E-Mail-Versand

Hier hinterlegst Du einen eigenen Mailserver (SMTP), damit die vom Workflow-Baustein „E-Mail Versand“ verschickten E-Mails über deine eigene Adresse laufen - statt über eine generische Offpaper-Adresse.

Menüpunkt heißt im Produkt „SMTP-Konfiguration“

Dieses Kapitel heißt im Handbuch „E-Mail-Versand“, weil das der feststehende Produktbegriff ist. In der Seitenleiste selbst findest Du den Menüpunkt aber unter dem Namen „SMTP-Konfiguration“ - suche also danach, falls Du „E-Mail-Versand“ nicht findest.

Wo finde ich die SMTP-Konfiguration?

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → SMTP-Konfiguration. Dieser Menüpunkt ist ausschließlich für Administratoren sichtbar und erreichbar (siehe Rollen & Rechte).

Die drei möglichen Ausgangszustände

Beim Öffnen der Seite „E-Mail SMTP Konfiguration“ zeigt Offpaper einen von drei Zuständen:

Zustand	Was Du siehst	Was Du tun kannst
Keine Konfiguration hinterlegt (Standardfall)	Hinweis, dass E-Mails aktuell über die Standard-Offpaper-Adresse noreply@offpaper.app versendet werden.	Button SMTP-Server anbinden, dazu ein Link zu einer Videoanleitung
Individuell eingerichtete Absenderadresse (Sonderfall, kostenpflichtig vom Offpaper-Team eingerichtet)	Hinweis, dass der E-Mail-Versand bereits individuell auf deine eigene Adresse konfiguriert ist und Änderungswünsche über den Chat laufen.	Nichts einzustellen - keine Selbstbedienung, jede Änderung läuft über den Support-Chat
Eigene Konfiguration vorhanden	Hinweis mit der aktuell hinterlegten Absenderadresse.	Buttons SMTP-Einstellungen bearbeiten und SMTP-Einstellungen löschen

Manche Kunden lassen sich ihre individuelle Absenderadresse direkt vom Offpaper-Team einrichten (zweiter Zustand oben) - das ist eine kostenpflichtige Zusatzleistung und keine Selbstbedienungsfunktion. Ist sie für dich eingerichtet, gibt es hier nichts mehr zu konfigurieren - einen Änderungswunsch meldest Du einfach über den Chat im Produkt.

Einen eigenen SMTP-Server anbinden

1. Klicke auf SMTP-Server anbinden (bzw. SMTP-Einstellungen bearbeiten, wenn bereits eine Konfiguration existiert). Es öffnet sich das Modal „SMTP Konfiguration“.

2. Fülle Absendername und E-Mail-Adresse aus.

3. Wähle in der Auswahlliste E-Mail Anbieter deinen Anbieter aus - Offpaper füllt Host, Port und Verschlüsselung dann automatisch vor. Zur Auswahl stehen GMail (private Accounts), Google Workspace via Google Cloud (ehemals G Suite), GMX, Web.de, T-Online, Outlook (Support endet 09/2025), Outlook Exchange Online via Azure Entra AD (OAuth2), Yahoo! Mail, 1&1, freenet, iCloud, Strato, Posteo, Mailbox.org und SendGrid. Ist dein Anbieter nicht dabei, wählst Du „Sonstige“ und trägst Host, Port und Verschlüsselung selbst ein.

4. Trage die übrigen Felder aus - welche das sind, hängt vom gewählten Anbieter ab:

   Variante	Felder
   Standard (Benutzername/Passwort)	SMTP-Benutzername, SMTP-Passwort, SMTP-Host, Verschlüsselung (SSL/TLS oder STARTTLS), Port
   Outlook Exchange Online (OAuth2)	Client-Id, Client-Secret, Tenant-Id - vorher in Azure anzulegen, siehe eigene Anleitung
   Google Workspace	JSON-Datei-Upload mit Service-Account-Zugangsdaten - vorher in der Google Cloud anzulegen, siehe eigene Anleitung

5. Klicke auf SMTP-Einstellungen prüfen, bevor Du speicherst - Speichern ist erst nach einem erfolgreichen Test möglich (siehe Abschnitt „Verbindung testen“ unten).

6. Klicke auf Speichern.

Klassisches „Outlook“ ist ausgelaufen

Der Anbieter „Outlook (Support endet 09/2025)“ funktioniert inzwischen nicht mehr. Für eine Absenderadresse bei Microsoft/Outlook wählst Du stattdessen „Outlook Exchange Online via Azure Entra AD (OAuth2)” - dafür benötigst Du Client-Id, Client-Secret und Tenant-Id (siehe Tabelle oben).

