Workflow & Automatisierungen

Im Tab Workflow legst Du fest, was automatisch passiert, sobald jemand in der App ein Formular absendet: eine E-Mail verschicken, den Bericht ablegen, eine Freigabe einholen, einen Stammdateneintrag aktualisieren oder Daten an ein Drittsystem übergeben. Du baust dafür Ketten aus Automations-Bausteinen - ganz ohne Programmierkenntnisse.

Öffne ein Formular im Formular Designer und wechsle oben in der Kopfleiste auf den Tab Workflow (erkennbar am Raketen-Symbol) - daneben liegen die Tabs Formular und Bericht. Enthält ein Workflow Fehler (z. B. weil kein Bericht ausgewählt wurde), ist der Tab rot umrandet und trägt ein Ausrufezeichen; ansonsten zeigt die Nummer im Tab den Zustand - gefüllt, sobald ein Workflow angelegt ist, gestrichelt, solange es noch keinen gibt.

Der Tab ist zweigeteilt:

• Links (Canvas) - oben eine Leiste mit einem Tab pro Workflow, darunter die Karte des gerade ausgewählten Workflows mit seiner eigenen Kette aus Automations-Bausteinen. Du siehst dabei immer nur einen Workflow gleichzeitig - zum Wechseln klickst Du auf einen anderen Tab.
• Rechts (Bausteine) - die Palette, aus der Du Bausteine per Drag & Drop in die Kette ziehst, gegliedert in Basis (E-Mail Versand, Dateiablage, Freigabe-Aufgabe, Stammdateneintrag) und Partner-Software (die Upload-Bausteine der angebundenen Integrationen). Oben in der Karte findest Du den Umschalter Expertenmodus: erst wenn Du ihn aktivierst, erscheint zusätzlich die Gruppe Experten mit den Webhook-Bausteinen.

Hat ein Formular mehrere Workflows, zeigt die Leiste oberhalb der Canvas einen Tab pro Workflow (Icon und Name). Zusätzlich findest Du dort zwei Links: Neuen Workflow hinzufügen (bis zu 9 Workflows pro Formular, danach deaktiviert) und Diesen Workflow duplizieren für den gerade aktiven Workflow. Ab dem zweiten Workflow zeigt jeder Tab zusätzlich ein „x“, über das Du den zugehörigen Workflow löschst (siehe Workflow oder Baustein löschen).

Über das Icon direkt vor dem Namen in der Workflow-Karte öffnest Du das Modal „Icon auswählen“

• das hier gewählte Icon zeigt Offpaper in der App neben dem Workflow-Namen an. Bestätige mit Übernehmen oder brich mit Abbrechen ab.

1. Ziehe einen beliebigen Baustein aus der Palette rechts auf das Dropfeld „Füge einen Baustein ein, um einen neuen Workflow zu erstellen“ ganz unten in der Canvas-Spalte - dadurch entsteht ein neuer Workflow mit dem fixen, nicht editierbaren Startblock „Formular eingegangen“ (ausgelöst, sobald ein App-Benutzer das Formular in der App absendet).
2. Wähle im Pflichtfeld Bericht aus, welcher deiner im Berichtdesigner angelegten Berichte in diesem Workflow verwendet wird. Ohne Auswahl bleibt der Workflow ungültig (roter Rahmen um die Karte).
3. Benenne den Workflow bei Bedarf über das Stift-Icon neben „Workflow: {Name}“ um.
4. Füge weitere Bausteine über die Dropzone „Hier Baustein einfügen“ am Ende der Kette hinzu.

Über die Icons in der Kopfzeile der Workflow-Karte kannst Du den Workflow außerdem duplizieren oder löschen (siehe Abschnitt „Workflow oder Baustein löschen“ unten).

Die Reihenfolge, in der die Bausteine in der Kette stehen, ist zugleich ihre Ausführreihenfolge. Sobald ein Workflow mehr als einen Baustein enthält, verschiebst Du sie über das Drag-Handle „Baustein verschieben“.

Verschickt beim Formulareingang automatisch eine E-Mail, z. B. mit dem erzeugten Bericht im Anhang.

