinieren.

Ermöglicht den Zugriff auf die REST-API von Offpaper, um z. B. Formulareinsendungen automatisiert zu exportieren - nur im Expert Plan verfügbar. Mehr dazu unter API-Schlüssel.

Die Rolle für Personen, die nur die Offpaper App (oder ihre Webansicht) zum Ausfüllen nutzen - ohne Zugang zum Formularbaukasten im Browser. Mehr dazu unter Rollen & Rechte.

Die Einstellungsseite, auf der Administratoren die Offpaper App mit eigenem Logo sowie Primär- und Sekundärfarbe an das Erscheinungsbild des Unternehmens anpassen - zentral für alle Geräte des Arbeitsbereichs, wirksam erst nach Veröffentlichen. Nur im Expert Plan. Mehr dazu unter App-Darstellung.

Der Bereich, in dem eine Firma ihre Formulare, Berichte, Stammdaten und Benutzer verwaltet - die zentrale organisatorische Einheit in Offpaper. Mehr dazu unter Einstellungen - Weitere Einstellungen.

Eine Erinnerung oder Freigabe-Anfrage, die einem Benutzer zugewiesen wird und im Aufgaben-Bereich der App bzw. des Formularbaukastens erscheint. Mehr dazu unter Aufgaben (Formularbaukasten) und Aufgaben (App).

Ein Bericht-Modus, bei dem Offpaper eine hochgeladene PDF-Vorlage mit ausfüllbaren Feldern automatisch mit den Werten aus dem Formular befüllt. Mehr dazu unter Ausfüllbares PDF.

Ein Baustein im Reiter Workflow, der beim Formulareingang automatisch eine Aktion auslöst, z. B. E-Mail-Versand oder Dateiablage - im Handbuch auch Workflow-Baustein genannt. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen.

Der automatisch gespeicherte Zwischenstand eines Formulars in der App: Offpaper sichert Eingaben laufend auf dem Gerät und bietet sie beim nächsten Öffnen zum Wiederherstellen an. Ein Disketten-Symbol in der Kopfleiste zeigt den Stand. Das App-Handbuch nennt die Funktion Automatisches Zwischenspeichern; „AutoSave“ ist der Wortlaut in der App selbst. Mehr dazu unter Grundlagen beim Ausfüllen.

Ein einzelnes Eingabefeld eines Formulars, z. B. Textfeld, Foto oder Unterschrift. Mehr dazu unter Bausteine & Feldtypen.

Fasst mehrere Anzeigebedingungen oder Stammdatenfilter zusammen und verknüpft sie mit eigenem UND oder ODER; auf oberster Ebene zählt die Gruppe wie eine einzelne Bedingung. Es gibt genau eine Gruppenebene, damit sind Kombinationen wie „A UND (B ODER C)“ möglich. Mehr dazu unter Mehrere Bedingungen kombinieren.

Eine Person mit Zugang zum Formularbaukasten oder zur App, eindeutig über ihre E-Mail-Adresse identifiziert und mit einer Rolle ausgestattet. Mehr dazu unter Benutzer.

Eine Gruppe von Benutzern, über die festgelegt wird, welche Formulare ihre Mitglieder in der App sehen und ausfüllen dürfen. Mehr dazu unter Benutzergruppen.

Die Lizenz, die jeder Benutzer eines Arbeitsbereichs braucht. Es gilt: eine natürliche Person ist ein Benutzer ist eine Lizenz, unabhängig von Rolle und Zahl der Geräte - mit einer Lizenz nutzt ein Benutzer die App auf bis zu zwei Mobilgeräten und im Browser. Mehr dazu unter Lizenzen & Abo.

Eine Gruppe von Bausteinen innerhalb eines Formulars, die sich gemeinsam ein- oder ausblenden lässt und im Bericht zusammen dargestellt wird. Mehr dazu unter Formular-Designer.

Ein fertiger, wiederverwendbarer Bereich, den Du im Formular-Designer über den Reiter Bereichsvorlagen in ein Formular ziehst - entweder eine eigene Arbeitsbereich-Vorlage, die Du per Bereich in Bereichsvorlagen speichern gesichert hast, oder eine von Offpaper bereitgestellte Vorlage. Nicht zu verwechseln mit einer Vorlage aus der Vorlagenbibliothek, die ein komplettes Formular ist. Mehr dazu unter Formular-Designer.

Das PDF- oder Dokument-Ergebnis, das beim Absenden eines Formulars erzeugt wird. Mehr dazu unter Bericht-Designer.

