Arbeitsbereich

Unter Einstellungen → Arbeitsbereich wechselst Du zwischen den Arbeitsbereichen, in denen Du Mitglied bist. Diese Seite steht allen Rollen zur Verfügung - Anwender, Autor und Administrator. Nur zwei zusätzliche Funktionen sind Administratoren vorbehalten: die Zeitzone einstellen sowie einen Arbeitsbereich anlegen oder löschen.

Nicht zu verwechseln mit Lizenzen & Abo

Diese Seite behandelt Name, Zeitzone sowie das Anlegen und Löschen eines einzelnen Arbeitsbereichs. Die Lizenz- und Rechnungs-Verknüpfung zwischen mehreren Arbeitsbereichen findest Du im Kapitel Einstellungen - Lizenzen & Abo, Abschnitt „Verknüpfte Arbeitsbereiche“.

Wo deine Daten liegen

Jeder Arbeitsbereich ist ein eigenständig abgegrenzter Datenraum: Nutzer eines anderen Arbeitsbereichs - auch bei einem anderen Kunden - haben keinen Zugriff auf deine Formulare, Einsendungen oder Stammdaten. Offpaper betreibt seine Server in Frankfurt am Main und arbeitet vollständig DSGVO-konform.

Wo finde ich die Arbeitsbereich-Einstellungen?

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Arbeitsbereiche. In der Seitenleiste steht der Menüpunkt im Plural, die Seite selbst trägt die Überschrift „Arbeitsbereich Einstellungen“.

Beim Öffnen dieser Seite erscheint automatisch das Modal „Arbeitsbereich auswählen“ - das passiert immer, auch wenn Du nur Mitglied in einem einzigen Arbeitsbereich bist. Das ist kein Fehler, sondern das normale Verhalten dieser Seite.

Arbeitsbereich wechseln

Diese Funktion steht jeder Rolle zur Verfügung.

1. Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Arbeitsbereiche.
2. Im Modal „Arbeitsbereich auswählen“ siehst Du das Suchfeld „Arbeitsbereiche durchsuchen“ und darunter die Liste aller Arbeitsbereiche, in denen Du Mitglied bist.
3. Klicke auf den gewünschten Arbeitsbereich - Offpaper wechselt sofort dorthin und lädt die Seite neu. Willst Du nicht wechseln, schließt Du das Modal über Abbrechen.

Das gleiche Modal öffnest Du später jederzeit erneut, indem Du auf der Seite auf das Auswahlfeld „Arbeitsbereich“ klickst.

Aktuellen Arbeitsbereich auch in den Benutzereinstellungen sichtbar

Im Benutzereinstellungen-Dialog (über das Benutzermenü im Header) siehst Du deinen aktuellen Arbeitsbereich ebenfalls angezeigt - wechseln kannst Du ihn dort aber nicht. Das funktioniert ausschließlich über diese Einstellungsseite.

Zusätzlich für Administratoren

Die folgenden Funktionen siehst Du nur, wenn Du im aktuellen Arbeitsbereich Administrator bist.

🖼️ Screenshot-Platzhalter: Grundseite „Arbeitsbereich Einstellungen“ im Nicht-Admin-Zustand

• sichtbar ist ausschließlich das Auswahlfeld „Arbeitsbereich“, ohne Zeitzone und ohne die Buttons zum Erstellen und Löschen.

Zeitzone einstellen

Die Zeitzone bestimmt, in welcher Zeitzone alle Datums- und Uhrzeitangaben in deinen Berichten und Formularen angezeigt werden - unabhängig davon, aus welcher Zeitzone eine Einsendung tatsächlich abgeschickt wurde.

1. Klicke auf das Auswahlfeld „Zeitzone“ (nur für Administratoren sichtbar).
2. Im Modal „Zeitzone auswählen“ hilft dir das Suchfeld „Zeitzonen durchsuchen“ bei der Auswahl.
3. Wähle die gewünschte Zeitzone. Offpaper speichert sie sofort, ohne separaten Speichern-Schritt, und bestätigt die Änderung.