• Empfänger, CC und BCC - jeweils über „… hinzufügen“ erweiterbar, mehrere Adressen möglich. Jede Adresse tippst Du direkt als Text in ihr Feld ein; über das $-Symbol daneben setzt Du stattdessen eine Formular-Variable ein (z. B. ein E-Mail-Feld aus deinem Formular).
• Betreff - ein Textfeld, in das Du mit $ eine Formular-Variable einfügst.
• Text - ein Rich-Text-Editor (fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, Schrift- und Hintergrundfarbe, Ausrichtung, Überschriften, Listen, Link, Zitat, Tabellenfunktionen), ebenfalls mit $ für Formular-Variablen.
• Reply-To Header setzen? - ein Schalter.
• PDF anhängen / PDF verlinken / PDF nicht anhängen - drei Optionen zur Wahl.
• Falls Gesamtgröße 7,5 MB überschreitet - eine Auswahl, was passieren soll, wenn die E-Mail samt Anhängen zu groß für den Versand wird: E-Mail nicht versenden, eine Benachrichtigung an eine andere Adresse senden, den Anhang durch eine eigene Nachricht ersetzen oder den Anhang als Link anhängen. Ein Infokasten im Baustein erklärt die vier Möglichkeiten.
• PDF Anhänge - über „Anhang hinzufügen“ lassen sich weitere, feste Anhänge ergänzen.

Anwendungsbeispiel: Ein Wartungsunternehmen verschickt den Bericht automatisch an eine im Formular hinterlegte Kundenadresse, sobald der Techniker die Abnahme abschließt.

Legt den erzeugten Bericht automatisch in der Ablage ab.

• Ablage in festen Ordner oder Ablage in variablen Ordner - beim variablen Ordner bildet Offpaper den Ordnernamen dynamisch aus einem Stammdatenblock in deinem Formular.
• Über das Plus-Symbol neben der Ordner-Auswahl fügst Du einen weiteren (Unter-)Ordner hinzu.

Anwendungsbeispiel: Ein Fuhrpark-Betrieb legt jeden Wartungsbericht automatisch in einem variablen Ordner pro Fahrzeug ab, sodass alle Berichte eines Fahrzeugs gesammelt an einem Ort liegen.

Mit einer Freigabe-Aufgabe hältst Du den Workflow an, bis jemand den eingesendeten Datensatz geprüft hat - sinnvoll überall dort, wo ein Bericht erst nach einer Kontrolle rechtsverbindlich oder abrechnungsfähig sein soll.

Pro Workflow ist nur ein Freigabe-Baustein möglich - ein zweiter Versuch wird mit einer kurzen Fehlermeldung abgelehnt. Der Baustein steht immer automatisch an erster Stelle der Kette. Hat ein Formular mehrere Workflows, gilt dieselbe Freigabe-Einstellung automatisch für alle.

• Freigabe durch:
  • Vorgesetzten - mit einer Fallback-Auswahl für den Fall, dass für den einreichenden App-Benutzer kein Vorgesetzter hinterlegt ist.
  • Benutzer - ein einzelner Benutzer; über das Plus-Symbol daneben fügst Du weitere Benutzer hinzu, die alternativ freigeben dürfen.
  • Benutzergruppe - jedes Mitglied der Gruppe kann freigeben.
• Fälligkeit nach Erstellung der Freigabe-Aufgabe - als Tage/Stunden/Minuten nach Formulareingang konfigurierbar.
• Benachrichtigungen bei Zuweisung - Push-Benachrichtigung, E-Mail oder keine.
• Bei Verpassen der Freigabe innerhalb der Fälligkeit - eine Checkbox für den Fall, dass die Fälligkeit ohne Freigabe verstreicht.
• Erinnerung vor Ablauf der Fälligkeit - ein Schalter mit eigener Zeitspanne (Tage/Stunden/Minuten), muss vor der Fälligkeit liegen. Bei Benutzergruppen lässt sich zusätzlich eine Erinnerung an die gesamte Gruppe aktivieren, falls niemand die Aufgabe übernimmt.

Läuft der Workflow, erhält die Freigabe-Instanz eine Aufgabe im Aufgaben-Bereich der App und kann das Formular dort als Entwurf öffnen und korrigieren. Erst wenn sie das Formular erneut absendet, wird der Datensatz verarbeitet und die übrigen Schritte des Workflows laufen weiter.

Anwendungsbeispiel: Ein Sicherheitsrundgang auf der Baustelle geht erst dann als abgeschlossen in die Ablage, wenn der Vorgesetzte den Bericht freigegeben hat - so wird jede Begehung vor der Abrechnung noch einmal geprüft.

Legt einen Stammdateneintrag automatisch an oder aktualisiert ihn mit Werten aus dem Formular.

