Aufgaben

In der Aufgabenübersicht siehst Du auf einen Blick, was gerade in deinem Team ansteht: alle Freigaben aus deinen Workflows, alle manuell zugewiesenen Erfassungsaufgaben und alle offenen externen Einsendungen - unabhängig davon, wem sie zugewiesen sind. So verlierst Du bei mehreren Formularen und mehreren Bearbeitern nicht den Überblick, wer gerade worauf wartet. Ob auch Benutzer ohne Administrator-Rolle alle Aufgaben sehen oder nur die eigenen, legst Du in den Einstellungen der Aufgabenübersicht fest.

Klicke in der Seitenleiste auf Aufgaben (Checklisten-Symbol). Dort landest Du direkt in der Aufgabenübersicht - mit Suchfeld, Filter und der Tabelle aller Aufgaben, auf die Du Zugriff hast.

• Aufgaben durchsuchen - Suchfeld oberhalb der Tabelle.

Das Zahnrad-Symbol rechts oben öffnet den Dialog Einstellungen mit zwei Optionen:

• Aufgaben mit Status „Gelöscht“ anzeigen - blendet bereits gelöschte Aufgaben zusätzlich in der Tabelle ein.
• Nur Benutzer mit der Rolle Administrator dürfen alle Aufgaben sehen - nur für Administratoren sichtbar und gilt für den ganzen Arbeitsbereich: Ist die Option aktiviert, sehen Benutzer ohne Administrator-Rolle nur noch die Aufgaben, an denen sie beteiligt sind - also selbst erstellte, ihnen zugewiesene oder an eine ihrer Benutzergruppen vergebene Aufgaben. Ohne die Option sehen alle Benutzer alle Aufgaben des Arbeitsbereichs. Nützlich, wenn sich aus Aufgabentiteln und zugewiesenen Personen nichts ableiten lassen soll, was nicht jeden angeht.

Spalte	Inhalt
Formular Name	Das Formular, um das es in der Aufgabe geht.
Zugewiesen	Wem die Aufgabe aktuell zugewiesen ist (Benutzer, Benutzergruppe oder externe E-Mail-Adresse).
Erstellt	Wann die Aufgabe angelegt wurde.
Fälligkeit	Bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
Status	Siehe Tabelle unten.
Beschreibung	Der optionale bzw. bei externen Empfängern verpflichtende Beschreibungstext der Aufgabe.
Erledigt am	Abschlussdatum, sobald die Aufgabe erledigt ist.
Ersteller	Wer die Aufgabe angelegt hat.
Entwurf Name	Name des Entwurfs, falls die Aufgabe bereits als Entwurf zwischengespeichert wurde.

Ganz links in jeder Zeile zeigt ein Symbol mit Tooltip, um welche Art von Aufgabe es sich handelt:

Aufgabenart	Bedeutung
Erfassungsaufgabe	Jemandem wurde zugewiesen, ein bestimmtes Formular auszufüllen.
Freigabe	Eine Freigabe-Aufgabe aus einem Workflow (siehe Workflow & Automatisierungen).
Revision	Entsteht, wenn eine Freigabe-Instanz ein Formular zur Überarbeitung zurückgegeben hat.
Externe Einsendung	Hängt mit einer über einen öffentlichen Link eingereichten externen Einsendung zusammen.

Durchläuft eine Einsendung mehrere Revisionsrunden, zeigt die Zeile zusätzlich einen Zähler „(n)“ mit dem Tooltip „Revisionsdurchlauf”.

Status	Bedeutung
Offen	Die Aufgabe wartet noch auf eine Aktion - Erfassen, Freigeben, Ablehnen oder Zurückgeben.
Erledigt	Die Aufgabe wurde abgeschlossen.
Überfällig	Die Fälligkeit ist verstrichen, ohne dass die Aufgabe erledigt wurde.
Gelöscht	Die Aufgabe wurde gelöscht (nur sichtbar, wenn die Checkbox oben aktiviert ist).
Erledigt (Verworfen)	Die zugehörige Freigabe wurde abgelehnt, die Einsendung wurde verworfen.
Erledigt (In Freigabe)	Die Erfassung ist abgeschlossen, die anschließende Freigabe zur Einsendung läuft noch.
Erledigt (Genehmigt)	Die Freigabe wurde erteilt.
Erledigt (Revision)	Die Einsendung wurde zur Überarbeitung zurückgegeben - der Ersteller erhält dafür eine neue Aufgabe vom Typ Revision.

Pro Zeile stehen dir rechts bis zu zwei Aktionen zur Verfügung:

• Details (Auge-Symbol) - springt zur zugehörigen Einsendung im Posteingang. Steht nur bei bereits abgeschlossenen Aufgaben zur Verfügung.
• Löschen (Papierkorb-Symbol) - sichtbar nur für Administratoren oder den Ersteller der Aufgabe, und nur, solange die Aufgabe nicht bereits gelöscht oder abgeschlossen ist.

1. Klicke auf das Papierkorb-Symbol der gewünschten Zeile.
2. Der Dialog „Aufgabe löschen?“ weist darauf hin, dass der Schritt nicht rückgängig gemacht werden kann. Handelt es sich um eine Freigabe-Aufgabe, ergänzt Offpaper, dass dabei auch die Einsendung und alle zugehörigen Daten unwiderruflich gelöscht werden.
3. Bestätige mit Ja, löschen.

