Ablage

Die Ablage ist ein reines Archiv - Du legst hier keine eigenen Dateien manuell ab. Alle Dateien, die Du hier findest, kommen automatisch aus dem Workflow-Baustein Dateiablage (siehe Workflow & Automatisierungen): Läuft dieser Baustein nach einer Einsendung, legt Offpaper den erzeugten Bericht direkt im dort festgelegten Ordner ab. In der Ablage selbst legst Du Ordner an, löschst sie wieder und verwaltest die abgelegten Dateien - einsehen, durchsuchen, herunterladen, verschieben, löschen.

Wo finde ich die Ablage?

Seitenleiste → Ablage (Ordner-Icon). Der Bereich ist ab der Rolle Anwender sichtbar - App-Benutzer haben keinen Zugriff (siehe Rollen & Rechte).

Ablage oder Dateiablage?

In der Seitenleiste heißt der Menüpunkt schlicht Ablage. Im restlichen Produkt - etwa im Workflow-Baustein oder in Hinweistexten zu Zugriffsrechten - ist durchgängig von der Dateiablage die Rede. Es handelt sich um dieselbe Funktion, suche also nicht nach einem zweiten Menüpunkt, falls Du den Begriff „Dateiablage“ irgendwo liest.

Aufbau: Ordnerbaum und Dateiliste

Die Seite ist zweigeteilt:

• Links, Karte „Übersicht“ - der Ordnerbaum mit allen Ebenen, auf- und zuklappbar.
• Rechts - die Dateiliste des gerade ausgewählten Ordners, mit dem Ordnernamen als Überschrift (z. B. „Ordner Projekte“).

Es gibt keine Pfad- oder Breadcrumb-Anzeige oberhalb der Dateiliste - wo Du dich gerade befindest, erkennst Du an der Einrückung im Baum links und am Ordnernamen in der Überschrift rechts.

Ist noch kein Ordner ausgewählt, weist die rechte Seite darauf hin, dass Du zuerst einen Ordner erstellen oder auswählen musst, um Dateien anzuzeigen.

Einen Ordner anlegen

Ordner anlegen und löschen ist Administratoren vorbehalten

Nur Administratoren können neue Ordner anlegen oder bestehende löschen (siehe Rollen & Rechte) - alle anderen Rollen sehen nur die Ordnerstruktur und die darin abgelegten Dateien, für die sie Zugriff haben.

1. Klicke auf Neuen Ordner anlegen - diesen Link findest Du auf jeder Ebene des Baums, auch verschachtelt innerhalb eines bestehenden Ordners.
2. Offpaper blendet ein Textfeld mit dem Platzhalter „Neuer Ordner“ ein. Gib den gewünschten Namen ein.
3. Bestätige mit Enter oder dem Häkchen-Icon, oder brich mit dem X-Icon ab.

Einen Ordner löschen

1. Wähle den gewünschten Ordner im Baum aus.
2. Klicke auf Ordner löschen (nur sichtbar, solange ein Ordner ausgewählt ist).
3. Bestätige den Bestätigungsdialog mit Ja, Ordner löschen.

Enthält der Ordner noch Unterordner oder Dateien, lässt er sich nicht löschen - Offpaper meldet dann, dass der Ordner wegen der enthaltenen Unterordner bzw. Dateien nicht gelöscht werden kann. Entferne in diesem Fall zuerst die enthaltenen Unterordner und Dateien.

Hinweis

Einen Ordner umbenennen oder an eine andere Stelle im Baum verschieben kannst Du nicht - lösche ihn bei Bedarf und lege ihn mit dem gewünschten Namen neu an.

Dateien ansehen, suchen und öffnen

Die Dateiliste eines Ordners zeigt die Spalten Name, Erstellungsdatum und Ersteller (der App-Benutzer, der das zugrunde liegende Formular abgeschickt hat). Über das Suchfeld Inhalt durchsuchen filterst Du nach Dateiname oder Ersteller.

Zusätzlich filterst Du gezielt nach einer einzelnen Spalte: Klicke auf ihre Überschrift, um ein Suchfeld nur für diese Spalte einzublenden, und sortiere über das Pfeil-Icon daneben auf- oder absteigend - das funktioniert bei allen drei Spalten. Ohne eigene Sortierung zeigt Offpaper die Liste nach Erstellungsdatum absteigend, die neueste Datei steht oben. Bei vielen Dateien blätterst Du über Vorherige Seite und Nächste Seite.

