PDF-Einstellungen

Unter PDF-Einstellungen legst Du zentrale, wiederverwendbare Profile für das Erscheinungsbild deiner PDF-Berichte an: Kopf- und Fußzeile oder eigenes Briefpapier, Seitenränder, Seitenzahlen. Jedes Profil weist Du anschließend im PDF-Designer einem oder mehreren Berichten zu - über das Auswahlfeld Kopf- und Fußzeile / Briefpapier in den Layout-Einstellungen. Hier auf dieser Seite legst Du die Profile nur an und pflegst sie; die eigentliche Zuweisung zu einem Bericht passiert im Berichtdesigner selbst.

Briefpapier ist ein Bild, kein PDF

„Briefpapier“ bezeichnet trotz des Namens kein Hintergrund-PDF, sondern ein Hintergrund-Bild im DIN-A4-Format (PNG oder JPEG), das anstelle der einzeln konfigurierten Kopf- und Fußzeile im Hintergrund des Berichts gedruckt wird.

Wo finde ich die PDF-Einstellungen?

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → PDF-Einstellungen. Dieser Menüpunkt ist ausschließlich für Administratoren sichtbar und erreichbar (siehe Rollen & Rechte).

Alternativ springst Du direkt aus dem PDF-Designer hierher - über das Stift-Symbol neben dem Feld Kopf- und Fußzeile / Briefpapier in den Layout-Einstellungen. Das ist dort bereits beschrieben. Bist Du dabei nicht im Expert Plan, weist Offpaper vorher im Dialog „Globale PDF-Einstellungen bearbeiten“ darauf hin, dass von den Standardeinstellungen abweichende Kopf- und Fußzeilen bzw. Briefpapier nur im Expert Plan verfügbar sind. Bestätigst Du mit Standard Einstellung bearbeiten, gelangst Du auf diese Seite und bearbeitest dort das Standardprofil.

Profile im Überblick

Oben zeigt eine Tab-Leiste alle vorhandenen Profile mit Name und Icon; das Icon verrät den Modus des Profils (Kopf-/Fußzeile oder Briefpapier). Klick auf ein Profil öffnet es zur Bearbeitung.

Neues Profil nur im Expert Plan

Ganz rechts in der Tab-Leiste liegt der Tab „Neue Einstellungen hinzufügen“. Er ist nur im Expert Plan klickbar - ohne Expert Plan ist er ausgegraut und mit einem „Expert“-Badge markiert.

Name, Standardprofil und Brand Color

Direkt unter der Tab-Leiste legst Du in einer Zeile die Grunddaten des Profils fest:

• Name - Pflichtfeld, z. B. „Interne Formulare“.
• Standard für neue Formulare - eine Checkbox. Aktivierst Du sie bei einem Profil, hebt Offpaper sie bei allen anderen Profilen automatisch wieder auf - es gibt immer nur ein Standardprofil gleichzeitig.
• Brand Color - ein Farbwähler mit Hex-Wert für Akzente im PDF-Bericht. Am besten eignet sich die primäre Farbe deines Firmenlogos.

Ist kein Profil als Standard markiert, verwendet Offpaper automatisch das erste vorhandene Profil in der Liste als Vorgabe für neu erstellte Berichte.

Seitenränder und Layout

Darunter folgen zwei Karten nebeneinander.

Die Karte Seitenränder:

• Hochformat/Querformat - ein Umschalter. Die vier Seitenrand-Slider Oben, Unten, Links und Rechts (in mm) speichert Offpaper für jede Ausrichtung getrennt.
• Ränder in der Vorschau zeigen - ein Schalter, der die eingestellten Ränder als Hilfslinien in der Vorschau sichtbar macht.

Die Karte Layout:

• Kopf-/Fußzeile/Briefpapier - ein Umschalter, der sich gegenseitig ausschließt. Im Modus Kopf-/Fußzeile druckt Offpaper die unten konfigurierte Kopf- und Fußzeile auf das Formular; im Modus Briefpapier wird diese Konfiguration ignoriert und stattdessen dein Briefpapier im Hintergrund gedruckt.
• Im Modus Kopf-/Fußzeile zeigt die Karte außerdem:
  • Kopfzeile auf jeder Seite / Fußzeile auf jeder Seite - zwei Checkboxen.
  • Seitenzahl anzeigen - ein Schalter. Ist er aktiv, wählst Du zusätzlich die Ausrichtung links, mittig oder rechts.
  • Schrift-Ausrichtung (oben, mittig, unten) und Schriftgröße (von 5 bis 15 pt, über die Minus-/Plus-Knöpfe) - beide wirken auf den Text der Fußzeile.

Welchen der beiden Modi Du wählst, bestimmt, was im unteren Teil der Seite steht - siehe die beiden nächsten Abschnitte, die jeweils einen eigenen Screenshot des zugehörigen Zustands zeigen.

Kopf- und Fußzeile einrichten

Im Modus Kopf-/Fußzeile erscheint unter den beiden Karten ein Drag-&-Drop-Baukasten: links die Bereiche Kopfzeile und Fußzeile mit den bereits platzierten Bausteinen, rechts die Palette mit zwei Bereichen:

• Bausteine Kopfzeile - Titel und Logo, maximal 2 Bausteine gleichzeitig.
• Bausteine Fußzeile - Text und Link, maximal 4 Bausteine gleichzeitig.

Über den Link Alle auf einmal hinzufügen je Bereich fügst Du alle verfügbaren Bausteine auf einen Schlag ein. Ist ein Bereich voll, bietet die Palette dort nichts mehr an und weist stattdessen darauf hin, dass Du erst einen Baustein entfernen musst.

