Formular-Designer

Im Formular-Designer baust Du deine Formulare: Du legst Bereiche und Bausteine an, richtest Feldtypen und Berechnungen ein, steuerst per Anzeigebedingungen, was wann in der App erscheint, und veröffentlichst am Ende eine neue Version. Du erreichst ihn immer über den Reiter Formular - daneben liegen die Reiter Bericht (Layout des PDF-Berichts, siehe Bericht-Designer) und Workflow (Automatisierungen nach dem Absenden, siehe Workflow & Automatisierungen).

Das Kapitel ist in mehrere Seiten gegliedert - diese Seite hier erklärt den Grundaufbau, die Details stehen auf sechs Unterseiten:

• Bausteine & Feldtypen - alle Feldtypen und ihre Einstellungen, inklusive Vorbelegung und Formel-Baustein für Berechnungen
• Wiederholungsgruppen - einen Bereich mehrfach erfassbar machen, Mindest- und Höchstanzahl festlegen
• Abschnitte & Wiederholungsabschnitte - mehrere Bereiche zu einer größeren Einheit zusammenfassen
• Abhängigkeiten & Vergleichsoperatoren - Bausteine und Bereiche per Bedingung ein- und ausblenden, Bedingungen zu Gruppen zusammenfassen
• Offpaper Copilot - Formulare per KI erstellen und ändern
• Speichern & Veröffentlichen - automatisches Speichern, Rückgängig machen, App- und PDF-Vorschau und der komplette Veröffentlichungs-Ablauf

Seitenleiste → Formular-Designer. Du landest auf der Startseite „Erstelle dein Formular“. Sie ist in vier Teile gegliedert:

Teil der Startseite	Wofür
Kopfzeile	Der Button Neues Formular startet ein leeres Formular direkt im Formular-Designer. Grundlagen ansehen öffnet dieses Handbuchkapitel in einem neuen Browser-Tab.
Copilot-Eingabefeld	Beschreibe dein Formular in eigenen Worten und lass es vom Offpaper Copilot bauen. Darunter stehen Vorschläge zum Anklicken sowie Mein Formular digitalisieren, um ein bestehendes Papierformular als Vorlage hochzuladen - siehe Offpaper Copilot.
Schnellzugriff	Leer starten legt ein leeres Formular an, Aus Vorlage führt in die Vorlagenbibliothek. Im Expert Plan kommt PDF oder Word-Datei befüllen dazu: Du lädst eine ausfüllbare PDF-Datei oder eine Word-Vorlage hoch, und Offpaper legt die passenden Bausteine dafür an - Details unter Ausfüllbares PDF und Word-Vorlage.
Zuletzt bearbeitet	Die Formulare, an denen Du zuletzt gearbeitet hast - ein Klick öffnet sie direkt im Formular-Designer. Alle Formulare findest Du weiterhin unter Meine Formulare.

Alternativ gelangst Du auch direkt aus Meine Formulare in den Formular-Designer: über Neues Formular erstellen für ein leeres Formular, oder über das Stift-Symbol Formular bearbeiten bei einem bestehenden Formular. Existiert dort bereits ein gespeicherter Entwurf neben einer veröffentlichten Version, fragt Offpaper nach, welche der beiden Du bearbeiten möchtest - Details dazu findest Du im Abschnitt „Ein Formular öffnen“ von Meine Formulare.

Oben im Formular-Designer findest Du bei jedem geöffneten Formular dieselbe Kopfleiste - sie bleibt auch in den Reitern Bericht und Workflow gleich:

Element	Wofür
Reiter 1 Formular / 2 Bericht / 3 Workflow	Die Nummer im Reiter zeigt den Zustand: gefüllt = alles in Ordnung, gelb = etwas verlangt vor dem Veröffentlichen noch einen Blick (z. B. ein noch nicht angepasster PDF-Dateiname), gestrichelt = in diesem Reiter ist noch nichts angelegt. Enthält ein Reiter Fehler, ist er zusätzlich rot umrandet und trägt ein Ausrufezeichen.
Icon und Name des Formulars	Ein Klick auf das Icon öffnet den Dialog Icon auswählen (das Icon erscheint später in der App neben dem Formularnamen). Ein Klick auf den Namen macht ihn direkt bearbeitbar.
Zahnrad (Formulareinstellungen)	Direkt neben dem Namen. Öffnet die Formulareinstellungen mit Name und Icon, Beschreibung, Kategorien und KI-Spracheingabe. Fehlt einer Kategorie der Name, ist das Zahnrad rot markiert.
Rückgängig / Wiederherstellen	Nimmt den letzten Arbeitsschritt zurück bzw. holt ihn wieder - auch per Strg+Z und Strg+Y, über alle drei Reiter hinweg.
Vorschau	Öffnet die Live-Vorschau der App oder die PDF-Vorschau eines Berichts - über den Pfeil daneben wählst Du gezielt aus. Beide Vorschauen lassen sich in ein eigenes Browserfenster herauslösen, siehe Speichern & Veröffentlichen.
Veröffentlichen (Wolke mit Pfeil)	Veröffentlicht eine neue Version des Formulars.
Speicher-Status (Wolken-Symbol)	Ganz rechts in der Leiste. Zeigt an, ob alle Änderungen gespeichert sind - der Designer speichert automatisch, siehe Speichern & Veröffentlichen.

