Aufgaben

Im Bereich Aufgaben siehst Du, was gerade von dir gebraucht wird: ein Formular, das dir zugewiesen wurde, eine Freigabe, die auf deine Entscheidung wartet, oder eine Aufgabe, die Du selbst an jemand anderen vergeben hast. Diese Seite zeigt dir, wie Du damit arbeitest.

Nur mit Expert Plan

Den gesamten Bereich Aufgaben gibt es nur mit dem Expert Plan. Ohne diesen Plan fehlt er im Hauptmenü komplett - mehr dazu im Kapitel Aufbau und Navigation.

Die drei Reiter: Persönlich, Gruppe, Erstellt

Darfst Du selbst Aufgaben erstellen (deine Rolle liegt über der einfachen App-Nutzer-Rolle), siehst Du oben drei Reiter:

Reiter	Was Du dort siehst
Persönlich	Aufgaben, die dir persönlich zugewiesen sind.
Gruppe	Aufgaben, die einer Benutzergruppe zugewiesen sind und noch von jemandem aus der Gruppe übernommen werden können.
Erstellt	Aufgaben, die Du selbst erstellt hast.

Darfst Du keine Aufgaben erstellen, gibt es diese Reiter gar nicht - Du landest direkt in deiner persönlichen Liste.

Was auf einer Aufgabenkarte steht

Jede Karte zeigt dir, worum es geht: den Titel mit dem Formularnamen, bis wann sie erledigt sein muss, wer sie erstellt hat bzw. wer gerade daran arbeitet, den aktuellen Status - und, falls vorhanden, eine kurze Beschreibung.

Der Titel verrät dir dabei auch die Art der Aufgabe, allerdings in einer kurzen Anzeige:

In der App steht	Gemeint ist
Erstellung: {Formularname}	Eine Erfassungsaufgabe - jemand soll ein bestimmtes Formular ausfüllen.
Freigabe: {Formularname}	Eine Freigabe - eine Einsendung wartet auf deine Entscheidung.
Revision: {Formularname}	Eine Revision - eine Einsendung wurde zur Überarbeitung zurückgegeben.
Extern: {Formularname}	Eine Externe Einsendung über einen öffentlichen Link.

Läuft eine Einsendung schon durch mehrere Revisionsrunden, zeigt der Titel einer Freigabe zusätzlich einen Zähler, zum Beispiel „Freigabe: Bautagebuch (2)“.

Die acht Status im Überblick

Status	Bedeutung
Offen	Die Aufgabe wartet noch auf dich - Formular ausfüllen oder Freigabe entscheiden.
Überfällig	Die Fälligkeit ist verstrichen, ohne dass die Aufgabe erledigt wurde.
In Freigabe	Bei einer Freigabe-Aufgabe: Die Erfassung ist fertig, die Entscheidung darüber steht noch aus.
In Revision	Die Einsendung wurde zur Überarbeitung zurückgegeben und wird gerade überarbeitet.
Erledigt	Die Aufgabe ist abgeschlossen.
Erledigt (Genehmigt)	Die Freigabe wurde erteilt.
Erledigt (Verworfen)	Die Freigabe wurde abgelehnt, die Einsendung ist verworfen.
Gelöscht	Die Aufgabe wurde gelöscht.

Andere Statusnamen im Formularbaukasten

Administratoren sehen dieselben Aufgaben im Formularbaukasten unter etwas längeren Namen - „In Freigabe“ heißt dort „Erledigt (In Freigabe)“, „In Revision” „Erledigt (Revision)“. Gemeint ist jeweils derselbe Zustand, siehe Aufgaben im Formularbaukasten-Handbuch.

Eine Aufgabe erledigen

1. Tippe auf eine offene, dir zugewiesene Aufgabe.
2. Das zugehörige Formular öffnet sich sofort - manchmal mit einem bereits vorausgefüllten Entwurf.
3. Fülle es wie gewohnt aus und schicke es ab.

Bereits erledigte Aufgaben lassen sich nicht mehr öffnen.

Eine Gruppenaufgabe zuerst ansehen und übernehmen

Tippst Du im Reiter Gruppe auf eine Aufgabe mit vorausgefülltem Datensatz, öffnet sich zuerst die Datensatz-Vorschau: Du siehst alle bereits eingetragenen Werte - um welchen Kunden, welche Anlage oder welchen Auftrag es geht -, ohne etwas zu verändern. So entscheidest Du in Ruhe, ob die Aufgabe zu dir passt. Dein Blick in die Vorschau blockiert dabei niemanden aus der Gruppe.

Willst Du die Aufgabe erledigen, tippe unten auf Übernehmen und bestätige mit Ja, übernehmen - ab sofort gehört die Aufgabe nur noch dir, für alle anderen aus der Gruppe verschwindet sie aus deren Liste. Erst danach öffnet sich das Formular zum Bearbeiten. Bei einer Gruppenaufgabe ohne vorausgefüllten Datensatz fragt die App direkt, ob Du sie übernehmen willst.

Eine Aufgabe selbst erstellen und zuweisen

Du findest Neue Aufgabe erstellen über das Plus-Symbol auf den Reitern Persönlich, Gruppe oder Erstellt - oder direkt auf dem Zwischenbildschirm eines Formulars.

1. Wähle den Empfänger: einen Nutzer, eine Benutzergruppe oder eine externe E-Mail-Adresse.
2. Wähle das Formular.
3. Trage eine Beschreibung ein. Bei einem externen Empfänger ist das Pflicht.
4. Lege die Fälligkeit fest - sie muss mindestens eine Stunde in der Zukunft liegen.
5. Stelle bei Bedarf Erinnerungen ein.
6. Bestätige den Abschlussdialog. Bei einem externen Empfänger weist die App zusätzlich darauf hin, dass dabei eine E-Mail verschickt wird.

Erinnerungen einstellen

Beim Erstellen kannst Du zusätzlich festlegen:

• Die Gruppe benachrichtigen, falls niemand reagiert.
• Den Empfänger vor Ablauf der Fälligkeit erinnern.
• Den Empfänger benachrichtigen, sobald die Fälligkeit verpasst wurde.
• Dich selbst benachrichtigen, falls die Aufgabe nicht rechtzeitig bearbeitet wird.

Aufgabe weitergeben oder löschen

Weitergeben

Hat noch niemand mit der Bearbeitung begonnen, kannst Du eine Aufgabe über Weitergeben an jemand anderen abgeben.

Löschen

Über Aufgabe löschen entfernst Du eine Aufgabe - mit Sicherheitsabfrage, damit dir das nicht aus Versehen passiert. Bereits erledigte Aufgaben lassen sich nicht mehr löschen.

Siehe auch:

• Aufbau und Navigation - wo Du den Bereich Aufgaben im Hauptmenü findest
• Entwürfe - einen Entwurf über „Als Aufgabe übernehmen“ direkt zuweisen
• Freigaben - wie Du eine Freigabe-Aufgabe genehmigst, ablehnst oder zurückgibst
• Posteingang - wo Du Nachrichten zu deinen Formularen findest
• Aufgaben im Formularbaukasten - dieselben Aufgaben aus Admin-Sicht, mit Suche, Filter und Löschen