Der Bereich im Formularbaukasten, in dem der Bericht-Modus und das Layout des Berichts festgelegt werden - PDF-Designer, Word-Vorlage oder ausfüllbares PDF. Mehr dazu unter Bericht-Designer.

Die Einstellungsseite mit den globalen Profilen für das Erscheinungsbild der Berichte: Kopf- und Fußzeile oder Briefpapier, Seitenränder und Seitenzahlen. Hieß bis Oktober 2026 „PDF-Einstellungen“. Ein Profil weist Du im Bericht-Designer im Feld „Briefpapier“ zu. Mehr dazu unter Bericht-Einstellungen.

Ein Hintergrund-Bild im DIN-A4-Format (kein PDF), das in einem Profil der Bericht-Einstellungen anstelle von Kopf- und Fußzeile hinter den Bericht gelegt wird - optional mit abweichendem Briefpapier ab Seite 2. Die Bilddatei lädst Du in der Dateiverwaltung hoch. Mehr dazu unter Eigenes Briefpapier verwenden und Dateiverwaltung.

Eine Aktion auf dem Zwischenbildschirm eines Formulars in der App: Du holst dir die Werte einer bereits verarbeiteten Einsendung desselben Formulars - auch von anderen Benutzern deines Arbeitsbereichs - als neuen Cloud-Entwurf und änderst nur, was anders ist. Nur im Expert Plan. Mehr dazu unter Daten aus einer früheren Einsendung übernehmen.

Nummeriert erzeugte Berichte automatisch fortlaufend - global, pro Formular oder pro Stammdaten-Wert. Als Metavariable in Berichten heißt er Dokumentzähler (ohne Bindestrich) - gemeint ist dieselbe Nummer. Mehr dazu unter Einstellungen - Dokument-Zähler.

Die dunkle Darstellung des Formularbaukastens im Browser, umschaltbar über die Seitenleiste oder unter Weitere Einstellungen → Darstellung (System, Hell oder Dunkel). Die Wahl gilt nur für den jeweiligen Browser; Berichte und die Offpaper App sind davon nicht betroffen. Mehr dazu unter Weitere Einstellungen.

Ein abgeschicktes Formular, sobald es von Offpaper verarbeitet wurde - erscheint im Posteingang mit Status, Bericht und ausgeführten Automationen. Im Produkt begegnen dir dafür auch die Wörter Datensatz, Formulareingang und Submission - gemeint ist dasselbe. Mehr dazu unter Posteingang (Formularbaukasten) und Posteingang (App).

Die Leiste über dem Bericht im Bericht-Designer mit den Feldern Modus, Dateiname und Layout bzw. Vorlage. Ein Klick auf ein Feld öffnet ein Panel, Warnungen stehen direkt im Feld. Ersetzt die früheren Karten „Grundeinstellungen“ und „Layout-Einstellungen“. Mehr dazu unter Bericht-Designer.

Ein angefangenes, aber noch nicht abgeschicktes Formular. Ein lokaler Entwurf liegt nur auf einem Gerät, ein Cloud-Entwurf (Expert Plan) zusätzlich in der Cloud und ist damit auf allen angemeldeten Geräten sichtbar. Mehr dazu unter Entwürfe.

Eine Aufgabe, mit der ein Formular einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zum Ausfüllen zugewiesen wird - optional mit vorausgefüllten Feldern und einer Fälligkeit. Mehr dazu unter Aufgaben.

Die nummerierte Einrichtungsliste auf dem Startbildschirm für Arbeitsbereiche, die ab Oktober 2026 angelegt wurden. Erledigte Punkte hakt Offpaper anhand der echten Daten automatisch ab; Administratoren können die Liste für den Arbeitsbereich ausblenden. Mehr dazu unter Startbildschirm.

Der Einstiegsplan von Offpaper mit den Grundfunktionen: Formulare, ein Bericht und ein Workflow je Formular, Posteingang und Ablage. Alles, was im Handbuch mit „nur im Expert Plan“ gekennzeichnet ist, gehört nicht dazu. Mehr dazu unter Lizenzen & Abo.

Der größere der beiden Offpaper-Pläne (neben dem Essential Plan). Er schaltet zusätzliche Funktionen frei, etwa Freigabe-Aufgaben, Webhook-Bausteine, mehrere Berichte je Formular, Word-Vorlagen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Mehr dazu unter Einstellungen - Lizenzen & Abo.