• Stammdatentabelle - die Tabelle aus dem Kapitel Stammdaten, die aktualisiert wird.
• Modus:
  • Neuen Eintrag erstellen - legt immer einen neuen Eintrag an; Offpaper erzeugt dabei automatisch einen zufälligen, eindeutigen Wert für die Schlüsselspalte.
  • Immer ändern - aktualisiert einen bestehenden, im Datensatz ausgewählten Eintrag.
  • Erstellen oder ändern - aktualisiert den Eintrag mit identischem Schlüsselwert, falls vorhanden, sonst wird ein neuer Eintrag angelegt.
• Stammdaten-Detailfelder - eine Tabelle mit allen Feldern der Tabelle. Pro Feld schaltest Du über den Schalter in der Spalte Ersetzen? ein, ob es beschrieben wird, und wählst dann die zuliefernde Variable aus deinem Formular - als Quelle steht bei Text- und Zahl-Spalten auch der Dokumentzähler zur Verfügung. Bleibt Ersetzen? deaktiviert, bleibt das Feld unverändert.
• Felder bei leeren Variablenwerten aktualisieren - eine Checkbox; ist sie aktiv, löscht Offpaper einen bestehenden Wert auch dann, wenn die zuliefernde Formular-Variable leer ist.

Anwendungsbeispiel: Nach jeder Bauabnahme aktualisiert ein Workflow automatisch den Bearbeiter- und Statuswert des zugehörigen Projekts in der Stammdatentabelle „Projekte“.

Nur sichtbar, wenn Du oben in der Bausteine-Karte den Expertenmodus aktiviert hast (siehe oben). Es gibt zwei Varianten: Daten-Webhook und Datei-Webhook - beide senden Daten an eine Ziel-URL, die mit https:// beginnen muss, und beide bieten HTTP Header (optional verschlüsselt gespeichert) sowie den Button Webhook testen, der eine Testanfrage schickt und die Antwort direkt im Panel anzeigt. Schlägt die Zustellung fehl, versucht Offpaper automatisch mehrfach, sie erneut zuzustellen.

Die Ziel-URL kann grundsätzlich jeder beliebige HTTPS-Endpunkt sein. In der Praxis zeigt sie meist auf eine Automatisierungsplattform wie Make.com, Power Automate oder Zapier, die den Webhook entgegennimmt und von dort aus an weitere Systeme verteilt - etwa Google Sheets, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Nextcloud, HubSpot, Slack oder Microsoft Teams.

Sendet die Werte einzelner Formular-Variablen als JSON-Datensatz an die Ziel-URL.

• Datensatz - über „Variable hinzufügen“ ordnest Du beliebig viele Schlüssel/Wert-Paare zu: einen frei wählbaren Key und als Value eine Formular-Variable (bei Stammdaten-Bausteinen zusätzlich das konkrete Feld) oder einen über „T“ eingetippten Festwert.
• Wiederholgruppen - über „Wiederholgruppe hinzufügen“ schickst Du zusätzlich die Einträge einer Wiederholungsgruppe als Liste mit: Du vergibst einen Key, wählst die Wiederholgruppe aus und legst fest, welche Werte jeder Eintrag enthält.
• Optionen - „Daten typsicher versenden?“ sendet Werte mit ihrem echten Typ (Zahl, Boolean, …) statt als Text; „LowerCase-Keys verwenden?” schreibt alle Schlüssel klein.
• JSON-Vorschau - zeigt den resultierenden Datensatz, bevor Du speicherst.

Anwendungsbeispiel: Ein Webhook meldet Projektnummer und Abnahmeart jeder Bauabnahme an ein selbst gehostetes Auswertungssystem, sobald der Bericht eingeht.

Sendet den erzeugten Bericht als Datei an die Ziel-URL - optional zusammen mit den Fotos der Einsendung.

• Datensatz - wie beim Daten-Webhook, optional zusätzliche Schlüssel/Wert-Paare neben der Datei.
• Bilder als Zip-Datei anhängen - eine Checkbox, die die Fotos der Einsendung gesammelt als ZIP-Anhang mitschickt.

Anwendungsbeispiel: Ein Datei-Webhook liefert das fertige PDF der Bauabnahme automatisch an ein angebundenes Dokumentenarchiv außerhalb von Offpaper.

Für sieben der neun Integrationen stehen jeweils eigene, klar benannte Automations-Bausteine bereit (z. B. „Hero PDF - Upload“) - keinen einzelnen, generischen Baustein für alle Systeme. Sie laden den Bericht oder einzelne Bilder direkt ins Drittsystem hoch oder aktualisieren dort ein Projekt. Ein solcher Baustein erscheint in der Palette nur, wenn die jeweilige Integration in den Einstellungen unter Integrationen global aktiviert wurde - wie Du eine Integration dort einrichtest, ist nicht Teil dieses Kapitels.

Voraussetzung im Formular selbst ist ein passender Stammdatenblock, der als Datenquelle die vom externen System bereitgestellte Tabelle nutzt (z. B. „Hero-Projekte“). Fehlt dieser Block, weist der Baustein darauf hin, dass zuerst im Formular Designer ein passender Stammdatenblock angelegt werden muss.

