Word-Vorlage

Im Bericht-Modus Word-Vorlage entsteht der Bericht nicht im PDF-Designer, sondern aus einer von dir hochgeladenen Word-Datei: Offpaper ersetzt darin Platzhalter durch die Werte deines Formulars. Das lohnt sich, wenn es bereits eine fertige Dokumentvorlage gibt - etwa ein Firmen-Briefpapier mit fest vorgegebenem Aufbau. Den Modus wählst Du beim Anlegen des Berichts im Dialog Wie soll der Bericht entstehen? oder später im Feld Modus der Einstellungsleiste (siehe Bericht-Designer).

Hast Du die Word-Datei schon, aber noch kein Formular dazu, startest Du am besten direkt mit der Vorlage: Beim Anlegen eines neuen Formulars bietet die Startseite des Formular-Designers die Kachel PDF oder Word-Datei befüllen an (nur im Expert Plan). Lade dort die .docx-Datei hoch (maximal 5 MB). Offpaper legt ein neues Formular an, erzeugt aus den Platzhaltern der Vorlage die passenden Bausteine und öffnet den Bericht-Designer direkt im Modus Word-Vorlage - der Dialog zur Modus-Wahl entfällt, weil die Vorlage den Modus bereits festlegt. Wie Du ein Formular sonst anlegst, steht auf der Seite Meine Formulare.

1. Klicke in der Einstellungsleiste auf das Feld Vorlage. Wähle unter Vorlage auswählen eine bereits hochgeladene Vorlage, oder klicke auf Neue Word-Vorlage hochladen - im Dialog Vorlage hinzufügen lädst Du eine neue .docx-Datei hoch. Zentral verwaltest Du deine Word-Vorlagen in der Dateiverwaltung.
2. Platzhalter im Dokument müssen dem Format {{platzhalter}} entsprechen, ohne Leerzeichen im Namen (z. B. {{Mitarbeiter.Nachname}}). Unterhalb der Einstellungsleiste listet Offpaper alle gefundenen Platzhalter in der Karte Feldzuordnung mit den Spalten Platzhalter und Variablen - in der Spalte Variablen steht dabei auch der Dokumentzähler zur Auswahl. Ein Hilfetext in der Karte erklärt die Schreibweise der Platzhalter.
3. Klicke auf Automatisch zuordnen, um Platzhalter automatisch mit gleichnamigen Variablen aus deinem Formular zu verknüpfen - nur leere Zuordnungen werden gesetzt, bestehende bleiben unverändert. Alternativ ordnest Du jede Zeile einzeln per Auswahlliste zu.
4. Fehlen dir passende Bausteine im Formular noch ganz, klicke auf Bausteine erstellen. Der Dialog Bausteine im Formular anlegen erklärt, was passiert: Offpaper legt für jeden Platzhalter einen Baustein im passenden Typ an und ordnet ihn direkt zu. Bestehende Zuordnungen werden dabei möglicherweise überschrieben - der Dialog warnt davor. Willst Du den Bausteintyp selbst bestimmen, ergänze ihn im Platzhalter, z. B. {{#Geo-Position#Ort}} erzeugt einen Geo-Position-Baustein namens „Ort“.

Nummerierte Platzhalter erkennt Offpaper als Einträge einer Wiederholungsgruppe: Stehen in der Vorlage etwa {{Datum1}}, {{Fahrt1}}, {{Datum2}} und {{Fahrt2}}, legt Bausteine erstellen eine Wiederholungsgruppe mit den Bausteinen „Datum“ und „Fahrt“ an und ordnet die Platzhalter dem ersten, zweiten usw. Eintrag zu.

Zwei weitere Einstellungen findest Du im Panel des Felds Vorlage in der Einstellungsleiste:

• Leere Eingaben - Durch „[keine Eingabe]“ ersetzen setzt bei leeren Bausteinen den Vermerk in den Bericht, Leer lassen lässt die Stelle leer. Das entspricht der Layout-Einstellung „Leere Bereiche und Bausteine“ im PDF-Designer.
• Checkboxen - Nur X drucken oder Komplette Checkbox drucken.

Enthält die Vorlage Bilder, zeigt die Karte Feldzuordnung zusätzlich den Abschnitt Bilder konfigurieren: Dort wählst Du pro Bild aus, ob und durch welchen Baustein (Foto, Unterschrift, Skizze, Kartenausschnitt) es ersetzt werden soll. Bleibt ein Bild-Baustein in der App leer, bleibt das Bild im Bericht weiß. Ersetzt ein Geo-Position-Baustein das Bild, öffnet das Zahnrad-Symbol Karten-Einstellungen bearbeiten den Dialog Karten-Einstellungen: Dort legst Du Markerfarbe und -größe, Zoomfaktor, Breite und Höhe der Karte sowie die Kartenart fest (Straßenkarte, Gelände, Hybrid oder Satellit).

Siehe auch:

• Bericht-Designer - Einstellungsleiste, Dateiname und die drei Bericht-Modi im Überblick
• Dateiverwaltung - Word-Vorlagen zentral hochladen und verwalten
• Ausfüllbares PDF - die Alternative auf Basis eines PDF-Formulars
• Wiederholungsgruppen - wie Wiederholungsgruppen im Formular funktionieren