Neuen Arbeitsbereich erstellen

Der Button Neuen Arbeitsbereich erstellen ist nur sichtbar, wenn im aktuellen Arbeitsbereich ein aktives Abo vorliegt (siehe Einstellungen - Lizenzen & Abo). Er führt dich auf eine eigene Seite außerhalb der Einstellungen.

1. Klicke auf Neuen Arbeitsbereich erstellen.
2. Trage im Feld „Firmen-Name“ den Namen deines neuen Arbeitsbereichs ein (Platzhalter im Feld: „Arbeitsbereich Name“). Der Name muss mindestens 3 Zeichen lang sein, erlaubt sind Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Bindestriche und Unterstriche.
3. Bestätige die Checkboxen zur Datenschutzerklärung und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
4. Klicke auf Arbeitsbereich erstellen.
5. Offpaper bestätigt den Schritt und verweist dich auf eine E-Mail mit den weiteren Schritten - prüfe bei Bedarf auch den Spam-Ordner. Erst nach dieser Bestätigung ist der neue Arbeitsbereich nutzbar.

Name bereits vergeben

Ist der gewünschte Name bereits vergeben, öffnet sich das Modal „Arbeitsbereich existiert bereits“ mit der Frage, was auf dich zutrifft:

• Ich habe diesen Arbeitsbereich erstellt (nur bei der öffentlichen Registrierung sichtbar) - verweist auf die Bestätigungs-E-Mail und führt dich zur Anmeldung.
• Ich möchte diesem Arbeitsbereich beitreten - weist darauf hin, dass dich ein Administrator des bestehenden Arbeitsbereichs einladen muss.
• Wir sind eine andere Firma mit demselben Namen - blendet das Feld „Neuer Firmen-Name“ ein, in dem Du einen unterscheidbaren Namen einträgst (z. B. „Musterfirma_Hamburg“) und den Arbeitsbereich darüber trotzdem anlegst.

Legst Du einen weiteren Arbeitsbereich aus den Einstellungen heraus an, während Du bereits angemeldet bist, entfällt die erste Option - sie ergibt in diesem Fall keinen Sinn.

Name lässt sich später nicht mehr ändern

Den Namen vergibst Du nur einmalig beim Anlegen. Eine Funktion, ihn nachträglich zu ändern, gibt es auf dieser Seite nicht.

Arbeitsbereich löschen

Löschen ist unwiderruflich

Dieser Bereich erscheint nur, wenn im aktuellen Arbeitsbereich kein aktives Abo vorliegt und der Arbeitsbereich nicht Teil einer Lizenzverknüpfung ist (siehe Einstellungen - Lizenzen & Abo).

Klicke auf Arbeitsbereich {Name} löschen und bestätige den Dialog „Arbeitsbereich {Name} unwiderruflich löschen?“. Die Pflicht-Checkbox „Ja, ich bin mir sicher” macht dabei noch einmal ausdrücklich klar, dass sämtliche Daten - inklusive aller abgesendeten Formulare - unwiderruflich gelöscht werden und auch der Offpaper-Support sie danach nicht wiederherstellen kann. Erst nach dem Aktivieren der Checkbox wird der Bestätigen-Button aktiv.

Der Dialog weist außerdem darauf hin, dass Du anschließend ausgeloggt wirst und der Löschvorgang einige Minuten dauern kann. Eine separate Erfolgsmeldung gibt es nicht - Du erkennst den Erfolg daran, dass Du automatisch zur Anmeldeseite weitergeleitet wirst.

🖼️ Screenshot-Platzhalter: Löschen-Bereich mit Button „Arbeitsbereich {Name} löschen“ und geöffnetem Bestätigungsdialog „Arbeitsbereich {Name} unwiderruflich löschen?“ samt Pflicht-Checkbox „Ja, ich bin mir sicher“.

Häufig gestellte Fragen

Wie lösche ich meinen Arbeitsbereich bzw. mein Konto?

Was bedeutet es, wenn mein Arbeitsbereich gesperrt ist?

Siehe auch:

• Einstellungen - Lizenzen & Abo - Plan, Lizenzen, Rechnungen und die Verknüpfung mehrerer Arbeitsbereiche
• Rollen & Rechte - was die einzelnen Rollen jeweils dürfen