Integrationen

Über eine Integration verbindest Du Offpaper mit einem Drittsystem, das in deinem Betrieb ohnehin schon läuft - etwa der Handwerker- oder Baustellensoftware. Damit sparst Du dir doppelte Datenpflege: Deine Projekte, Kunden und Mitarbeiter stehen automatisch in Offpaper zur Verfügung, und die fertigen Berichte landen ohne Umweg wieder im richtigen Projekt des Drittsystems.

Jede Integration deckt bis zu zwei Richtungen ab:

Richtung	Was passiert	Wo Du es nutzt
Daten holen (Import)	Offpaper synchronisiert ausgewählte Datenkategorien aus dem Drittsystem und legt je Kategorie eine eigene Stammdatentabelle an.	Baustein Stammdaten im Formular
Berichte zurückspielen (Upload)	Nach dem Absenden legt Offpaper den PDF-Bericht - je nach System auch Bilder - automatisch im passenden Projekt des Drittsystems ab.	Bausteine im Tab Workflow

Die Import-Richtung gibt es bei allen Integrationen. Die Upload-Richtung gibt es bei sieben von neun - Impower und WinWorker sind reiner Datenimport ohne Rückkanal.

Importierte Daten stehen als ganz normale Stammdatentabellen zur Verfügung. Im Formular Designer ziehst Du dafür den Baustein Stammdaten ins Formular und wählst als Datenquelle die gewünschte Tabelle aus, zum Beispiel die Projekt-Tabelle deiner Integration. Beim Ausfüllen wählt der Anwender in der App dann den passenden Eintrag aus - die zugehörigen Felder werden automatisch mit übernommen.

Im Tab Workflow des Formulars fügst Du den Upload-Baustein der jeweiligen Integration hinzu (die genauen Namen stehen auf den Unterseiten, zum Beispiel „Hero PDF - Upload“). Diese Bausteine haben zwei Dinge gemeinsam:

• Sie brauchen einen Zuordnungs-Baustein: ein Stammdaten-Baustein im selben Formular, über den Offpaper erkennt, zu welchem Projekt oder Auftrag der Bericht gehört. Fehlt er, weist der Baustein darauf hin.
• Sie laufen erst nach dem Absenden des Formulars. Das Ergebnis - erfolgreich oder fehlgeschlagen - siehst Du im Posteingang.

Details zu Aufbau und Reihenfolge von Workflow-Bausteinen stehen im Kapitel Workflow & Automatisierungen.

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Integrationen. Dieser Menüpunkt ist ausschließlich für Administratoren sichtbar und erreichbar (siehe Rollen & Rechte).

Die Seite gliedert die Drittsysteme in zwei Bereiche:

• Aktiv - eine Karte pro verbundener Integration, mit dem Status Verbunden (grüner Punkt), den synchronisierten Tabellen als anklickbare Chips (sie führen direkt in die jeweilige Stammdatentabelle), dem Button Öffnen für das Verbindungs-Modal und einem Menü (Drei-Punkte-Symbol) mit den Aktionen API-Key ersetzen, Import jetzt starten und Integration löschen.
• Verfügbar - die noch nicht verbundenen Systeme als Logo-Kacheln; ein Klick darauf startet die Einrichtung.

Akzeptiert das Partnersystem den gespeicherten Schlüssel nicht mehr - zum Beispiel weil er dort zurückgezogen wurde -, zeigt die Karte statt Verbunden den roten Hinweis Key wird nicht akzeptiert und statt Öffnen einen roten Button Key ersetzen.

Der Ablauf ist bei allen acht Systemen auf dieser Seite strukturell gleich. Welche Zugangsdaten und Kategorien das jeweilige System mitbringt, steht auf seiner Unterseite.

1. Klicke im Bereich Verfügbar auf das Logo des gewünschten Systems. Es öffnet sich ein Modal mit einem Erklärtext, wo Du die Zugangsdaten findest, sowie den passenden Eingabefeldern.
2. Trage den API-Key ein. Die Prüfung läuft automatisch im Hintergrund, kurz nach der Eingabe - einen separaten „Verbindung testen“-Button gibt es nicht. Das Feld färbt sich grün bei einem gültigen Key, rot bei einem ungültigen.
3. Wähle darunter aus, welche Datenkategorien synchronisiert werden sollen, und lege je Kategorie ein Synchronisations-Intervall fest (stündlich, alle zwei Stunden, morgens und mittags oder täglich). Für jede ausgewählte Kategorie legt Offpaper eine eigene Stammdatentabelle an. Ist keine Kategorie ausgewählt, weist Offpaper darauf hin, dass mindestens eine Tabelle gewählt werden muss.
4. Klicke auf Speichern. Der Button lässt sich erst anklicken, wenn das Formular gültig ist. Danach erscheint das System als Karte im Bereich Aktiv.

Öffnest Du eine bereits verbundene Integration erneut (Button Öffnen auf der Karte), zeigt Offpaper den hinterlegten API-Key nicht mehr an - zu sehen ist nur die Zeile Gespeicherter Schlüssel mit den letzten Zeichen, der Rest bleibt maskiert. Ein Symbol daneben zeigt live, ob das Partnersystem den gespeicherten Schlüssel noch akzeptiert.

Alle übrigen Einstellungen - etwa die synchronisierten Kategorien oder Intervalle - änderst und speicherst Du, ohne den Schlüssel neu einzugeben. Nur wenn Du den Zugang tatsächlich austauschen willst (oder das Partnersystem ihn ablehnt), klickst Du auf API-Key ersetzen - im Modal oder direkt im Drei-Punkte-Menü der Karte - und trägst einen neuen ein; über Ersetzen abbrechen oder ein leeres Feld bleibt der gespeicherte Schlüssel erhalten.

System	Wofür	Zugangsdaten	Rückkanal
Hero	Handwerker-Auftrags- und Projektsoftware	1 API-Key	PDF und Bilder
KS21	Bau- und Baustellensoftware	2 API-Keys	PDF
pds	Service- und Wartungsauftragssoftware	Server-URL und API-Key	PDF, Bilder, Projekt-Update
Craftnote	Baustellendokumentation und Team-Chat	1 API-Key	PDF
Sonepar	Pipeline- und Projektsystem	1 API-Key	PDF und Bilder
Capmo	Baudokumentation und Mängelmanagement	1 API-Key	PDF
ToolTime	Handwerker-Termin- und Auftragsplanung	1 API-Key	PDF
Impower	Objekt- und Liegenschaftsdaten	1 API-Key	kein Rückkanal
WinWorker	Handwerkersoftware	API-Schlüssel aus Offpaper	kein Rückkanal

Ein manuelles Nachsynchronisieren stößt Du auf zwei Wegen an:

• Direkt auf der Karte der Integration, über das Drei-Punkte-Menü → Import jetzt starten. Offpaper bestätigt mit Import gestartet; die Daten laufen dann im Hintergrund ein.
• In der jeweils angelegten Stammdatentabelle selbst, über den Button Synchronisieren - Details dazu im Kapitel Stammdaten.

Ist eine Stammdatentabelle mit einer Integration verknüpft, führt in der Stammdaten-Übersicht außerdem ein Stapel-Icon (Tooltip „Integration verwalten“) direkt zurück zu genau diesem Verbindungs-Modal.

Schlägt ein Automations-Baustein wegen ungültiger Zugangsdaten fehl, zeigt der Posteingang bei der betroffenen Einsendung die Meldung „Die Authentifizierung für die Integration ist fehlgeschlagen (falscher API-Key und/oder falscher Server-URL).“ mit einem Link zurück auf diese Seite hier.

Siehe auch:

• Stammdaten - externe Tabellen, Sync-Status und manuelles Nachsynchronisieren
• Workflow & Automatisierungen - Upload-Bausteine im Formular einrichten
• Posteingang - Status und Fehlermeldungen einer Einsendung nachvollziehen
• Rollen & Rechte - warum diese Seite nur für Administratoren sichtbar ist