Eine Einsendung, die jemand ohne Offpaper-Konto über einen öffentlichen Formular-Link abgeschickt hat. Im Produkt heißt sie „Externe Submission“; das dafür gebuchte Kontingent ist Offpaper Connect. Mehr dazu unter Offpaper Connect und Ein Formular ohne Konto ausfüllen.

Ein Baustein, der aus Zahlenwerten anderer Bausteine rechnet - Summen, Produkte, Rundungen - und das Ergebnis im Formular und im Bericht anzeigt. Mehr dazu unter Bausteine & Feldtypen.

Die digitale Vorlage, die ein App-Benutzer vor Ort ausfüllt - im Formularbaukasten aus Bereichen und Bausteinen gebaut, in der App oder Webansicht ausgefüllt und als Einsendung abgeschickt. Mehr dazu unter Meine Formulare.

Der Bereich im Formularbaukasten, in dem Formulare aus Bereichen und Bausteinen zusammengestellt werden. Mehr dazu unter Formular-Designer.

Der Teil von Offpaper, den Du im Browser nutzt: Formulare, Berichte und Workflows erstellen, Einsendungen prüfen, Benutzer und Einstellungen verwalten. Sein Gegenstück ist die Offpaper App zum Ausfüllen unterwegs. Mehr dazu unter Formularbaukasten.

Das Fenster im Formular-Designer hinter dem Zahnrad neben dem Formularnamen: Name und Icon, Beschreibung, Kategorien und KI-Spracheingabe. Ersetzt das frühere Drei-Punkte-Menü. Mehr dazu unter Formular-Designer.

Ein Automations-Baustein, der einen Workflow anhält, bis eine festgelegte Person oder Gruppe die Einsendung geprüft und freigegeben hat. Der Formular-Ersteller kann im Freigabe-Baustein einen Kommentar mit Formular-Variablen hinterlegen, der in der App direkt auf der Aufgabe erscheint. Nur im Expert Plan verfügbar. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen.

Ein Workflow, der eine Freigabe-Aufgabe enthält: Die Einsendung wird nicht sofort verarbeitet, sondern erst, nachdem ein Benutzer, eine Benutzergruppe oder der Vorgesetzte des Einreichers sie geprüft hat - mit den Ausgängen Freigeben, Verwerfen oder Zurückgeben zur Revision. Nur im Expert Plan. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen (Einrichten) und Freigaben (Bearbeiten in der App).

Die Einstellungsseite für Administratoren mit allen registrierten Mobilgeräten und Browserzugriffen des Arbeitsbereichs in einer Liste - über alle Benutzer hinweg, mit App-Version und letzter Aktivität. Von hier aus deaktivierst Du ein Gerät direkt. Mehr dazu unter Geräteverwaltung.

Ein Abschnitt auf dem Startbildschirm, der nur erscheint, wenn etwas zu tun ist: Benutzer ohne Lizenz, veraltete App-Versionen und im Expert Plan zusätzlich offene Freigaben, Einsendungen in Revision und überfällige Aufgaben. Mehr dazu unter Startbildschirm.

Die Verbindung von Offpaper mit einer Partnersoftware, die in deinem Betrieb schon läuft - etwa Hero, pds, Craftnote oder KS21. Offpaper holt daraus Projekte, Kunden oder Mitarbeiter als Stammdaten ins Formular und spielt fertige Berichte per Workflow-Baustein ins richtige Projekt zurück. Administratoren richten sie unter Einstellungen → Integrationen ein. Mehr dazu unter Integrationen.

Ein Schlagwort, das Du einem Formular gibst, um die Formularliste im Formularbaukasten und in der App zu gliedern und zu filtern. Mehr dazu unter Meine Formulare.

Eine Variable, deren Wert Offpaper selbst liefert statt ein Baustein: Benutzer - Name, Benutzer - E-Mail, „Submissionsdatum“ (so heißt das Datum der Einsendung in der Variablenauswahl), Dokumentzähler, Anzahl Einträge sowie Aktueller Zeitpunkt (nur für die Vorbelegung von Datumsfeldern). In der Variablenauswahl steht sie in der Gruppe „Metavariablen“. Mehr dazu unter PDF-Designer.

Das Zusatzmodul zum Expert Plan, mit dem Du Formulare von Personen ohne Offpaper-Konto ausfüllen lässt: Eine Aufgabe an eine externe E-Mail-Adresse erzeugt einen Einmallink, der Empfänger füllt das Formular im Browser oder in der App aus. Das Kontingent (Connect 25, 50 oder 100 pro Monat) verwaltest Du unter Lizenzen & Abo im Reiter Externe Submissionen. Mehr dazu unter Offpaper Connect und Lizenzen & Abo.

