Benutzergruppen

Dieses Kapitel zeigt dir die konkrete Bedienung der Benutzergruppen: Gruppen anlegen, Mitglieder zuordnen und den Formularzugriff einer Gruppe festlegen. Was eine Benutzergruppe grundsätzlich ist und wofür Du sie einsetzt, erklärt das Kapitel Rollen & Rechte, Abschnitt „Benutzergruppen“.

Wo finde ich die Benutzergruppen?

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Benutzer-Gruppen. Dieser Menüpunkt ist ausschließlich für Administratoren sichtbar und erreichbar.

Oben auf der Seite weist Offpaper auf den Zweck von Benutzergruppen hin: Sie steuern, welche Benutzer ein Formular ausfüllen oder Einsendungen anderer Benutzer im Posteingang sehen dürfen.

Die Liste zeigt folgende Spalten:

Spalte	Bedeutung
Gruppenname	Name der Gruppe.
Mitglieder	Avatare der Gruppenmitglieder, maximal fünf sichtbar - weitere Mitglieder zeigt Offpaper als „+n“.

Dazu die Icons zum Bearbeiten und Löschen einer Gruppe. Das Suchfeld „Gruppen durchsuchen“ hilft bei vielen Gruppen. Über das Pfeil-Icon neben Gruppenname sortierst Du die Liste zusätzlich auf- oder absteigend - die Spalte Mitglieder mit ihren Avatar-Bildern lässt sich nicht sortieren.

Die Standardgruppe „Alle Benutzer“ ist immer vorhanden, ihr Löschen-Icon ist deaktiviert - Details dazu findest Du im Kapitel Rollen & Rechte.

Eine neue Gruppe anlegen

1. Klicke oben rechts auf Gruppe hinzufügen. Oben in der Tabelle erscheint eine neue Eingabezeile mit dem Feld Gruppen-Name.

2. Gib den Namen ein und bestätige mit Enter oder einem Klick auf das Speichern-Symbol. Abbrechen kannst Du über Escape oder das X-Symbol.

3. Der Name ist Pflicht und muss einzigartig sein. Ist der Name bereits vergeben, weist Offpaper darauf hin.

4. Die neue Gruppe erscheint sofort in der Liste - zunächst noch ohne Mitglieder.

Der Gruppenname lässt sich nachträglich nicht ändern

Es gibt keine Möglichkeit, den Namen einer Gruppe nachträglich zu bearbeiten - Du kannst eine Gruppe nur anlegen oder löschen. Wähle den Namen deshalb gleich passend.

Mitglieder verwalten

1. Klicke in der Liste auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) der gewünschten Gruppe. Du landest auf der Detailseite Benutzergruppe {Gruppenname}.
2. Klicke auf Mitglieder bearbeiten. Ein Modal mit zwei Spalten öffnet sich: links Benutzer (noch nicht in der Gruppe), rechts Gruppenmitglieder (bereits in der Gruppe). Das Suchfeld „Benutzer durchsuchen“ oben im Modal filtert beide Spalten.
3. Klicke bei einem Benutzer links auf das Plus-Symbol, um ihn zur Gruppe hinzuzufügen - das wird sofort übernommen, ohne separaten Speichern-Schritt.
4. Klicke bei einem Mitglied rechts auf das Papierkorb-Symbol, um es wieder aus der Gruppe zu entfernen.
5. Schließe das Modal über Fenster schließen.

Standardgruppe „Alle Benutzer“ ohne manuelle Mitgliederverwaltung

Bei der Standardgruppe „Alle Benutzer“ ist der Button Mitglieder bearbeiten ausgeblendet. Ihre Mitgliederliste lässt sich nicht manuell verändern - Details dazu findest Du im Kapitel Rollen & Rechte.

Formularzugriff einer Gruppe festlegen

Unterhalb der Mitgliederliste zeigt die Detailseite einer Gruppe eine Tabelle mit einer Zeile pro Formular und den Spalten Formular, Kategorie, Formular in App sichtbar, (nur im Expert Plan) Daten aus Submissionen anderer Benutzer in App übernehmen und Submissionen anderer Benutzer in Posteingang sichtbar. Das ist genau dieselbe Matrix wie im Formular-Tab Berechtigungen - hier nur aus der Perspektive einer einzelnen Gruppe statt eines einzelnen Formulars. Was die drei Spalten bedeuten, erklärt das Kapitel Rollen & Rechte.

Änderungen an den Checkboxen speichert Offpaper sofort, ohne separaten Speichern-Button - erkennbar an einem kurzen Lade- und Erfolgssymbol oben auf der Seite.

Zum Filtern stehen dir das Suchfeld „Formulare durchsuchen“ und gegebenenfalls eine Kategorie-Filterleiste zur Verfügung.

Gruppe löschen

Löschen ist unwiderruflich

Klicke in der Liste (nicht auf der Detailseite) auf das Papierkorb-Symbol der gewünschten Gruppe. Der Dialog „Gruppe löschen?“ weist darauf hin, dass die Gruppe und alle Zuordnungen von Benutzern zu ihr nicht wiederherstellbar sind - die Löschung ist endgültig.

Bestätige mit Ja, Gruppe löschen oder brich mit Abbrechen ab. Die Standardgruppe „Alle Benutzer“ lässt sich nicht löschen - ihr Löschen-Icon ist deaktiviert.

Zweiter Einstiegspunkt: aus dem Einladeformular

Im Einladeformular unter Einstellungen - Benutzer findest Du im Abschnitt Benutzergruppen ebenfalls einen Button Gruppe erstellen. Er öffnet keinen Anlage-Modus direkt im Formular, sondern führt dich nur zu dieser Seite - das Anlegen selbst läuft wie oben beschrieben über Gruppe hinzufügen.

Siehe auch:

• Rollen & Rechte - was eine Benutzergruppe grundsätzlich ist, die Standardgruppe „Alle Benutzer“ und die Bedeutung der drei Berechtigungs-Spalten
• Einstellungen - Benutzer - Benutzer einladen und Gruppen im Einladeformular zuordnen