Das Zahnrad neben dem Formularnamen öffnet die Formulareinstellungen - ein Fenster mit vier Karten, das Du in allen drei Reitern erreichst:

Karte	Was Du dort einstellst
Name und Icon	Über Icon ändern wählst Du das Icon, im Feld Name des Formulars den Namen. Beides zeigt die App in der Formularübersicht an - siehe Formular finden und starten.
Beschreibung (optional)	Bearbeiten öffnet den Dialog Beschreibung. Der Text erscheint in Meine Formulare und hilft deinem Team, das richtige Formular zu finden.
Kategorien	Bearbeiten öffnet den Dialog Kategorien, in dem Du bis zu drei Kategorien mit Farbe vergibst - Ablauf unter Kategorien vergeben.
KI-Spracheingabe	Legt fest, in welchen Bereichen App-Benutzer einen Bereich per Sprache befüllen dürfen: In allen Bereichen, Nur in ausgewählten Bereichen oder Deaktiviert. Bei Nur in ausgewählten Bereichen schaltest Du anschließend je Bereich über das Copilot-Symbol in der Bereichs-Werkzeugleiste. Was die KI-Spracheingabe in der App leistet, steht unter Offpaper Copilot.

Schaltest Du die KI-Spracheingabe auf Deaktiviert, obwohl bereits einzelne Bereiche ausgewählt sind, fragt Offpaper mit KI-Spracheingabe deaktivieren? einmal nach - mit Ja, deaktivieren verlierst Du die Auswahl der Bereiche, Abbrechen lässt alles, wie es war.

Ein Formular besteht aus Bereichen, die wiederum Bausteine enthalten - die eigentlichen Eingabefelder. Es gibt vier Bereichstypen:

Bereichstyp	Wofür
Bereich	Eine Gruppierung von Bausteinen, die in der App auf- und zugeklappt werden kann - der Standardfall, z. B. „Allgemeine Informationen“.
Wiederholungsgruppe	Wie ein Bereich, aber der App-Benutzer kann die enthaltenen Bausteine mehrfach als einzelne Einträge erfassen, z. B. „Mitarbeiter“ (ein Eintrag pro Person). Details unter Wiederholungsgruppen.
Abschnitt	Fasst mehrere Bereiche zu einer größeren Einheit zusammen, z. B. „Persönliche Daten“ mit mehreren untergeordneten Bereichen. Details unter Abschnitte & Wiederholungsabschnitte.
Wiederholungsabschnitt	Wie ein Abschnitt, aber die enthaltenen Bereiche lassen sich als Ganzes mehrfach erfassen, z. B. „Wochenbericht“ mit einem Eintrag pro Woche.

Jeder Bereich braucht einen Namen - Du trägst ihn im Feld Name der Bereichseinstellungen ein. Er dient als Überschrift im PDF-Bericht und wird - sofern der Bereich als Wert für Formeln oder Vorbelegungen verwendet wird - auch als Variable genutzt.

Es gibt keinen „Hinzufügen“-Button: Du ziehst Bausteine aus der Palette rechts (Reiter Bausteine) direkt in einen Bereich im Canvas links, oder auf die freie Fläche darunter, um gleichzeitig einen neuen Bereich zu erzeugen. Die Palette gliedert sich in fünf thematische Bereiche (z. B. „Eingabe“, „Auswahl“); über das Suchfeld Bausteine durchsuchen … filterst Du zusätzlich nach Namen, über alle Bereiche hinweg. Welche Bausteine es gibt und wie Du sie einrichtest, zeigt die Seite Bausteine & Feldtypen.

