Mit Sprache ausfüllen

Statt zu tippen, kannst Du viele Felder auch einfach besprechen. Der Offpaper Copilot hört dir zu und trägt das Ergebnis direkt ins Formular ein - praktisch, wenn Du unterwegs bist, die Hände voll hast oder einfach schneller fertig sein willst als mit der Tastatur. Das geht sowohl für ein einzelnes Textfeld als auch für einen ganzen Bereich auf einmal.

Nur mit Internetverbindung

Deine Aufnahme wird zur Verarbeitung an Offpaper übertragen. Ohne ausreichende Internetverbindung sind die Sprachfunktionen deshalb nicht nutzbar und die Buttons bleiben ausgegraut.

Nur auf dem Mobilgerät

Sprache ausfüllen gibt es ausschließlich in der echten Offpaper App - nicht in der Webansicht im Browser, und auch nicht, wenn Du ein Formular per Link oder QR-Code ohne eigenes Konto ausfüllst.

Nicht bei jedem Feld verfügbar

Ob Du ein Feld oder einen ganzen Bereich besprechen kannst, hängt davon ab, wie das Formular eingerichtet wurde. Siehst Du kein Mikrofon-Symbol und keinen Button für die bereichsweite Spracheingabe, wurde diese Funktion für dieses Feld oder diesen Bereich nicht freigeschaltet.

Ein Textfeld besprechen

Bei einem Textfeld schreibt der Offpaper Copilot nicht Wort für Wort mit. Er wertet deine Aufnahme aus und macht daraus einen zusammengefassten, geordneten Text. Du kannst also frei drauflosreden - in Form gebracht wird es hinterher. Das lohnt sich überall dort, wo sonst viel Fließtext auf der Handy-Tastatur anfallen würde: einen Mangel beschreiben, einen Tagesbericht festhalten, ein Wartungsprotokoll diktieren.

Wie lang die Zusammenfassung höchstens werden darf, ist im Formular hinterlegt und lässt sich in der App nicht ändern.

1. Tippe in ein Textfeld. Unten erscheint der Button KI-Spracheingabe.
2. Tippe darauf. Es öffnet sich ein Aufnahmefenster mit Mikrofon-Anzeige und Timer.
3. Sprich frei und so ausführlich wie nötig. Über Neustart fängst Du noch einmal von vorn an, über Abbrechen verwirfst Du die Aufnahme ganz.
4. Tippe zum Abschluss auf Einfügen.

Steht in dem Feld schon Text, erscheinen statt eines einzelnen Buttons zwei: Überschreiben ersetzt den vorhandenen Text durch die Zusammenfassung, Ergänzen hängt sie unten an. Du entscheidest also schon vor der Aufnahme, was mit dem bisherigen Inhalt passiert.

Danach verarbeitet Offpaper deine Aufnahme und öffnet automatisch einen Vollbild-Texteditor mit dem Ergebnis - dort prüfst und korrigierst Du den Text. Wie brauchbar die Zusammenfassung ist, hängt davon ab, wie klar und vollständig Du gesprochen hast.

Einen ganzen Bereich besprechen

Unter einem Formularbereich findest Du zusätzlich den Button KI-Spracheingabe für Bereich. Damit befüllst Du mehrere Felder dieses Bereichs gleichzeitig per Diktat, statt sie einzeln auszufüllen.

Das funktioniert nur bei bestimmten Bausteinen: Multiple Choice (Audit), Checkbox, Datum / Uhrzeit, Listenauswahl, Stammdaten, E-Mail, Zahleneingabe, Text Eingabe, Zeitraum, Arbeitszeit und Zeitstempel (siehe Die Bausteine im Überblick). Andere Bausteine im selben Bereich - zum Beispiel Fotos oder Unterschriften - bleiben unberührt; die musst Du weiterhin selbst ausfüllen.

1. Tippe auf KI-Spracheingabe für Bereich.
2. Sprich alles durch, was in diesem Bereich abgefragt wird - zum Beispiel bei einem Prüfprotokoll einfach der Reihe nach die Messwerte und Feststellungen.
3. Beende die Aufnahme. Offpaper zeigt dir währenddessen den Fortschritt: Zuerst lädt Offpaper deine Aufnahme hoch, dann wandelt Offpaper sie in Text um und füllt damit den Bereich aus.
4. Am Ende zeigt dir die App, wie viele Felder befüllt wurden.

Du musst dabei nicht warten, bis die Verarbeitung fertig ist: Tippe auf den Minimieren-Button, und ein kleiner schwebender Button mit Aufnahme-Anzeige bleibt sichtbar, während Du dir das restliche Formular ansiehst. Andere Bereiche kannst Du in dieser Zeit allerdings nicht bearbeiten.

Woran Du erkennst, was der Offpaper Copilot ausgefüllt hat

Felder, die der Offpaper Copilot per Sprache befüllt hat, bekommen ein kleines Sternchen-Symbol neben dem Feldnamen. Tippe darauf, um zu sehen, dass genau dieses Feld von der Spracheingabe stammt und nicht von dir selbst eingetippt wurde.

🖼️ Screenshot-Platzhalter: Formularfeld mit Sternchen-Symbol neben dem Label, das anzeigt, dass der Offpaper Copilot dieses Feld befüllt hat

Ergebnis prüfen und korrigieren

Verlass dich nicht blind auf das, was der Offpaper Copilot verstanden hat - Namen, Zahlen und Fachbegriffe gehen bei einer Spracherkennung schon mal daneben. Nutze den Vollbild-Texteditor, der sich nach dem Besprechen eines einzelnen Feldes automatisch öffnet, um den Text noch einmal zu lesen und direkt zu korrigieren. Auch bei einem ganzen Bereich lohnt sich der Blick über alle Felder mit Sternchen-Symbol, bevor Du das Formular absendest.

Wenn das KI-Kontingent aufgebraucht ist

Die Sprachfunktionen haben ein monatliches Kontingent - eines für den ganzen Arbeitsbereich und eines für dich persönlich. Ist eines davon aufgebraucht, sagt dir die App das mit einer klaren Meldung; zum Monatswechsel stehen die Funktionen automatisch wieder zur Verfügung. Betrifft es das Kontingent des Arbeitsbereichs, hilft dir dein Administrator weiter - er kann es bei Bedarf erhöhen lassen.

Häufig gestellte Fragen

Warum sehe ich bei einem Feld kein Mikrofon-Symbol?

Schreibt der Offpaper Copilot wörtlich mit, was ich sage?

Funktioniert die Spracheingabe auch ohne Internetverbindung?

Siehe auch:

• Bausteine im Überblick - alle Feldtypen und wie Du sie ausfüllst
• Prüfen und Absenden - letzter Blick vor dem Abschicken
• Grundlagen beim Ausfüllen - was für jedes Formular gilt