Dokument-Zähler

Ein Dokument-Zähler nummeriert Einsendungen automatisch fortlaufend durch

• zum Beispiel für „Bericht Nr. 42“ im PDF-Dateinamen oder im Bericht selbst. Offpaper führt dabei drei unabhängige Zähler-Ebenen gleichzeitig: einen globalen Zähler für den gesamten Arbeitsbereich, einen eigenen Zähler je Formular und einen eigenen Zähler je Stammdaten-Wert, zum Beispiel je Baustelle oder Fahrzeug. Dieses Kapitel zeigt dir, wo Du jede der drei Ebenen findest und änderst.

Die drei Ebenen im Überblick

Ebene	Zählt…	Wo einstellbar
Global (pro Arbeitsbereich)	Alle Einsendungen aller Formulare zusammen	Einstellungen → Dokument-Zähler
Pro Formular	Nur Einsendungen dieses einen Formulars	Meine Formulare → Formular bearbeiten → Tab Zähler
Pro Stammdaten-Wert	Nur Einsendungen mit einem bestimmten Stammdaten-Eintrag (z. B. pro Baustelle oder Fahrzeug)	Formular Designer → Einstellungen des Stammdaten-Bausteins → Zähler-Symbol

Die drei Ebenen zählen unabhängig voneinander - es gibt keinen Vererbungs- oder Fallback-Mechanismus zwischen ihnen. Änderst Du zum Beispiel den formularspezifischen Zähler, bleibt der globale Zähler davon unberührt und umgekehrt.

Derselbe globale Wert an drei Stellen

Der globale Zähler auf dieser Einstellungsseite, die Checkbox „global zählen“ im PDF-Baustein Dokumentzähler (siehe PDF-Designer) und die Variable „Dokumentzähler (pro Arbeitsbereich)“ im Freitext-Editor beziehen sich alle auf denselben Zählerstand - es handelt sich technisch um denselben Wert, nur an drei verschiedenen Stellen sichtbar und nutzbar.

Globalen Zähler ändern

1. Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Dokument-Zähler. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren sichtbar.

2. Die Seite zeigt dir den aktuellen Zählerstand und die Nummer, die das nächste abgesendete Formular erhalten wird.

   

3. Klicke auf Globalen Dokument-Zähler ändern. Es öffnet sich ein Modal mit demselben Titel.

   

4. Trage im Zahlenfeld Zähler eine ganze Zahl ≥ 0 ein. Direkt darunter zeigt Offpaper live in einer Vorschau, welche Nummer das nächste Formular dadurch erhält.

5. Klicke auf Speichern, oder auf Abbrechen, um ohne Änderung zurückzukehren.

Formularspezifischen Zähler ändern

Zusätzlich zum globalen Zähler hat jedes Formular einen eigenen Zähler, der ausschließlich Einsendungen dieses einen Formulars zählt - unabhängig vom globalen Zähler. Den zugehörigen Tab findest Du auch in Meine Formulare kurz erwähnt.

1. Öffne in Meine Formulare das gewünschte Formular über das Stift-Symbol Formular bearbeiten und wechsle zum Tab Zähler. Dieser Tab ist nur für Administratoren sichtbar.

   

2. Die Seite zeigt den aktuellen Stand genauso wie beim globalen Zähler. Als Administrator siehst Du zusätzlich den Link „Den globalen Zähler (formularübergreifend) kannst du hier ändern.“, der direkt zur globalen Einstellungsseite führt.

3. Klicke auf Formular-spezifischen Dokument-Zähler ändern - es öffnet sich dasselbe Modal-Muster wie beim globalen Zähler.

Zähler pro Stammdaten-Wert ändern

Bei einem Baustein, der auf eine Stammdaten-Tabelle verweist - zum Beispiel eine Liste von Baustellen oder Fahrzeugen - kannst Du jedem einzelnen Stammdaten-Eintrag einen eigenen Zähler geben. So bekommt z. B. jede Baustelle ihre eigene, bei 1 startende Berichtsnummerierung.

1. Öffne das Formular im Formular Designer über den Button Formular bearbeiten.

2. Öffne die Einstellungen des betreffenden Stammdaten-Bausteins - eines Bausteins, der auf eine Tabelle aus dem Kapitel Stammdaten verweist.

3. Klicke auf das Zähler-Symbol (Tooltip „Dokumentzähler bearbeiten“). Es öffnet sich der Dialog „Dokumentzähler pro {Name der Stammdaten-Tabelle} setzen“ mit einer Tabelle: eine Zeile pro Stammdaten-Eintrag, jeweils mit eigenem Zählerstand.

   

4. Klicke neben dem gewünschten Eintrag auf das Stift-Symbol (Tooltip „Zähler bearbeiten“). Es öffnet sich das Modal „Dokument-Zähler ändern“ für genau diesen einen Eintrag, mit einer Vorschau der Zählernummer, die das nächste Formular mit diesem Eintrag erhält.

5. Klicke auf Speichern. Offpaper bestätigt die Änderung.

Nur bei einfachen Stammdaten-Bausteinen verfügbar

Das Zähler-Symbol steht nur zur Verfügung, wenn dem Baustein eine Stammdaten-Tabelle zugewiesen ist und sich der Baustein nicht in einer Wiederholungsgruppe befindet.

Einen Zähler in einem Bericht verwenden

Es gibt mehrere Wege, den aktuellen Zählerstand in einem Bericht, einer Automatisierung oder einem Dateinamen anzuzeigen - überall unter demselben Namen Dokumentzähler, mit denselben Unteroptionen pro Arbeitsbereich, pro Formular und, dynamisch für jeden Stammdaten-Baustein im Formular, pro {Stammdaten-Tabellenname}:

• Im Freitext-Editor oder im Feld PDF-Dateiname tippst Du $ und wählst die gewünschte Variante aus.
• Im PDF-Designer fügst Du den eigenständigen Baustein Dokumentzähler ein. In dessen Einstellungen legst Du fest, ob er global über alle Formulare hinweg zählt (Checkbox „global zählen“) oder abhängig von einem Stammdaten-Baustein zählt (Switch „Abhängigkeit einer Variable“, z. B. um pro Projekt zu nummerieren).
• Auf der Word-Vorlage ordnest Du einem Platzhalter in der Spalte Variablen den Dokumentzähler zu, genau wie jede andere Formular-Variable.
• Im Workflow steht der Dokumentzähler sowohl beim Daten-Webhook und Datei-Webhook (Feld Value im Abschnitt Datensatz) als auch beim Automations-Baustein Stammdateneintrag ändern / hinzufügen als Wertquelle zur Verfügung - dort sowohl für Text- als auch für Zahl-Spalten der Zieltabelle.

Zähler zurücksetzen kann zu doppelten Nummern führen

Offpaper verhindert nicht, einen Zähler auf einen niedrigeren Wert zurückzusetzen, und warnt auch nicht vor doppelt vergebenen Dokumentnummern. Setzt Du einen Zähler manuell zurück, können neue Einsendungen dieselbe Nummer wie bereits vorhandene Berichte erhalten. Reduziere einen Zählerstand deshalb nur, wenn Du dir der Folgen bewusst bist.

Siehe auch:

• Meine Formulare - Tab „Zähler“ im Kontext der übrigen Formular-Tabs
• PDF-Designer - Baustein „Dokumentzähler“ und Variablen im Freitext-Editor
• Stammdaten - Stammdaten-Tabellen anlegen und pflegen
• Bausteine & Feldtypen - Stammdaten-Bausteine einrichten