Glossar

Diese Seite erklärt die wiederkehrenden Fachbegriffe aus beiden Handbüchern kurz und in einem Satz - für die ausführliche Erklärung verlinkt jeder Begriff auf sein Kapitel. Weil dieselben Begriffe im Formularbaukasten und in der Offpaper App verwendet werden, gilt dieses Glossar für beide Handbücher gemeinsam.

Fasst mehrere Bereiche zu einer größeren Einheit zusammen, z. B. „Persönliche Daten“ mit mehreren untergeordneten Bereichen - nicht zu verwechseln mit einem einzelnen Bereich. Mehr dazu unter Abschnitte & Wiederholungsabschnitte anlegen.

Legt fest, ob und wann ein Baustein oder Bereich im Formular sichtbar ist, abhängig vom Wert eines anderen Bausteins. Im Workflow heißt dasselbe Prinzip „Automation nur ausführen wenn“. Mehr dazu unter Abhängigkeiten & Vergleichsoperatoren.

Ermöglicht den Zugriff auf die REST-API von Offpaper, um z. B. Formulareinsendungen automatisiert zu exportieren - nur im Expert Plan verfügbar. Mehr dazu unter API-Schlüssel.

Der Bereich, in dem eine Firma ihre Formulare, Berichte, Stammdaten und Benutzer verwaltet - die zentrale organisatorische Einheit in Offpaper. Mehr dazu unter Einstellungen - Arbeitsbereich.

Eine Erinnerung oder Freigabe-Anfrage, die einem Benutzer zugewiesen wird und im Aufgaben-Bereich der App bzw. des Formularbaukastens erscheint. Mehr dazu unter Aufgaben (Formularbaukasten) und Aufgaben (App).

Ein Bericht-Modus, bei dem Offpaper eine hochgeladene PDF-Vorlage mit ausfüllbaren Feldern automatisch mit den Werten aus dem Formular befüllt. Mehr dazu unter Ausfüllbares PDF.

Ein Baustein im Workflow-Tab, der beim Formulareingang automatisch eine Aktion auslöst, z. B. E-Mail-Versand oder Dateiablage. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen.

Ein einzelnes Eingabefeld eines Formulars, z. B. Textfeld, Foto oder Unterschrift. Mehr dazu unter Bausteine & Feldtypen.

Eine Person mit Zugang zum Formularbaukasten oder zur App, eindeutig über ihre E-Mail-Adresse identifiziert und mit einer Rolle ausgestattet. Mehr dazu unter Benutzer.

Eine Gruppe von Benutzern, über die festgelegt wird, welche Formulare ihre Mitglieder in der App sehen und ausfüllen dürfen. Mehr dazu unter Benutzergruppen.

Eine Gruppe von Bausteinen innerhalb eines Formulars, die sich gemeinsam ein- oder ausblenden lässt und im Bericht zusammen dargestellt wird. Mehr dazu unter Formular Designer.

Das PDF- oder Dokument-Ergebnis, das beim Absenden eines Formulars erzeugt wird. Mehr dazu unter Berichtdesigner.

Der Bereich im Formularbaukasten, in dem der Bericht-Modus und das Layout des Berichts festgelegt werden - PDF-Designer, Word-Vorlage oder ausfüllbares PDF. Mehr dazu unter Berichtdesigner.

Nummeriert erzeugte Berichte automatisch fortlaufend - global, pro Formular oder pro Stammdaten-Wert. Mehr dazu unter Einstellungen - Dokument-Zähler.

Ein abgeschicktes Formular, sobald es von Offpaper verarbeitet wurde - erscheint im Posteingang mit Status, Bericht und ausgeführten Automationen. Mehr dazu unter Posteingang (Formularbaukasten) und Posteingang (App).

Ein angefangenes, aber noch nicht abgeschicktes Formular. Ein lokaler Entwurf liegt nur auf einem Gerät, ein Cloud-Entwurf (Expert Plan) zusätzlich in der Cloud und ist damit auf allen angemeldeten Geräten sichtbar. Mehr dazu unter Entwürfe.