So öffnest Du eine einzelne Datei:

• Klick auf den Dateinamen oder das PDF-Icon öffnet eine PDF-Vorschau direkt im Browser (Popup).
• Das Download-Icon lädt die Originaldatei herunter.
• Das Augen-Icon (Datensatz ansehen) springt zur zugehörigen Einsendung im Posteingang.

Hinweis

Eine Teilen- oder Link-Funktion gibt es innerhalb der Ablage selbst nicht. Einen Link zu einem Bericht erzeugst Du stattdessen über den Posteingang oder über die Option PDF verlinken im E-Mail-Baustein eines Workflows.

Dateien herunterladen

Über die Checkboxen (inklusive „alle auswählen“ in der Kopfzeile) markierst Du mehrere Dateien. Sobald mindestens eine Datei markiert ist, stehen in der Toolbar drei Aktionen bereit - ohne Auswahl bleiben sie deaktiviert:

• Ausgewählte Dateien herunterladen
• Ausgewählte Dateien verschieben
• Ausgewählte Dateien löschen

Beim Sammel-Download bekommst Du ein ZIP-Archiv mit den zugehörigen Einsendungen. Wählst Du mehrere Dateien aus, die zur selben Einsendung gehören, taucht diese Einsendung im ZIP nur einmal auf - Du bekommst also keine doppelten Inhalte. Während das Archiv erstellt wird, zeigt Offpaper die bereits geladene Menge an, z. B. „3,2 MB geladen“.

Dateien verschieben oder löschen

Für eine einzelne Datei öffnest Du das Mehr-Menü (Drei-Punkte-Icon) in ihrer Zeile:

• Datei verschieben
• Datei löschen

Beim Löschen fragt Offpaper zuerst in einem Bestätigungsdialog nach, ob Du die Datei (bzw. bei einer Mehrfachauswahl alle {n} ausgewählten Dateien) wirklich löschen möchtest. Bestätige mit Ja, Datei löschen.

Löschen ist endgültig

Für Dateien und Ordner gibt es keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung. Einmal gelöschte Dateien und Ordner sind unwiderruflich weg.

Zum Verschieben - einzeln über das Mehr-Menü oder gesammelt über Ausgewählte Dateien verschieben - öffnet sich das Modal „Datei verschieben“ bzw. „Dateien verschieben“ (der Titel richtet sich danach, ob Du eine oder mehrere Dateien ausgewählt hast). Wähle darin im Ordnerbaum den Zielordner aus und bestätige mit Datei verschieben bzw. Dateien verschieben - der Button bleibt deaktiviert, solange kein Zielordner gewählt ist.

Wer sieht welche Dateien?

Der Zugriff auf die Ablage folgt denselben Regeln wie der Zugriff auf den Posteingang:

• Administratoren sehen alle Dateien in allen Ordnern.
• Andere Rollen (Anwender, Autor) sehen nur ihre eigenen erzeugten Dateien sowie zusätzlich die Dateien der Formulare, für die ihre Benutzergruppe im Formular-Tab Berechtigungen das Häkchen für den Posteingangs-Zugriff erhalten hat - eine eigene, separate Freigabe je Ordner gibt es nicht.

Der Hinweistext im Berechtigungen-Tab macht das noch einmal deutlich: Administratoren haben grundsätzlich Zugriff auf alle Einsendungen im Posteingang und der Ablage - unabhängig von der Gruppen-Konfiguration.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Dateien manuell in die Ablage hochladen?

Kann ich einen Ordner in der Ablage umbenennen?

Warum lässt sich mein Ordner nicht löschen?

Gibt es einen Papierkorb für gelöschte Dateien und Ordner?

Siehe auch:

• Workflow & Automatisierungen - Baustein „Dateiablage“ einrichten und Zielordner festlegen
• Posteingang - Berechtigungen je Formular, Sprung zum Datensatz
• Rollen & Rechte - Rollen und Berechtigungen im Detail
• Einstellungen - Dateiverwaltung - selbst hochgeladene Vorlagen-Dateien wie Logo, Briefpapier oder Word-Vorlagen, nicht zu verwechseln mit der automatisch befüllten Ablage hier