Jeder Bereich hat rechts oben eine eigene Werkzeugleiste:

Symbol	Wofür
Zahnrad	Blendet die Bereichseinstellungen ein (Name, Beschreibung, Anzeigebedingungen).
Copilot-Symbol	Schaltet die KI-Spracheingabe für genau diesen Bereich ein oder aus - nur anklickbar, wenn in den Formulareinstellungen Nur in ausgewählten Bereichen gewählt ist. Bei In allen Bereichen zeigt das Symbol nur an, dass die Spracheingabe aktiv ist.
Wiederhol-Symbol	Wandelt den Bereich in eine Wiederholungsgruppe um (bzw. zurück in einen einfachen Bereich) - der Inhalt lässt sich dann mehrfach statt genau einmal erfassen.
Pfeile-Zusammen-Symbol	Bettet den Bereich in einen neuen Abschnitt ein (nur auf oberster Ebene sichtbar - liegt der Bereich bereits in einem Abschnitt, zeigt das Symbol stattdessen Herauslösen).
Pfeiltasten (auf/ab)	Verschiebt den Bereich in der Reihenfolge nach oben oder unten.
Pfeiltasten (auf-/zuklappen)	Öffnet oder schließt die Detailansicht des Bereichs.
Duplizieren	Klont den Bereich inklusive aller enthaltenen Bausteine und Einstellungen.
Papierkorb	Löscht den Bereich, nach einer Sicherheitsabfrage.
Mehr-Menü (drei Punkte)	Mit Hilfe öffnen, Bereich in Zwischenablage kopieren (zum Einfügen in ein anderes Formular) und Bereich in Bereichsvorlagen speichern.

Bei Wiederholungsgruppen und Abschnitten kommt ein Info-Symbol dazu, das die passende Handbuchseite öffnet.

Ein Formular fasst höchstens 600 Bausteine. Liegen mehr darin, meldet der Formular-Designer das in der Kopfleiste als Fehler, und das Formular lässt sich so nicht veröffentlichen. Statt wiederkehrende Bausteine mehrfach anzulegen, bildest Du sie dann als Wiederholungsgruppe ab: Klicke dazu im gewünschten Bereich rechts oben auf das Wiederhol-Symbol - die Bausteine einer Gruppe zählen nur einmal, egal wie oft App-Benutzer sie beim Ausfüllen wiederholen.

Im Reiter Bereichsvorlagen (neben Bausteine) fügst Du statt einzelner Bausteine ganze, vorgefertigte Bereiche ein. Du wählst zwischen zwei Quellen:

• Arbeitsbereich-Vorlagen - Bereiche, die Du selbst über Bereich in Bereichsvorlagen speichern gesichert hast.
• Offpaper-Vorlagen - nützliche Bereichsvorlagen, die Offpaper bereitstellt.

Ziehe eine Vorlage in dein Formular oder klicke sie an, um vorab eine Detailansicht mit dem Button Bereich in Formular einfügen zu öffnen.

Kategorien helfen dir, Formulare in Meine Formulare zu filtern. Du vergibst sie im Formular-Designer, nicht in Meine Formulare selbst:

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad neben dem Formularnamen und in den Formulareinstellungen auf der Karte Kategorien auf Bearbeiten.
2. Klicke im Dialog Kategorien auf Kategorie hinzufügen - bis zu drei Kategorien sind möglich, danach ist der Button deaktiviert.
3. Vergib pro Kategorie einen Namen (mit Autovervollständigung für bereits genutzte Kategorien deines Arbeitsbereichs) und wähle eine Farbe aus der Farbauswahl. Eine Kategorie ohne Namen markiert Offpaper als Fehler - solange sie besteht, ist auch das Zahnrad in der Kopfleiste rot.
4. Nicht mehr benötigte Kategorien entfernst Du über das Papierkorb-Symbol Kategorie entfernen in ihrer Zeile.
5. Speichern übernimmt die Kategorien, Abbrechen verwirft deine Änderungen.

Siehe auch:

• Wiederholungsgruppen - einen Bereich mehrfach erfassbar machen, Einstellungen und Verhalten in der App
• Abschnitte & Wiederholungsabschnitte - mehrere Bereiche zusammenfassen und als Ganzes wiederholbar machen
• Abhängigkeiten & Vergleichsoperatoren - vollständige Übersicht, welcher Operator zu welchem Bausteintyp passt
• Offpaper Copilot - Formulare per KI bauen, KI-Spracheingabe in der App
• Meine Formulare - Formulare anlegen, duplizieren, öffnen
• Bericht-Designer - Reiter „Bericht“
• Workflow & Automatisierungen - Reiter „Workflow“
• Vorlagenbibliothek - neues Formular aus einer Offpaper-Vorlage
• Stammdaten - Tabellen für den Baustein „Stammdaten“
• Rollen & Rechte - wer ein veröffentlichtes Formular sehen darf
• Formular finden und starten - wo Name und Icon des Formulars in der App erscheinen