Google Workspace: JSON-Datei hochladen

Bei Google Workspace trägst Du die Zugangsdaten nicht einzeln ein, sondern lädst eine JSON-Datei mit den Service-Account-Zugangsdaten aus der Google Cloud hoch (der Dateiname beginnt typischerweise mit „pc-api-“). Offpaper befüllt daraus automatisch die Felder Typ Account, Projekt-Id, Private Key Id, Private Key, Auth URI, Token URI, AuthProviderX509CertUrl und Universe Domain - einsehbar über den Link „Google-Einstellungen anzeigen”.

Bei erfolgreichem Upload bestätigt Offpaper mit „Daten wurden übernommen“. Erscheint diese Meldung nicht, prüfe, ob die hochgeladene Datei die erwarteten Zugangsdaten enthält - dazu zählen insbesondere der private Schlüssel und die E-Mail-Adresse des Service-Accounts.

Testmail bei Google Workspace fest aktiviert

Bei Google Workspace ist die Checkbox „Test E-Mail versenden?“ fest aktiviert und lässt sich nicht abschalten.

Verbindung testen

• SMTP-Einstellungen prüfen - Pflicht vor jedem Speichern. Änderst Du danach noch etwas am Formular, setzt Offpaper das Testergebnis zurück; Du musst dann erneut testen.
• Checkbox „Test E-Mail versenden?“ (standardmäßig aktiv) - schickt bei erfolgreichem Test zusätzlich eine echte Testmail an deine eigene, aktuell eingeloggte Admin-E-Mail-Adresse.
• Erfolg: Offpaper bestätigt, dass die SMTP-Einstellungen gültig sind.
• Fehler: Offpaper weist darauf hin, dass die Einstellungen ungültig sind, gefolgt von der technischen Originalfehlermeldung deines Mailservers bzw. Anbieters - zum Beispiel bei einem falschen Passwort oder einem falschen Host. Bei einer Zeitüberschreitung beim Verbindungsaufbau erscheint an dieser Stelle eine entsprechende Meldung deines Anbieters.

🖼️ Screenshot-Platzhalter: Erfolgsmeldung „Die SMTP-Einstellungen sind gültig“ nach einem Verbindungstest, inklusive der aktivierten Checkbox „Test E-Mail versenden?“.

Nach erfolgreichem Speichern zeigt die Seite den dritten Zustand von oben - „Eigene Konfiguration vorhanden“ - mit deiner hinterlegten Absenderadresse.

🖼️ Screenshot-Platzhalter: Info-Box im Zustand „Eigene Konfiguration vorhanden“ mit der hinterlegten Absenderadresse und den Buttons SMTP-Einstellungen bearbeiten und SMTP-Einstellungen löschen.

Konfiguration löschen

Löschen wirft dich zurück auf die Standard-Adresse

Klickst Du auf SMTP-Einstellungen löschen, weist Offpaper im Dialog „SMTP-Konfiguration löschen?“ noch einmal darauf hin, dass E-Mails danach wieder über „noreply@offpaper.app” versendet werden.

Bestätige mit Ja, SMTP-Konfiguration löschen. Danach versendet Offpaper wieder über die Standard-Adresse - möchtest Du erneut deinen eigenen Mailserver nutzen, musst Du die Konfiguration komplett neu anlegen.

🖼️ Screenshot-Platzhalter: Bestätigungsdialog „SMTP-Konfiguration löschen?“ mit dem vollständigen Warntext und den Buttons Abbrechen und Ja, SMTP-Konfiguration löschen.

Bezug zu Workflow-Fehlern

Schlägt der E-Mail-Versand in einem Workflow mit dem Fehler „Die Authentifizierung für den SMTP-Mailversand ist fehlgeschlagen“ fehl (sichtbar im Posteingang bei der betroffenen Einsendung, siehe auch Workflow & Automatisierungen), verlinkt Offpaper direkt auf diese Seite hier. Meist liegt dann ein falsches Passwort oder ein falscher Benutzername in deiner SMTP-Konfiguration zugrunde - prüfe deine Zugangsdaten und teste die Verbindung erneut (siehe Abschnitt „Verbindung testen“ oben).

Häufig gestellte Fragen

Wie richte ich den E-Mail-Versand über meinen eigenen Mailserver ein?

Siehe auch:

• E-Mails über Microsoft 365 / Exchange verschicken - Anwendung in Azure Entra ID anlegen und Zugangsdaten hinterlegen
• E-Mails über Google Workspace verschicken - Dienstkonto in der Google Cloud anlegen und JSON-Schlüssel hochladen
• Workflow & Automatisierungen - Empfänger, Betreff, Text und PDF-Anhang im Workflow-Baustein „E-Mail Versand“ einstellen
• Posteingang - Status einer Einsendung und Workflow-Fehler nachvollziehen
• Rollen & Rechte - warum diese Seite nur für Administratoren sichtbar ist