Das Lizenzmodell, das zusätzliche Funktionen wie Freigabe-Aufgaben oder Webhook-Bausteine freischaltet. Mehr dazu unter Einstellungen - Lizenzen & Abo.

Der Fragebogen, den ein App-Benutzer vor Ort ausfüllt - im Formularbaukasten erstellt, in der App oder Webansicht ausgefüllt. Mehr dazu unter Meine Formulare.

Der Bereich im Formularbaukasten, in dem Formulare aus Bereichen und Bausteinen zusammengestellt werden. Mehr dazu unter Formular Designer.

Ein Automations-Baustein, der einen Workflow anhält, bis eine festgelegte Person oder Gruppe den eingesendeten Datensatz geprüft und freigegeben hat. Nur im Expert Plan verfügbar. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen.

Das externe System, in dem Du Plan, Lizenzen und Zahlungsdaten verwaltest - erreichbar über das Stift-Icon in den Lizenz-Einstellungen. Mehr dazu unter Einstellungen - Lizenzen & Abo.

Der KI-gestützte Assistent im Formular Designer, der aus einer Beschreibung automatisch Bausteine und Bereiche vorschlägt. Mehr dazu unter Offpaper Copilot.

Der Standard-Bericht-Modus, in dem der Bericht aus den Bereichen und Bausteinen des Formulars sowie reinen PDF-Bausteinen zusammengebaut wird. Mehr dazu unter PDF-Designer.

Die chronologische Liste aller Formulareinsendungen mit Status, Berichten und ausgeführten Automationen. Mehr dazu unter Posteingang (Formularbaukasten) und Posteingang (App).

Ein eigener Mailserver, über den Workflow-E-Mails statt über die Standard-Offpaper-Adresse versendet werden - im Handbuch „E-Mail-Versand“ genannt. Mehr dazu unter E-Mail-Versand.

Tabellen mit wiederkehrenden Werten wie Projekten oder Kunden, auf die Formulare und Automations-Bausteine zugreifen können. Mehr dazu unter Stammdaten.

Der Wert eines Bausteins, den Du über das Zeichen $ in Formeln, Vorbelegungen, PDF-Dateinamen oder Webhook-Datensätzen wiederverwenden kannst. Mehr dazu unter Bausteine & Feldtypen.

Ein vorgefertigtes Formular aus der Vorlagenbibliothek, das sich als Ausgangspunkt für ein eigenes Formular nutzen lässt. Mehr dazu unter Vorlagenbibliothek.

Die echte Offpaper App direkt im Browser unter forms.offpaper.app, ohne Installation - mit denselben Formularen wie in der installierten App, aber ohne Kamera oder Offline-Betrieb. Mehr dazu unter App-Webansicht.

Ein Experten-Baustein im Workflow, der Formulardaten oder den erzeugten Bericht automatisch an eine externe Ziel-URL sendet. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen.

Wie ein Abschnitt, aber die enthaltenen Bereiche lassen sich als Ganzes mehrfach erfassen, z. B. „Wochenbericht“ mit einem Eintrag pro Woche - nicht zu verwechseln mit einer einzelnen Wiederholungsgruppe. Mehr dazu unter Abschnitte & Wiederholungsabschnitte anlegen.

Ein Bereich, der sich im Formular beliebig oft duplizieren lässt, z. B. für mehrere Mängel oder mehrere Positionen in einem Bericht. Mehr dazu unter Formular Designer (Definition) und Wiederholungsgruppen (Bedienung in der App).

Ein Bericht-Modus, bei dem Offpaper eine hochgeladene Word-Datei mit Platzhaltern automatisch mit den Werten aus dem Formular befüllt. Mehr dazu unter Word-Vorlage.

Eine Kette aus Automations-Bausteinen, die beim Formulareingang automatisch abläuft. Mehr dazu unter Workflow & Automatisierungen.