Berichtdesigner

Ein Bericht ist die PDF-Datei, die aus einem in der App ausgefüllten Formular entsteht - der digitale Ersatz für den ausgedruckten Vordruck. Du gestaltest ihn im Tab Bericht im Formular Designer. Dort stehen dir drei unterschiedliche Bericht-Modi zur Wahl: der PDF-Designer (Du baust das PDF aus Bereichen und Bausteinen zusammen), die Word-Vorlage (Du befüllst Platzhalter in einer hochgeladenen Word-Datei) und das Ausfüllbare PDF (Du befüllst Formularfelder eines hochgeladenen PDFs).

Öffne ein Formular im Formular Designer und wechsle oben in der Kopfleiste auf den Tab 2 Bericht - daneben liegen die nummerierten Tabs 1 Formular und 3 Workflow. Die Nummer im Tab zeigt den Zustand des Berichts: gefüllt = alles in Ordnung, gelb = etwas verlangt vor dem Veröffentlichen noch einen Blick (z. B. ein noch nicht angepasster PDF-Dateiname), gestrichelt = noch kein Bericht angelegt. Enthält der Bericht Fehler, ist der Tab zusätzlich rot umrandet und trägt ein Ausrufezeichen.

Bereiche und Bausteine, die Du im Formular Designer anlegst, erscheinen nicht automatisch im Bericht. Du ziehst sie erst im Berichtdesigner per Drag & Drop aus der Palette rechts in den Seiteninhalt links - Details dazu auf der Seite PDF-Designer.

Innerhalb eines platzierten Bereichs kannst Du einzelne Bausteine über ein Auge-Symbol ausschließlich für den PDF-Bericht aus- und wieder einblenden. Das betrifft nur die Ausgabe im PDF - der Baustein bleibt im Formular selbst und in der App vollständig erhalten und weiterhin ausfüllbar.

Ein Formular kann mehrere Berichte gleichzeitig haben, z. B. um dasselbe Formular in unterschiedlichen Modi oder mit unterschiedlichem Inhalt auszugeben. Ohne Expert Plan steht dir genau ein Bericht zur Verfügung, im Expert Plan bis zu zehn.

In der Reiterleiste oben verwaltest Du sie:

• Neuen Bericht hinzufügen - legt einen leeren, zusätzlichen Bericht an und öffnet ihn direkt.
• Diesen Bericht duplizieren - klont den gerade geöffneten Bericht inklusive aller Einstellungen und öffnet die Kopie.
• Bericht löschen (x-Symbol am Reiter) - nur sichtbar, solange mehr als ein Bericht existiert; Du kannst den letzten verbleibenden Bericht eines Formulars nicht löschen.

Ohne Expert Plan ist Neuen Bericht hinzufügen deaktiviert, daneben zeigt Offpaper den Hinweis auf den Expert Plan.

Oben in der Karte Grundeinstellungen legst Du für den gerade geöffneten Bericht fest:

• Bericht Name - ein interner Name, den nur Du im Berichtdesigner siehst (z. B. „Kundenbericht“ oder „Interner Bericht“), er erscheint auch als Beschriftung des Reiters oben.
• PDF-Dateiname - der Dateiname, den die erzeugte PDF-Datei später trägt (ohne die Endung .pdf, die Offpaper automatisch ergänzt). Offpaper befüllt ihn zunächst automatisch aus dem Formularnamen und einem fortlaufenden Dokumentzähler - sobald Du selbst etwas eintippst, stoppt diese automatische Aktualisierung endgültig. Erlaubt sind Buchstaben, Zahlen, - und _; Leerzeichen wandelt Offpaper automatisch in Unterstriche um. Tippst Du $, fügst Du eine Variable aus deinem Formular in den Dateinamen ein.
• Bericht-Modus - drei Auswahlkarten für PDF-Designer, Word-Vorlage und Ausfüllbares PDF; jede Karte fasst kurz zusammen, was der Modus tut und was Du dafür brauchst.

Solange der PDF-Dateiname noch der automatische Vorschlag von Offpaper ist, zeigt die Karte einen gelben Hinweis direkt unter dem Feld: Deine Empfänger sehen den Dateinamen als Namen der PDF-Datei, ein sprechender Name hilft ihnen beim Wiederfinden. Einen eigenen Nachfrage-Dialog beim Veröffentlichen gibt es dafür nicht mehr - stattdessen erinnert zusätzlich das gelbe Nummern-Badge am Tab 2 Bericht daran.

Im PDF-Designer-Modus zeigt die Reiterleiste oben ein Bausteine-Symbol, bei der Word-Vorlage ein Word-Symbol und beim Ausfüllbaren PDF ein PDF-Symbol - so erkennst Du auf einen Blick, welchen Modus ein Bericht nutzt, ohne ihn zu öffnen.

Formular, Bericht und Workflow werden immer gemeinsam gespeichert und veröffentlicht - der komplette Ablauf inklusive PDF-Vorschau und aller Hinweise beim Veröffentlichen steht auf der Seite Speichern & Veröffentlichen.

Siehe auch:

• PDF-Designer - Layout, Seiteninhalt und PDF-Bausteine im Standard-Modus
• Word-Vorlage - Berichte aus einer Word-Datei
• Ausfüllbares PDF - Berichte aus einem PDF-Formular
• Formular Designer - Bereiche und Bausteine anlegen, Tabs Formular/Bericht/Workflow
• Speichern & Veröffentlichen - PDF-Vorschau und Veröffentlichung im Detail
• PDF-Einstellungen - Kopf-/Fußzeile- und Briefpapier-Profile anlegen und bearbeiten
• Dateiverwaltung - Word-Vorlagen und ausfüllbare PDFs zentral hochladen
• Prüfen und Absenden - wie der fertige Bericht als PDF-Vorschau in der App aussieht