Bei Aufgaben der Art Externe Einsendung im Status Offen zeigt die Zeile zusätzlich ein Mehr-Menü mit zwei weiteren Optionen:

• Einmal-Link kopieren - kopiert die URL zur Einsendung in die Zwischenablage, zum Beispiel um sie noch einmal manuell weiterzugeben.
• E-Mail an {Name} erneut versenden - fragt zunächst im Dialog „E-Mail erneut versenden?“ nach, bevor die E-Mail mit dem Formular-Link erneut verschickt wird.

Was der Empfänger eines solchen Links sieht und wie er das Formular ohne eigenes Konto ausfüllt, zeigt die Seite Ein Formular ohne Konto ausfüllen.

Die Aufgabenübersicht im Formularbaukasten zeigt dir die Liste und lässt dich sie verwalten - das tatsächliche Bearbeiten einer Aufgabe passiert dagegen in der mobilen App oder in der App-Webansicht: eine Freigabe erteilen, ablehnen oder zurückgeben, oder eine neue Aufgabe von Hand anlegen.

Öffnet der zuständige Bearbeiter eine Freigabe-Aufgabe, erscheint das Formular mit der Kopfzeile „Freigabe: {Formularname}“. Von dort aus stehen drei Aktionen zur Verfügung:

• Freigeben - über den Button Akzeptieren. Der Datensatz gilt als geprüft, der Workflow läuft weiter.
• Verwerfen & Löschen - über das runde Menü. Ein Dialog mit optionalem Kommentarfeld „Grund für die Ablehnung (optional)“ fragt zur Sicherheit noch einmal nach, da weder Workflow-Schritte ausgeführt noch der Datensatz weiterverarbeitet werden. Bestätigt wird mit Ja, ablehnen & löschen. Im Posteingang erscheint die Einsendung danach mit Status Freigabe abgelehnt.
• Zurückgeben - ebenfalls über das runde Menü, allerdings nicht bei externen Einsendungen verfügbar. Ein Dialog mit Pflicht-Kommentarfeld „Grund für die Zurückgabe“ fragt nach, ob der Datensatz zur Überarbeitung an den Ersteller zurückgegeben werden soll. Bestätigt wird mit Datensatz zurückgeben. Der Ersteller erhält danach eine neue Aufgabe vom Typ Revision, im Posteingang zeigt die Einsendung den Status Revision.

Ist als Freigabe-Instanz eine Benutzergruppe hinterlegt (siehe Workflow & Automatisierungen), sehen zunächst alle Mitglieder der Gruppe die Aufgabe. Öffnet ein Mitglied eine Aufgabe mit vorausgefülltem Datensatz, erscheint zuerst die schreibgeschützte Datensatz-Vorschau: Sie zeigt alle bereits eingetragenen Werte, ohne dass etwas verändert wird oder die Aufgabe für andere blockiert ist - ein gelber Hinweis erinnert daran, die Aufgabe zum Bearbeiten zu übernehmen.

Erst über Übernehmen und die Bestätigung mit Ja, übernehmen ist die Aufgabe ab sofort nur noch bei diesem einen Benutzer sichtbar - für alle anderen Gruppenmitglieder verschwindet sie aus der eigenen Liste. Bei einer Gruppenaufgabe ohne vorausgefüllten Datensatz fragt die App direkt, ob sie übernommen werden soll.

Unabhängig von einem Workflow lässt sich in der App oder der App-Webansicht auch direkt eine Erfassungsaufgabe anlegen: Du weist einem Benutzer, einer Benutzergruppe oder einer externen E-Mail-Adresse ein bestimmtes Formular zu, legst eine Fälligkeit fest (mindestens eine Stunde in der Zukunft) und stellst Benachrichtigungen ein. Trägst Du als Empfänger eine externe E-Mail-Adresse ein, ist zusätzlich eine Beschreibung Pflicht.

Statt eine leere Aufgabe zu vergeben, kannst Du dem Empfänger einige Werte bereits vorgeben: Lege in der App oder der App-Webansicht zunächst einen Entwurf des Formulars an und fülle die gewünschten Felder aus. Öffne anschließend im Menü dieses Entwurfs Als Aufgabe übernehmen und weise ihn wie gewohnt einem Benutzer, einer Benutzergruppe oder einer externen E-Mail-Adresse zu.

Über die Checkbox „Soll {Benutzername} vorausgefüllte Felder bearbeiten können?“ legst Du zusätzlich fest, ob der Empfänger deine vorausgefüllten Werte noch ändern darf oder sie nur um die fehlenden Angaben ergänzt.

Siehe auch:

• Workflow & Automatisierungen - Freigabe-Aufgabe im Workflow konfigurieren
• Posteingang - Status Freigabe offen/abgelehnt/Revision und Ablehnungskommentar einer Einsendung
• App-Webansicht - die mobile App im Browser nutzen
• Rollen & Rechte - wer Aufgaben löschen darf
• Aufgaben in der App - dieselben Aufgaben aus Sicht des Bearbeiters, inklusive Erledigen und selbst Erstellen