Der KI-gestützte Assistent im Formular-Designer, der aus einer Beschreibung automatisch Bausteine und Bereiche vorschlägt. Mehr dazu unter Offpaper Copilot.

Die Ablage der App für gelöschte Entwürfe, AutoSaves und bereits verarbeitete Postausgang-Einträge. Einträge bleiben 30 Tage wiederherstellbar und werden danach endgültig gelöscht. Mehr dazu unter Entwürfe.

Der Standard-Bericht-Modus, in dem der Bericht aus den Bereichen und Bausteinen des Formulars sowie reinen PDF-Bausteinen zusammengebaut wird. Mehr dazu unter PDF-Designer.

Der Bereich der installierten App, in dem ein abgeschicktes Formular wartet, wenn beim Absenden die Internetverbindung fehlt oder zu schlecht ist. Ein rotes Zahlen-Symbol im Hauptmenü zeigt, wie viele Einträge warten; den neuen Sendeversuch startest Du selbst über Absenden. In der Webansicht gibt es keinen Postausgang. Mehr dazu unter Postausgang.

Die chronologische Liste aller Formulareinsendungen mit Status, Berichten und ausgeführten Automationen. Mehr dazu unter Posteingang (Formularbaukasten) und Posteingang (App).

Der Zustand einer Einsendung, nachdem die Freigabe-Instanz sie über Zurückgeben mit einem Kommentar an den Ersteller zurückgeschickt hat: Er erhält eine neue Aufgabe vom Typ Revision und korrigiert das Formular. Die App zeigt dafür den Status „In Revision“, der Formularbaukasten „Erledigt (Revision)“ - gemeint ist derselbe Zustand. Mehr dazu unter Freigaben (App) und Aufgaben (Formularbaukasten).

Legt fest, was ein Benutzer in Offpaper darf. Es gibt vier Rollen: App-Benutzer (nur App), Anwender (zusätzlich Posteingang, Ablage und Aufgaben im Browser), Autor (zusätzlich Formulare, Stammdaten und Vorlagen) und Administrator (alles, inklusive Einstellungen und Startbildschirm). Mehr dazu unter Rollen & Rechte.

Die Spalte einer Stammdatentabelle, deren Wert jeden Eintrag eindeutig identifiziert, z. B. die Kundennummer - der Wert darf weder doppelt noch leer sein. Beim Anlegen einer Tabelle aus einer Excel-Datei wählst Du sie im Dialog aus. Mehr dazu unter Stammdaten.

Ein eigener Mailserver, über den Workflow-E-Mails statt über die Standard-Offpaper-Adresse versendet werden - im Handbuch „E-Mail-Versand“ genannt. Mehr dazu unter E-Mail-Versand.

Tabellen mit wiederkehrenden Werten wie Projekten oder Kunden, auf die Formulare und Automations-Bausteine zugreifen können. Neue Tabellen legst Du auch direkt aus einer Excel-Datei an; Zahlenspalten können eine Einheit tragen. Mehr dazu unter Stammdaten.

Der Baustein Stammdaten im Formular-Designer: Der App-Benutzer wählt beim Ausfüllen einen Eintrag aus einer Stammdatentabelle oder einer Integration aus, statt Werte wie Projektname und Adresse neu einzutippen. Einstellbar sind Datenquelle, Standardwert und ein Stammdatenfilter. In Hinweistexten des Produkts und im Changelog begegnet dir dafür auch das Wort Stammdatenauswahl. Mehr dazu unter Bausteine & Feldtypen.

Der Filter am Stammdaten-Baustein („Einträge filtern“), der die auswählbaren Einträge einer Stammdatentabelle per Bedingung einschränkt. Nutzt dieselbe Gruppen- und Operatorlogik wie Anzeigebedingungen. Mehr dazu unter Bausteine & Feldtypen.

Die erste Seite nach der Anmeldung im Formularbaukasten, nur für Administratoren. Sie zeigt den Handlungsbedarf, in neuen Arbeitsbereichen die Liste „Erste Schritte“, den Schnellzugriff, Kennzahlen zu den Einsendungen sowie die letzten Einsendungen und zuletzt bearbeiteten Formulare. Anwender und Autoren landen stattdessen im Posteingang. Mehr dazu unter Startbildschirm.

Der Wert eines Bausteins, den Du über das Zeichen $ in Formeln, Vorbelegungen, PDF-Dateinamen oder Webhook-Datensätzen wiederverwenden kannst. Datumsvariablen geben ihren Wert wahlweise im Format Formell, Korrespondenz, Technisch oder ISO 8601 aus, jeweils auch als „nur Datum“; der Vermerk „[keine Eingabe]“ bei leeren Feldern lässt sich pro Variable abschalten. Mehr dazu unter Bausteine & Feldtypen und Variablen einfügen.

Jede Veröffentlichung eines Formulars erzeugt eine neue, nummerierte Version. Die App zeigt immer die aktuelle; ältere bleiben im Reiter Versionen nachvollziehbar, und jede Einsendung bleibt ihrer Version zugeordnet. Mehr dazu unter Meine Formulare.

Der Startwert eines Bausteins beim Ausfüllen - statisch als fester Wert oder dynamisch aus einem anderen Baustein, einer Stammdaten-Spalte oder einer Metavariable wie Benutzer - Name oder Aktueller Zeitpunkt. Verfügbar bei Text Eingabe, E-Mail, Zahleneingabe und Datum / Uhrzeit sowie als Standardwert bei der Listenauswahl; in der App am Info-Symbol erkennbar und immer änderbar. Mehr dazu unter Bausteine & Feldtypen (Einrichten im Formular-Designer) und Felder, die schon ausgefüllt sind (Verhalten in der App).

Ein optionales Feld im Benutzer-Formular unter Einstellungen → Benutzer, mit dem Du jedem Benutzer einen anderen Benutzer als Vorgesetzten zuordnest. Genutzt wird es vor allem für die Option Freigabe durch Vorgesetzten in der Freigabe-Aufgabe: Die Freigabe geht dann automatisch an den Vorgesetzten des Einreichers. Mehr dazu unter Rollen & Rechte und Vorgesetzten auswählen.

Ein vorgefertigtes Formular aus der Vorlagenbibliothek, das sich als Ausgangspunkt für ein eigenes Formular nutzen lässt. Mehr dazu unter Vorlagenbibliothek.

Die zentrale, von Offpaper gepflegte Sammlung fertiger Formularvorlagen in der Seitenleiste des Formularbaukastens (ab Rolle Autor). Du durchsuchst sie nach Name und Kategorie, siehst dir die PDF-Layouts vorab an und übernimmst eine Vorlage als Ausgangspunkt für ein eigenes Formular. Eigene Formulare legst Du hier nicht ab - dafür gibt es Bereichsvorlagen. Mehr dazu unter Vorlagenbibliothek.

Die echte Offpaper App direkt im Browser unter forms.offpaper.app, ohne Installation - mit denselben Formularen wie in der installierten App, aber ohne Kamera oder Offline-Betrieb. Das Handbuch nennt sie auch App-Webansicht - beides meint dasselbe. Mehr dazu unter App-Webansicht.

Ein Experten-Baustein im Workflow, der Formulardaten oder den erzeugten Bericht automatisch an eine externe Ziel-URL sendet. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen.

Die Einstellungsseite für alle Rollen: Arbeitsbereich wechseln und Darstellung (hell oder dunkel) wählen. Administratoren stellen hier zusätzlich die Zeitzone ein und legen neue Arbeitsbereiche an. Hieß früher „Arbeitsbereiche“. Mehr dazu unter Weitere Einstellungen.

Wie ein Abschnitt, aber die enthaltenen Bereiche lassen sich als Ganzes mehrfach erfassen, z. B. „Wochenbericht“ mit einem Eintrag pro Woche - nicht zu verwechseln mit einer einzelnen Wiederholungsgruppe. Mehr dazu unter Abschnitte & Wiederholungsabschnitte anlegen.

Ein Bereich, der sich im Formular beliebig oft duplizieren lässt, z. B. für mehrere Mängel oder mehrere Positionen in einem Bericht. Mehr dazu unter Wiederholungsgruppen einrichten (Einrichten im Formular-Designer) und Wiederholungsgruppen (Bedienung in der App).

Ein Bericht-Modus, bei dem Offpaper eine hochgeladene Word-Datei mit Platzhaltern automatisch mit den Werten aus dem Formular befüllt. Mehr dazu unter Word-Vorlage.

Eine Kette aus Automations-Bausteinen, die beim Formulareingang automatisch abläuft. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen.

Ein zweiter Schutz für die Anmeldung: zusätzlich zum Passwort ein sechsstelliger Code aus einer Authentifizierungs-App. Administratoren schalten sie je Benutzer ein (Expert Plan); Wiederherstellungscodes sichern den Zugang, wenn das Handy fehlt. Mehr dazu unter Anmelden & Konto.