1. Ziehe einen Baustein aus der Palette auf die Fläche Füge etwas in die Kopfzeile ein bzw. Füge etwas in die Fußzeile ein, oder nutze Alle auf einmal hinzufügen.
2. Klicke auf einen platzierten Baustein (oder sein Pfeil-Symbol „Einstellungen öffnen“), um ihn aufzuklappen und seine Angaben auszufüllen:
   • Titel - braucht keine Angaben; der Titel wird automatisch vom Formularnamen übernommen.
   • Logo - eine Datei-Auswahlliste, Pflichtfeld.
   • Text - ein Rich-Text-Editor, Pflichtfeld.
   • Link - ein Textfeld mit dem Präfix „Link“, Pflichtfeld.
3. Verschiebe platzierte Bausteine per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge.
4. Lösche einen Baustein über sein Papierkorb-Icon. Offpaper fragt vorher nach, mit dem Dialog „Kopfbaustein löschen?“ bzw. „Fußbaustein löschen?”.

Eigenes Briefpapier verwenden

Im Modus Briefpapier zeigt die Layout-Karte stattdessen diese Einstellungen:

Einstellung	Bedeutung
Titel anzeigen?	Eine Checkbox. Ist sie aktiv, druckt Offpaper den Formulartitel oben links auf dem Briefpapier.
Briefpapier	Eine Datei-Auswahlliste, Pflichtfeld. Über das Plus-Symbol daneben („Briefpapier hochladen“) lädst Du eine neue Bilddatei hoch, das Auge-Symbol öffnet eine Vorschau der ausgewählten Datei.
Abweichendes Briefpapier ab Seite 2	Ein Schalter. Aktivierst Du ihn, erscheint ein zweites, ebenfalls pflichtiges Datei-Feld für Seite 2 und alle folgenden Seiten.
Seitenzahl anzeigen	Derselbe Schalter wie im Modus Kopf-/Fußzeile, samt Ausrichtung links/mittig/rechts.
Abstand unten	Ein Slider von 5 bis 100 mm für den Abstand der Seitenzahl zum unteren Rand - er erscheint nur in diesem Modus und nur bei aktivem Seitenzahl anzeigen.

Anforderungen an die Briefpapier-Datei

Die Bild-Datei muss das Standard-DIN-A4-Seitenverhältnis (1 : 1,41) haben - idealerweise 210 x 297 mm bzw. 2480 x 3508 Pixel, mindestens jedoch 1000 x 1410 Pixel, im Format PNG oder JPEG und maximal 3 MB groß. Weicht eine hochgeladene Datei davon ab (z. B. zu geringe Breite oder Höhe, falsches Seitenverhältnis), zeigt Offpaper dazu eine konkrete Fehlermeldung.

Zentral verwaltest Du deine hochgeladenen Briefpapier-Dateien in der Dateiverwaltung.

Vorschau, Speichern, Verwerfen und Löschen

Oben rechts in der Kopfleiste findest Du - sobald ein Profil geöffnet ist - folgende Aktionen:

• Vorschau - öffnet eine live generierte PDF-Vorschau des Profils. Der Button ist deaktiviert, solange das Profil ungültige oder fehlende Pflichtangaben enthält.
• Speichern - sichert deine Änderungen und bestätigt den Erfolg. Enthält das Profil beim Speichern noch Validierungsfehler, weist Offpaper stattdessen darauf hin, dass die entsprechenden Felder noch ausgefüllt werden müssen.
• Änderung verwerfen (Symbol mit kreisförmigem Pfeil) - macht alle ungespeicherten Änderungen rückgängig. Offpaper fragt im Dialog „Eingaben verwerfen?“ noch einmal nach, ob Du die Eingaben wirklich verwerfen willst. Bestätige mit Ja, Eingaben verwerfen.

Löschen wirkt sich auf alle zugewiesenen Berichte aus

Der Button Löschen (Papierkorb-Symbol) erscheint nur im Expert Plan und nur, wenn mehr als ein bereits gespeichertes Profil vorhanden ist. Offpaper fragt im Dialog „Einstellungen löschen?“ nach und weist darauf hin, dass Formulare mit diesem Profil künftig die Standardeinstellungen verwenden. Bestätige mit Ja, PDF-Einstellungen löschen. Alle Berichte, die dieses Profil bisher verwendet haben, fallen danach automatisch auf das Standardprofil zurück.

Verlässt Du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt Offpaper nach, ob Du die Einstellungen vorher speichern möchtest. Du wählst dann zwischen Speichern, Verwerfen und Abbrechen.

Wie ein Profil einem Bericht zugewiesen wird

Auf dieser Seite legst Du Profile nur an und pflegst sie - eine Zuweisung zu einem konkreten Bericht findest Du hier nicht. Die eigentliche Zuweisung passiert ausschließlich auf der Seite PDF-Designer, im Abschnitt „Layout-Einstellungen“, über das Auswahlfeld Kopf- und Fußzeile / Briefpapier.

Häufig gestellte Fragen

Wie passe ich Logo, Farben und Kopf-/Fußzeile meiner Berichte an?

Siehe auch:

• PDF-Designer - ein Profil einem konkreten Bericht zuweisen
• Rollen & Rechte - warum diese Seite nur für Administratoren sichtbar ist
• Dateiverwaltung - Briefpapier-Dateien und Logos zentral hochladen und verwalten