Im Baustein selbst wählst Du dann den passenden Projekt-/Zuordnungsblock aus deinem Formular und, je nach Integration, einen Dokumenttyp oder eine Bildkategorie - die Dokumenttypen-Liste zeigt Offpaper bei Hero, Sonepar und pds alphabetisch sortiert an.

Integration	Automations-Baustein(e)	Ziel-Ablageort / Besonderheit
Hero	Hero PDF - Upload, Hero Bild - Upload	Dokumente bzw. Bilder im Projekt/Auftrag
Sonepar	Sonepar PDF - Upload, Sonepar Bild - Upload	Dokumente bzw. Bilder im Projekt; beim Bild-Baustein wählst Du zusätzlich eine bestehende oder eine neue Bildkategorie
Craftnote	CraftNote PDF - Upload	Dateien im Projekt, optional in einem benannten Unterordner
Capmo	Capmo PDF - Upload	fester Ordner „Offpaper“ im Projekt
ToolTime	ToolTime PDF - Upload	Projekt; optional als privates Dokument hochladbar (dann für mobile Benutzer nicht sichtbar)
KS21	KS21 PDF - Upload	Dokumente; Zuordnung wahlweise zu Projekt, Leistungsverzeichnis, Gerät oder Mitarbeiter
pds	pds PDF - Upload, pds Bild - Upload, pds Update - Projekt (Detailfelder)	Dokumente bzw. Bilder im Projekt oder Serviceauftrag; der dritte Baustein aktualisiert stattdessen Detailfelder der pds-Projektakte

Jeder Automations-Baustein hat oberhalb seiner Einstellungen ein eigenes Bedingungsfeld - technisch dasselbe Prinzip wie die Anzeigebedingungen im Formular Designer, nur mit eigener Beschriftung: Die Aktion heißt „Automation nur ausführen wenn“, Standardwert ist „(Immer ausführen)“. Damit legst Du fest, ob eine Automation immer läuft oder nur unter bestimmten Bedingungen - zum Beispiel abhängig vom Wert eines anderen Bausteins im Formular. Welche Vergleichsoperatoren dabei je nach Bausteintyp zur Verfügung stehen, ist im Kapitel Abhängigkeiten & Vergleichsoperatoren vollständig aufgeführt.

Sobald mindestens eine Bedingung aktiv ist, zeigt ein Badge „{n} Ausführbedingungen aktiv“. Ein Klick öffnet den Dialog „Erweiterte Ausführbedingungen für {Bausteinname}“, in dem Du - wie bei den Anzeigebedingungen im Formular Designer - mehrere Bedingungen über UND/ODER kombinierst.

Ein Formular kann mehrere, voneinander unabhängige Workflows haben. Jeder startet beim gleichen Auslöser - dem Formulareingang - und nutzt seinen eigenen Bericht. Das eignet sich zum Beispiel, um mit einem Workflow „Netzbetreiber“ den Bericht in der Dateiablage abzulegen und mit einem Workflow „Intern“ eine E-Mail an eine variable Adresse zu verschicken - dabei kann jeder Workflow auch einen anderen der mehreren Berichte des Formulars verwenden. Über die Workflow-Leiste wechselst Du zwischen ihnen.

Sowohl für einen ganzen Workflow als auch für einen einzelnen Baustein fragt Offpaper vor dem Löschen nach:

• Workflow löschen? - bestätige mit Ja, Workflow löschen oder brich mit Abbrechen ab.
• Baustein löschen? - bestätige mit Ja, Baustein löschen oder brich mit Abbrechen ab.

Änderungen am Workflow speichert der Formular Designer automatisch als Entwurf - genau wie Änderungen an Formular und Bericht. Veröffentlicht wird gemeinsam über den Veröffentlichen-Button in der Kopfleiste. Fehlt einem Workflow der ausgewählte Bericht, bricht die Veröffentlichung mit demselben Validierungsfehler-Hinweis ab wie bei anderen fehlenden Pflichtangaben - den kompletten Ablauf inklusive aller Hinweise findest Du auf der Seite Speichern & Veröffentlichen.

Siehe auch:

• Formular Designer - Tabs Formular/Bericht/Workflow, Anzeigebedingungen, Veröffentlichen im Detail
• Berichtdesigner - Berichte anlegen, die ein Workflow verwendet
• Posteingang - Status und Ampelfarben jeder Einsendung nachvollziehen
• Aufgaben - wo Freigabe-Aufgaben landen
• Stammdaten - Tabellen für Stammdateneintrag- und Integrations-Bausteine
• Ablage - Ordnerstruktur für automatisch abgelegte Berichte
• Einstellungen - Integrationen - Drittsysteme aktivieren
• Einstellungen - E-Mail-Versand - eigenen Mailserver hinterlegen
• Freigaben - eine Freigabe-Aufgabe in der App erteilen, ablehnen oder zurückgeben