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pds

pds Software mit Offpaper verbinden - Projekte, Service-Aufträge und technische Einheiten importieren und Berichte automatisch in pds ablegen.

pds ist eine Service- und Wartungsauftragssoftware. Die Integration ist die umfangreichste in Offpaper: Sie bringt sechs Datenkategorien als Stammdaten herein und kann als einzige nicht nur Dateien ablegen, sondern auch Felder in pds-Projekten aktualisieren.

Voraussetzung: lizenzierte API und Zugangsdaten

Abschnitt betitelt „Voraussetzung: lizenzierte API und Zugangsdaten“

Du brauchst zwei Angaben, die Du auf Anfrage von pds bekommst:

  • die Server-URL deiner pds-Installation - sie muss mit https:// beginnen
  • den API-Key

Integration einrichten

Abschnitt betitelt „Integration einrichten“
  1. Öffne Einstellungen → Integrationen und klicke im Bereich Verfügbar auf das Logo von pds.
  2. Trage Server-URL und API-Key ein.
  3. Wähle die Kategorien aus, die synchronisiert werden sollen, und lege je Kategorie ein Intervall fest:
    • Projekte
    • Mitarbeiter
    • Service-Aufträge
    • Strukturen
    • Objekte
    • Technische Einheiten
  4. Schränke die Synchronisation bei Bedarf weiter ein (siehe nächster Abschnitt).
  5. Klicke auf Speichern.
Verbindungs-Modal der pds-Integration mit dem Feld Server-URL (Beispiel-URL), der maskierten Zeile Gespeicherter Schlüssel, dem Button API-Key ersetzen und den sechs Sync-Kategorien mit ihren Intervallen

Schlägt die Prüfung fehl, weist Offpaper zusätzlich darauf hin, dass der Server erreichbar und das API-Modul lizenziert sein muss.

Zusätzliche Filter

Abschnitt betitelt „Zusätzliche Filter“

Bei drei Kategorien lässt sich genauer steuern, was übernommen wird. Die Auswahllisten kommen direkt aus deiner pds-Installation und erscheinen deshalb erst, wenn gültige Zugangsdaten eingetragen sind.

Filter Wirkung
Projekt-Status Wählt aus, welche Projekt-Status übertragen werden. Ohne eigene Auswahl übernimmt Offpaper nur Projekte mit dem Status „Offen“.
Serviceauftrag-Status Wählt aus, welche Auftragsstatus übertragen werden. Ohne eigene Auswahl sind „Ausgegeben Mobil“ und „Auftragspool“ vorbelegt.
Druck auf Arbeitszettel Eine Checkbox, die zusätzlich die gleichnamige pds-Firmeneinstellung berücksichtigt. Gilt gemeinsam für technische Einheiten, Objekte und Strukturen.

Berichte, Bilder und Projekt-Updates zurück nach pds

Abschnitt betitelt „Berichte, Bilder und Projekt-Updates zurück nach pds“

Im Tab Workflow stehen drei Bausteine bereit:

Baustein Was er tut Einstellungen
pds PDF - Upload Legt den PDF-Bericht in pds ab. pds-Baustein für die Zuordnung, Dokumenttyp, optional pds-Ordner
pds Bild - Upload Legt die Bilder des Formulars in pds ab. pds-Baustein, Bildtyp, optional pds-Ordner
pds Update - Projekt (Detailfelder) Schreibt Werte aus dem Formular zurück in die Detailfelder eines pds-Projekts. pds-Projekt-Baustein, eine Feldtabelle mit Zuordnung Variable → Projektfeld sowie die Option, Felder auch bei leerem Wert zu überschreiben

Zur Zuordnung dient entweder ein Stammdaten-Baustein mit der Datenquelle pds-Projekte oder ein Baustein vom Typ Technische Einheit - je nachdem landet die Datei in der Projektakte oder im Rücklauf.

Beim Baustein für Projekt-Updates gilt zusätzlich: Schreibst Du in ein pds-Feld mit Mehrfachauswahl, muss der Wert aus deinem Formular exakt einer der in pds hinterlegten Auswahlmöglichkeiten entsprechen - sonst schlägt das Update fehl.

Siehe auch: