PDF-Designer

Der PDF-Designer ist der Standard-Modus des Berichtdesigners: Du baust das PDF aus den Bereichen und Bausteinen deines Formulars zusammen, ergänzt reine PDF-Elemente wie Überschriften oder einen Dokumentzähler und legst das Seitenlayout fest. Er ist ohne Expert Plan nutzbar.

Layout-Einstellungen

Ist PDF-Designer gewählt, folgt unter den Meta-Einstellungen die Karte Layout-Einstellungen:

Einstellung	Bedeutung
Kopf- und Fußzeile / Briefpapier	Eine Auswahlliste mit den in den PDF-Einstellungen angelegten Profilen. Über das Stift-Symbol daneben (Einstellungen bearbeiten) springst Du direkt dorthin, um ein Profil zu ändern oder ein neues anzulegen - im Berichtdesigner selbst wählst Du nur aus, Du bearbeitest hier nichts.
Bereiche und Bausteine ohne Eingaben trotzdem im Report ausgeben?	Eine Checkbox. Ist sie aktiv, gibt Offpaper auch Bausteine aus, die der App-Benutzer nicht ausgefüllt hat, mit dem Vermerk „[keine Eingabe]“.
Links für Fotos und Unterschriften auf dem PDF erstellen?	Eine Checkbox. Ist sie aktiv, wird jedes Foto und jede Unterschrift im PDF zu einem klickbaren Link auf die Originaldatei.
Ausrichtung	Hochformat (Standard für Dokumente) oder Querformat (sinnvoll bei vielen Tabellen oder breiten Inhalten).
Textdichte	Normal (gewohnte Schriftgröße und Abstände), Kompakt (kleinere Schriftgröße, engere Abstände) oder Ultra-Kompakt (noch kleinere Schriftgröße, noch engere Abstände) - hilfreich, um ein umfangreiches Formular auf weniger Seiten zu drucken.

Achtung bei Querformat und eigenem Briefpapier

Nutzt Du in den PDF-Einstellungen ein eigenes Briefpapier und stellst hier Querformat ein (oder druckst eine Tabelle im Querformat), weist Offpaper darauf hin, die Kompatibilität mit dem Briefpapier zu prüfen. Passe bei Bedarf die Seitenränder in den PDF-Einstellungen an oder wechsle dort in den Modus Kopf- und Fußzeile.

Seiteninhalt

Rechts neben dem Bericht findest Du die Palette mit zwei Karten: Bereiche (alle Bereiche deines Formulars) und Bausteine (reine PDF-Elemente, die es im Formular selbst nicht gibt).

1. Ziehe einen Bereich oder Baustein aus der Palette rechts in die Karte Seiteninhalt links, oder auf die Fläche darunter mit dem Hinweis „Füge etwas in die Seite ein“.
2. Ein bereits platzierter Bereich wird in der Palette grau hinterlegt und lässt sich kein zweites Mal ziehen - jeder Bereich kann pro Bericht nur einmal vorkommen.
3. Über Alle Bereiche zum Seiteninhalt hinzufügen unterhalb der Bereiche-Palette fügst Du auf einen Schlag alle noch fehlenden Bereiche hinzu.
4. Über das Suchfeld Bereiche durchsuchen … filterst Du die Palette bei langen Formularen nach Namen.

Hat dein Formular noch gar keine Bereiche, zeigt die Palette stattdessen den Hinweis, zuerst einen Bereich im Formular Designer anzulegen.

Neben den Bereichen bietet der Seiteninhalt eine Reihe von Bausteinen - von der Überschrift bis zum PDF-Anhang -, die es nur im Bericht gibt, nicht im Formular selbst. Du findest sie in der Palette Bausteine unter der Bereiche-Palette (siehe Screenshot oben). Wie bei Formular-Bausteinen legst Du auch hier über „Bereich/Baustein anzeigen wenn“ fest, wann ein Baustein im Bericht erscheint, siehe Abhängigkeiten & Vergleichsoperatoren.

Überschrift

Erzeugt eine zusätzliche Überschrift im PDF-Bericht - z. B. um einen Abschnitt zu betiteln, für den es im Formular selbst keinen eigenen Bereich gibt.

• Überschrift - der Text, der im Bericht angezeigt wird.
• Schriftgröße - ein Regler, über den Du die Textgröße der Überschrift einstellst.

Anwendungsbeispiel: Vor einem freien Bemerkungsblock am Ende eines Wartungsberichts setzt Du eine Überschrift „Zusätzliche Details“, damit sich der Abschnitt im PDF optisch vom Rest abhebt.

Freitext-Editor

Zeigt einen frei formulierten, formatierten Text oder eine Tabelle im Bericht - etwa für ein Anschreiben, rechtliche Hinweise oder eine Zusammenfassung. Über die Werkzeugleiste formatierst Du den Text (fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, Schrift- und Hintergrundfarbe, Ausrichtung, Überschriften, nummerierte und unnummerierte Listen, Link, Zitat sowie Tabellenfunktionen); mit $ fügst Du an der Cursorposition eine Variable aus dem Formular ein.

• Darstellung - legt fest, wie der Freitext-Block im Bericht angezeigt wird, z. B. ohne eigenen Titel über die volle Seitenbreite.

Anwendungsbeispiel: Ein Wartungsunternehmen hinterlegt im Freitext-Editor ein fertiges Rechnungsschreiben („Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit stellen wir Ihnen $ in Rechnung …“) und fügt per $ die passenden Variablen ein - z. B. den Dokumentzähler als Belegnummer, das Submissionsdatum und den Namen des Bearbeiters.

Dokumentzähler

Nummeriert die erzeugten Berichte eines Formulars automatisch fortlaufend, unabhängig davon, wer das Formular absendet - siehe Einstellungen - Dokument-Zähler.

• Bezeichnung - der Text, der im Bericht vor der Zählernummer steht.
• Zähler über alle Formulareinträge hinweg global im Arbeitsbereich hochzählen (Checkbox) und Zähler in Abhängigkeit einer Variable hochzählen (Switch, um z. B. pro Projekt zu zählen) schließen sich gegenseitig aus - aktivierst Du eine der beiden Optionen, deaktiviert Offpaper die andere automatisch.
• Ist der Switch aktiv, wählst Du zusätzlich den Baustein, dessen Wert den Zähler steuert (z. B. ein Stammdaten-Baustein).

Anwendungsbeispiel: Ein Fuhrpark-Betrieb zählt Wartungsberichte pro Fahrzeug durch, indem er den Zähler an den Stammdaten-Baustein „Fahrzeug“ koppelt - jedes Fahrzeug erhält so seine eigene fortlaufende Berichtsnummer statt einer arbeitsbereichsweiten Zählung.

Auswertung Audit-Check

Berechnet eine automatische Auswertung (Negativquote, Gesamtscore, Zielerreichung) aus allen „Multiple Choice (Audit)“-Bausteinen des Formulars.

• Name - die Bezeichnung, unter der die Auswertung im Bericht erscheint.

Antworten, die im jeweiligen „Multiple Choice (Audit)“-Baustein als „Nicht anwendbar” markiert sind, fließen in keine der drei Kennzahlen ein - weder in die Negativquote noch in den Gesamtscore oder den maximal möglichen Score. Sind bei einer Einsendung alle beantworteten Prüfpunkte „Nicht anwendbar“, zeigt die Auswertung überall 0 %.

Anwendungsbeispiel: Ein Sicherheitsrundgang auf der Baustelle mit mehreren „Multiple Choice (Audit)“-Bausteinen fasst am Ende des Berichts automatisch zusammen, wie viele Prüfpunkte negativ ausgefallen sind und wie hoch der Gesamtscore der Begehung ist.

Seitenumbruch

Erzwingt einen Seitenumbruch im PDF-Bericht - ohne weitere Einstellungen außer der Anzeigebedingung.

Anwendungsbeispiel: In einem mehrteiligen Prüfbericht sorgst Du mit einem Seitenumbruch zwischen zwei Bereichen dafür, dass jeder Abschnitt auf einer eigenen Seite beginnt und beim Ausdrucken nicht mitten im Bereich umbricht.

Karte

Zeigt alle Geo-Positionen des Formulars auf einer Karte an, optional als Route verbunden.

• Überschrift - der Text, der über der Karte im Bericht angezeigt wird.
• Markerfarbe - die Farbe der Positionsmarker auf der Karte.
• Kartenart - Straßenkarte, Gelände, Hybrid oder Satellit, jeweils mit Live-Vorschau.
• Marker zu einer Route verbinden? - ein Schalter, der mehrere Geo-Positionen zu einer Route verbindet. Ist er aktiv, kommen zusätzlich Pfadfarbe, ein Regler für die Pfad-Dicke und die Checkbox „Ersten und letzten Marker verbinden? (Rundreise?)“ hinzu.

Anwendungsbeispiel: Ein Fuhrpark-Betrieb dokumentiert im Bericht die angefahrenen Baustellen eines Servicetechnikers als verbundene Route auf der Karte - inklusive Rückweg zum Ausgangspunkt über die Rundreise-Option.

Barcode

Zeigt den Wert eines Bausteins als Strichcode, QR-Code oder Datamatrix.

• Inhalt des Barcodes - der Baustein, dessen Wert codiert wird; bei Stammdaten-Bausteinen wählst Du zusätzlich das konkrete Feld. Zur Auswahl stehen nur Bausteine, die im Formular als Pflichtfeld markiert sind.
• Barcode-Format - Code 39, Code 128, QR-Code oder Datamatrix.
• Barcode-Ausrichtung - links, mittig oder rechts.
• Barcode-Größe - ein Regler in Prozent.
• Wert zusätzlich als Text unter dem Barcode drucken - eine Checkbox.

Anwendungsbeispiel: Ein Wartungsbericht codiert die Projektnummer als QR-Code, damit sie sich beim nächsten Einsatz direkt mit dem Smartphone einscannen lässt, statt sie manuell abzutippen.

PDF-Anhang

Hängt ein zusätzliches PDF (z. B. AGB) ans Ende des Berichts an - rutscht dabei automatisch immer an die letzte Stelle im Seiteninhalt.

• PDF - eine Auswahlliste mit allen bereits hochgeladenen PDFs. Über das Augen-Symbol öffnest Du eine Vorschau des gewählten PDFs, über das Plus-Symbol lädst Du ein neues PDF hoch.

Anwendungsbeispiel: Ein Serviceunternehmen hängt die aktuellen AGB oder eine Sicherheitsunterweisung als PDF an jeden Bericht an, ohne den Inhalt im Formular selbst duplizieren zu müssen.

Einen platzierten Bereich einrichten

Klappst Du einen platzierten Bereich im Seiteninhalt auf, findest Du:

• Bereichs-Überschrift auf Report - drucken oder ausblenden.
• Anzahl Spalten - wie viele Bausteine des Bereichs nebeneinander gedruckt werden, maximal 10 im Hochformat und 20 im Querformat.
• Bei einer Wiederholungsgruppe zusätzlich Darstellung: Tabelle (ein Datensatz pro Zeile) oder Liste (jeder Eintrag untereinander wie im normalen Bereich).

Innerhalb des Bereichs blendest Du einzelne Bausteine über das Auge-Symbol an ihrer Zeile für den Bericht aus oder wieder ein - der Baustein bleibt dabei im Formular und in der App unverändert erhalten.

Foto (mehrfach): Standard- oder Galerie-Darstellung

Beim Baustein Foto (mehrfach) wählst Du über die Einstellung Darstellung, wie die Fotos im Bericht erscheinen:

• Standard - Titel links, Fotos rechts daneben, wie bei anderen Bausteinen. Über die Checkbox Fotos im Bericht mehrspaltig anzeigen stellst Du die Fotos zusätzlich nebeneinander statt untereinander dar.
• Galerie - der Titel steht über den Fotos, die Bilder nutzen die volle Seitenbreite. Über Anzahl Spalten legst Du fest, wie viele Fotos nebeneinander stehen (2, 3 oder 4) - ideal für Fotodokumentationen, bei denen die Bilder im Mittelpunkt stehen.

Neu in den Bericht gezogene Foto-(mehrfach)-Bausteine starten in der Galerie-Darstellung mit zwei Spalten; bestehende Berichte behalten ihre bisherige Standard-Darstellung, bis Du sie umstellst. Liegt der Baustein in einer als Tabelle dargestellten Wiederholungsgruppe, gibt es die Auswahl nicht - dort gilt immer die Standard-Darstellung. Hat der Formularautor für den Baustein Foto-Notizen aktiviert, druckt der Bericht die Notiz jeweils unter dem zugehörigen Foto.

Wiederholungsgruppen als Tabelle

Wählst Du bei einer Wiederholungsgruppe die Darstellung Tabelle, gilt zusätzlich:

• Erst über das Auge-Symbol der einzelnen Bausteine fügst Du sie als Spalte zur Tabelle hinzu - ohne mindestens eine sichtbare Spalte bleibt die Tabelle leer. Du wählst maximal vier Bausteine als Spalten aus - enthält eine der Spalten einen Foto-, Unterschrift- oder Skizze-Baustein, sind es maximal zwei.
• Bei den Bausteinen Zahleneingabe, Formel, Arbeitszeit und Zeitdifferenz erscheint zusätzlich ein Summenzeichen-Symbol (Σ) an der Spalte. Ein Klick berechnet die Spaltensumme automatisch und zeigt sie als Summenzeile unter der Tabelle an.
• Im Hochformat kannst Du die Tabelle über die Checkbox Tabelle in Querformat auf eigene Seite drucken trotzdem quer drucken lassen, ohne den ganzen Bericht auf Querformat umzustellen.
• Enthält die Tabelle drei oder mehr druckbare Spalten, druckt Offpaper in einer Foto-Spalte immer ein Foto pro Zeile - die Checkbox Fotos im Bericht mehrspaltig anzeigen ist dann deaktiviert, weil sie dort keine Wirkung hätte.
• Darunter zeigt Offpaper eine Tabellenvorschau mit den gewählten Spalten.

Tabellenvorschau zeigt Platzhalterdaten

Die Tabellenvorschau ist ein UI-Mockup mit Platzhalterinhalten (z. B. „Spaltenname - 1“, „Spaltenname - 2“, „…“) - keine echte PDF-Vorschau. Wie die Tabelle tatsächlich im fertigen PDF aussieht, siehst Du erst über die PDF-Vorschau in der Kopfleiste (siehe Speichern & Veröffentlichen).

Wiederholungsgruppen als Liste

Wählst Du stattdessen die Darstellung Liste, stehen eigene Einstellungen zur Verfügung:

• Dynamischer Eintragstitel - tippst Du hier $, fügst Du eine Variable aus dem Formular in den Titel jedes Eintrags ein. Ohne eigenen Titel nummeriert Offpaper automatisch durch: „1. Eintrag“, „2. Eintrag“ und so weiter. Für eine eigene Nummerierung steht dir dabei die Variable „Eintragsindex“ zur Verfügung.
• Seitenumbruch nach jedem Eintrag - eine Checkbox, die jeden Eintrag auf einer eigenen Seite beginnen lässt.

Häufig gestellte Fragen

Warum steht „[keine Eingabe]“ im Bericht, und wie blende ich leere Felder aus?

Wie stelle ich eine Wiederholungsgruppe als Tabelle dar?

Siehe auch:

• Berichtdesigner - Meta-Einstellungen und die drei Bericht-Modi im Überblick
• PDF-Einstellungen - Kopf-/Fußzeile- und Briefpapier-Profile anlegen und bearbeiten
• Einstellungen - Dokument-Zähler - Zählerstände des Dokumentzähler-Bausteins verwalten
• Speichern & Veröffentlichen - PDF-Vorschau und Veröffentlichung