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Formularbaukasten

Automatischer Excel-Abgleich unter Windows

Mit einem Power-Query-Skript aus Offpaper eine Excel-Datei einmalig einrichten, die sich per Klick mit neuen Formulareinsendungen aktualisieren lässt.

Mit dieser Anleitung richtest Du eine Excel-Datei ein, die sich jederzeit per Klick mit den neuesten Einsendungen eines Formulars aktualisieren lässt - anders als der einmalige Excel-Export, bei dem Du für jede neue Auswertung erneut in Offpaper einen Export anstoßen musst. Die Einrichtung erfolgt einmalig über ein Power-Query-Skript, das Offpaper für dich erzeugt.

  1. Öffne Excel und klicke im Menüband auf Daten.

    Excel-Menüband mit dem markierten Reiter Daten

  2. Klicke auf Daten abrufen und wähle Power-Query-Editor starten.

    Menü Daten abrufen mit dem Eintrag Power-Query-Editor starten

  3. Mach im linken Bereich unter Abfragen einen Rechtsklick, wähle Neue Abfrage → Andere Quellen → Leere Abfrage.

    Kontextmenü im Power-Query-Editor mit dem Pfad Neue Abfrage, Andere Quellen, Leere Abfrage

  4. Mach auf die neu erstellte Abfrage erneut einen Rechtsklick und wähle Erweiterter Editor.

    Kontextmenü der neuen Abfrage mit dem Eintrag Erweiterter Editor

  5. Wechsle in Offpaper zu Meine Formulare, öffne dein Formular und wechsle in den Tab REST-API. Klicke auf Skript generieren, bestätige den Sicherheitshinweis und kopiere das erzeugte Skript in die Zwischenablage.

    Tab REST-API des Formulars mit dem Button Skript generierenErzeugtes Power-Query-Skript mit Kopieren-Symbol zum Übernehmen in die Zwischenablage

  6. Füge das Skript im Erweiterten Editor ein und ersetze darin den gut sichtbaren Platzhalter <HIER DEINEN API-KEY EINFÜGEN> durch deinen eigenen API-Schlüssel - den hast Du beim Anlegen des Schlüssels einmalig kopiert. Klicke danach auf Fertig. Erscheint eine Datenvorschau, war die Einrichtung erfolgreich - fahre mit Schritt 7 fort. Bei einer Fehlermeldung hilft einer der beiden Abschnitte unten.

    Erweiterter Editor mit eingefügtem Power-Query-Skript und dem Button Fertig

  7. Klicke oben links auf Schließen & Laden, um die Abfrage zu speichern.

    Datenvorschau im Power-Query-Editor mit dem Button Schließen & Laden oben linksExcel-Tabelle mit geladenen Formulardaten nach dem Speichern der Abfrage

Wenn etwas nicht funktioniert

Abschnitt betitelt „Wenn etwas nicht funktioniert“

Wenn „Anmeldeinformationen bearbeiten“ erscheint

Abschnitt betitelt „Wenn „Anmeldeinformationen bearbeiten“ erscheint“

Zeigt Excel eine Fehlermeldung zu den Anmeldeinformationen, klicke auf Anmeldeinformationen bearbeiten und wähle im Dropdown-Menü die letzte Option aus.

Fehlermeldung zu ungültigen Anmeldeinformationen mit dem Button Anmeldeinformationen bearbeiten

Wenn die Spalte nicht gefunden wird

Abschnitt betitelt „Wenn die Spalte nicht gefunden wird“

Diese Fehlermeldung erscheint, wenn das Formular noch nie abgesendet wurde - Excel kann die Spalten dann nicht zuordnen. Sende das Formular einmal testweise in der App ab und klicke danach in Excel im Menü auf Vorschau aktualisieren.

Fehlermeldung, dass eine Spalte der Tabelle nicht gefunden wurde

Daten aktualisieren

Abschnitt betitelt „Daten aktualisieren“

Um neue Einsendungen abzurufen, klickst Du in Excel jederzeit auf Daten → Alle aktualisieren. Gab es seit der letzten Aktualisierung keine neue Einsendung, meldet Excel, dass die Spalte „Column1“ nicht gefunden wurde - das ist in diesem Fall kein Fehler, sondern bedeutet lediglich, dass nichts Neues vorliegt.

Fehlermeldung, dass die Spalte Column1 der Tabelle nicht gefunden wurde, weil keine neuen Formulare abgesendet wurden

Siehe auch: