Benutzer

Unter Einstellungen → Benutzer verwaltest Du alle Benutzer deines Arbeitsbereichs: Du lädst neue Benutzer ein, änderst Rolle und Stammdaten bestehender Benutzer, setzt Passwörter zurück, löschst Benutzer und siehst ein, auf welchen Geräten sich ein Benutzer angemeldet hat. Was die einzelnen Rollen inhaltlich dürfen, erklärt das Kapitel Rollen & Rechte - dieses Kapitel hier zeigt dir die konkrete Bedienung.

Um die Lizenzen selbst geht es hier nicht: Wie viele Lizenzen dein Arbeitsbereich hat, wie Du weitere buchst und wo Du Plan und Rechnungen findest, steht im Kapitel Einstellungen - Lizenzen & Abo. In der Benutzerverwaltung siehst Du nur, ob ein Benutzer einen Lizenzplatz belegt - erkennbar an seinem Status.

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Benutzer. Dieser Menüpunkt ist ausschließlich für Administratoren sichtbar und erreichbar (siehe Rollen & Rechte).

Die Seite zeigt zwei Tabellen: Gibt es offene Einladungen, steht der Abschnitt Ausstehende Einladungen oben, darunter folgt unter Benutzer die Liste der aktiven Benutzer. Beide haben dieselben Spalten. Bei vielen Benutzern hilft dir das Suchfeld „Benutzer durchsuchen“, das Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und den Namen des Vorgesetzten durchsucht. Zusätzlich filterst Du gezielt nach einer einzelnen Spalte: Klicke auf ihre Überschrift, um ein Suchfeld nur für diese Spalte einzublenden. Über das Pfeil-Icon daneben sortierst Du zusätzlich auf- oder absteigend - bei aktiven Benutzern funktioniert das für Name, E-Mail, Vorgesetzter, Rolle und Status, bei offenen Einladungen für alle Spalten außer Status (der dort immer „Einladung Ausstehend“ ist).

Die Liste zeigt folgende Spalten:

Spalte	Bedeutung
Name	Vor- und Nachname des Benutzers.
E-Mail	Die E-Mail-Adresse, mit der sich der Benutzer anmeldet.
Vorgesetzter	Der zugeordnete Vorgesetzte, sofern gesetzt (siehe Vorgesetzten auswählen).
Rolle	App-Benutzer, Anwender, Autor oder Administrator.
Status	Aktiv, Keine Lizenz oder Einladung Ausstehend.

Über den Excel-Button (Tooltip „Excel-Export“) lädst Du die komplette Liste als Excel-Datei herunter.

Oberhalb der Liste weist Offpaper auf einen wichtigen Zusammenhang zwischen Benutzern, Lizenzen und Mobilgeräten hin: Benutzerkonten können nicht geteilt werden, und pro Benutzer ist die Nutzung der Offpaper App auf zwei Mobilgeräten möglich - hat ein Benutzer ein neues Gerät, lässt sich das alte in der Geräteverwaltung oder in den Benutzereinstellungen deaktivieren. Verfügbare Lizenzen vergibt Offpaper automatisch: zuerst an Administratoren, danach an die übrigen Benutzer in einer Reihenfolge, die Du nicht beeinflussen kannst - eine manuelle Lizenzzuweisung je Benutzer gibt es nicht. Die Gerätezugriffe werden technisch registriert und lassen sich mit einem Klick auf den jeweiligen Benutzer einsehen.

1. Klicke auf Benutzer hinzufügen. Sind keine Lizenzen mehr frei, erscheint anstelle des Formulars ein Hinweis, dass Du die maximale Anzahl an Benutzern für dein aktuelles Lizenzkontingent erreicht hast; der Link Buche hier weitere Lizenzen. darin führt direkt zur Abo-Verwaltung unter Einstellungen - Lizenzen & Abo.

2. Fülle das Formular aus:

   • Vorname, Nachname und E-Mail sind Pflichtfelder, die E-Mail-Adresse muss ein gültiges Format haben.
   • Vorgesetzter ist optional (siehe Vorgesetzten auswählen).
   • Rolle ist Pflicht - App-Benutzer, Anwender, Autor oder Administrator. Was jede Rolle bedeutet, erklärt Rollen & Rechte.

3. Wählst Du die Rolle Administrator, aktiviert Offpaper automatisch die Checkbox „Fehlerinformationen per E-Mail erhalten?“ - bei jeder anderen Rolle deaktiviert Offpaper sie wieder automatisch. Du kannst das danach jederzeit manuell ändern. Ist die Checkbox aktiv, erhält der Benutzer E-Mails bei Fehlern in der Automation oder beim Stammdatenimport - etwa wenn eine E-Mail nicht versendet werden konnte, ein Upload in ein externes System fehlschlägt oder beim Stammdatenimport etwas nicht funktioniert.

4. Setze bei Bedarf die Checkbox 2-Faktor-Authentifizierung. Sie ist nur im Expert Plan aktiv - ohne Expert Plan bleibt sie ausgegraut und trägt ein „Expert“-Badge. Was die Pflicht für den Benutzer bedeutet (Abmeldung von allen Geräten, Einrichtung beim nächsten Login), steht im Kapitel Rollen & Rechte.

5. Ordne im Abschnitt Benutzergruppen über Gruppe hinzufügen optional eine oder mehrere Gruppen zu. Der Button ist deaktiviert, solange keine Gruppen existieren oder bereits alle ausgewählt sind. Über Gruppe erstellen springst Du direkt zu Einstellungen - Benutzergruppen, falls Du vorher noch eine neue Gruppe anlegen musst. Bereits zugeordnete Gruppen entfernst Du wieder über das Papierkorb-Icon daneben.

6. Klicke auf Einladen. Offpaper bestätigt die Einladung. Ist die E-Mail-Adresse bereits vergeben - für ein aktives Konto oder eine offene Einladung - weist Offpaper stattdessen darauf hin.

Nach dem Einladen taucht der neue Benutzer oberhalb der Benutzerliste im Abschnitt Ausstehende Einladungen auf - mit dem Status Einladung Ausstehend, bis er die Einladung annimmt. Über die beiden Symbole am Ende der Zeile löschst Du die Einladung wieder oder schickst sie erneut.

Ein Klick auf das Feld Vorgesetzter öffnet ein Modal „Benutzer auswählen“ mit dem Suchfeld „Benutzer durchsuchen“. Klickst Du auf einen Namen, übernimmt Offpaper ihn direkt als Vorgesetzten - die Option „Kein Vorgesetzter“ steht immer zur Verfügung. Ist bereits ein Vorgesetzter gesetzt, entfernst Du ihn über das Papierkorb-Icon neben dem Feld.

Wofür der Vorgesetzte genutzt wird - vor allem bei Freigabe-Aufgaben - erklärt Rollen & Rechte.

Über das Stift-Icon in der Liste öffnest Du dasselbe Formular wie beim Einladen. Zwei Besonderheiten gelten beim Bearbeiten:

• Das E-Mail-Feld ist gesperrt und lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.
• Bearbeitest Du deinen eigenen Account, ist zusätzlich das Rollen-Feld gesperrt - so kannst Du dich nicht versehentlich selbst von der Administrator-Rolle herabstufen.

Speichere deine Änderungen über den Button Speichern.

Auf der Detailseite eines Benutzers findest Du den Button Passwort zurücksetzen.

1. Klicke auf Passwort zurücksetzen.
2. Der Dialog „Passwort zurücksetzen?“ erklärt, dass der Benutzer eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen erhält und das Passwort erst nach dem Setzen des neuen Passworts geändert wird.
3. Bestätige mit Ja, Passwort zurücksetzen. Offpaper bestätigt den Versand.

Im Abschnitt Ausstehende Einladungen zeigt jede Zeile statt des Bearbeiten-Icons zwei andere Icons:

• Löschen - der Dialog „Einladung löschen?“ weist darauf hin, dass der Benutzer dem Arbeitsbereich danach nicht mehr beitreten kann. Bestätige mit Ja, Einladung löschen.
• E-Mail erneut verschicken - der Dialog „Einladung erneut senden?“ weist darauf hin, dass die neu versendete Einladung 7 Tage gültig ist. Bestätige mit Ja, Einladung erneut senden.

Unterhalb des Formulars auf der Detailseite zeigt der Abschnitt Geräte alle Geräte, auf denen sich dieser Benutzer angemeldet hat - inklusive Browserzugriffen. Das Suchfeld „Geräte durchsuchen“ hilft bei vielen Einträgen. Zusätzlich filterst Du nach einer einzelnen Spalte (Klick auf ihre Überschrift) und sortierst über das Pfeil-Icon daneben auf- oder absteigend - für alle sieben Spalten der Tabelle.

Spalte	Bedeutung
Zugriff mit	Name der App oder des Browsers, z. B. „Offpaper App“, „Google Chrome“, „Safari“.
Plattform	Betriebssystem oder Plattform des Geräts.
Gerätebezeichnung	Bezeichnung des Geräts.
App-Version	Version der Offpaper App auf diesem Gerät. Ist sie veraltet, weist der Startbildschirm Administratoren darauf hin und verlinkt hierher.
Benutzer	Name des Benutzers.
Status	Browserzugriff bei Web-Zugriffen, sonst Aktiviert oder Deaktiviert.
Zuletzt aktiv	Zeitpunkt der letzten Aktivität auf diesem Gerät.

Wie schon beim Hinweis oberhalb der Benutzerliste beschrieben: Pro Benutzer sind maximal zwei Mobilgeräte gleichzeitig aktiv. Ist das Limit erreicht, weist Offpaper darauf hin, dass zuerst ein vorhandenes Gerät über das Löschen-Symbol in der Geräteliste deaktiviert werden muss. Ist noch Kapazität frei, zeigt Offpaper stattdessen, auf wie vielen weiteren Mobilgeräten sich der Benutzer noch anmelden kann.

Über das Löschen-Icon deaktivierst Du ein mobiles Gerät - diese Option gibt es nur bei aktiven mobilen Geräten, nicht bei Web-Zugriffen. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein Mitarbeiter ein neues Diensthandy bekommt oder ein Gerät verloren gegangen ist.

1. Klicke auf das Löschen-Icon neben dem gewünschten Gerät.
2. Der Dialog „Gerät deaktivieren?“ weist darauf hin, dass sich das nächste Gerät, auf dem sich der Benutzer anmeldet, automatisch registriert.
3. Bestätige mit Ja, deaktivieren.

Siehe auch:

• Rollen & Rechte - was die vier Rollen jeweils dürfen
• Einstellungen - Benutzergruppen - Gruppen anlegen und Mitglieder verwalten
• Einstellungen - Lizenzen & Abo - Lizenzen buchen und verwalten