Stammdaten

Unter Stammdaten legst Du Tabellen mit Daten an, die Du immer wieder brauchst - zum Beispiel eine Kundenliste, eine Projektliste oder eine Preisliste. Diese Tabellen wählst Du im Formular Designer über den Baustein Stammdaten aus, damit App-Benutzer beim Ausfüllen nur noch einen Eintrag auswählen, statt ihn von Hand einzutippen. Auch die Workflow-Automation Stammdateneintrag ändern / hinzufügen (siehe Workflow & Automatisierungen) greift auf diese Tabellen zu und kann sie automatisch aktualisieren.

Seitenleiste → Stammdaten. Der Bereich ist ab der Rolle Autor sichtbar (siehe Rollen & Rechte).

Die Übersicht zeigt zwei getrennte Blöcke:

• Intern - Tabellen, die Du selbst anlegst und pflegst. Du bestimmst Spalten, Datentypen und Einträge komplett selbst.
• Extern - Tabellen, die automatisch aus einer angebundenen Integration synchronisiert werden, zum Beispiel aus Hero, GaLaOffice 360°, pds, Craftnote, Impower, Capmo oder ToolTime. Ihre Daten sind in Offpaper nur lesbar - bearbeitet werden sie im jeweiligen Drittsystem.

Beide Arten lassen sich im Formular Designer und in Workflows gleichermaßen verwenden. Die folgenden Abschnitte gehen zuerst auf interne Tabellen ein, externe Tabellen findest Du weiter unten im eigenen Abschnitt.

Nur Administratoren können neue Tabellen anlegen, über den Button Neue Tabelle erstellen.

1. Vergib einen Namen (Pflichtfeld, maximal 100 Zeichen, muss eindeutig sein, Placeholder „z.B. Projekte“).
2. Offpaper legt automatisch eine erste Spalte an (Datentyp Text, als Schlüsselwert markiert, in App und PDF sichtbar). Über Tabellenspalte hinzufügen ergänzt Du weitere Spalten.
3. Lege je Spalte fest:
   • Spaltenname
   • Datentyp - Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, E-Mail oder Auswahl
   • Schlüsselwert? - kennzeichnet den eindeutigen Wert eines Eintrags, z. B. eine Projektnummer
   • In App anzeigen?
   • App Überschrift?
   • Im PDF anzeigen?
   • Suchspalte(n) QR-Scan - diese Spalten werden durchsucht, wenn ein QR-Code gescannt wird
4. Wählst Du den Datentyp Auswahl, erscheint zusätzlich ein Pflichtfeld in der Spalte Auswahloptionen. Ein Klick darauf öffnet das Modal „Auswahloptionen für {Spaltenname} bearbeiten“: Ergänze über Option hinzufügen die einzelnen Werte, aus denen in der App später ausgewählt werden kann, und kehre über Fenster schließen zur Tabelle zurück - die angelegten Optionen stehen danach kommagetrennt im Auswahloptionen-Feld.
5. Optional legst Du die Sortierung in der App fest (Spalte plus aufsteigend/absteigend). Standard ist die Schlüsselspalte, aufsteigend sortiert.
6. Klicke auf Speichern - Du landest direkt in der Datenverwaltung der neuen Tabelle.

Über das Zahnrad-Icon einer Tabelle öffnest Du dasselbe Formular wie beim Anlegen. Die Reihenfolge der Spalten änderst Du dort über die Pfeil-Icons neben jeder Spalte.

Öffnest Du eine interne Tabelle, gelangst Du in ihre Datenverwaltung mit allen bisherigen Einträgen.

• Wert einfügen (Plus-Icon) fügt eine neue, sofort editierbare Zeile hinzu.
• Eine einzelne Zelle bearbeitest Du per Doppelklick direkt inline, eine ganze Zeile über das Stift-Icon Bearbeiten. Gespeichert wird über das Festplattensymbol oder die Enter-Taste.
• Löschen (Papierkorb) fragt vorher zur Sicherheit noch einmal nach - bestätige mit Ja, Eintrag löschen.
• Duplizieren (Kopier-Icon) legt eine Kopie des Eintrags an, die Du danach anpassen kannst.
• QR-Code öffnet ein Modal mit dem QR-Code des Schlüsselwerts, inklusive Download-Möglichkeit - praktisch zum Beispiel für Etiketten an Maschinen oder Fahrzeugen, die App-Benutzer dann in der App direkt scannen, statt den Eintrag aus einer langen Liste zu suchen.

Über das Suchfeld Daten durchsuchen oben durchsuchst Du die gesamte Tabelle. Zusätzlich filterst Du gezielt nach einer Spalte, indem Du auf ihren Spaltennamen klickst - je Spalte steht außerdem ein Sortierpfeil zur Verfügung.

Bei einer externen Tabelle sind die Einträge nur lesbar - Bearbeiten, Löschen und Duplizieren stehen nicht zur Verfügung, lediglich der QR-Code lässt sich weiterhin öffnen. Stattdessen zeigt ein Info-Banner oben den Synchronisationsstatus: ob die Daten gerade synchronisiert werden, zu welchem Zeitpunkt sie zuletzt synchronisiert wurden, oder dass noch keine Synchronisation stattgefunden hat.

Das Banner verlinkt zusätzlich auf das Bearbeiten des Import-Intervalls und auf den Import-Verlauf. Über den Button Synchronisieren stößt Du den Abgleich auch manuell an - Offpaper bestätigt den Start und weist darauf hin, dass der Import je nach Anzahl der Datensätze etwas dauern kann.

Die Integration selbst - Zugangsdaten und Synchronisationsintervall - richtest Du unter Einstellungen - Integrationen ein, nicht hier in den Stammdaten.

Bei internen Tabellen füllst Du Daten nicht nur einzeln über die Datenverwaltung, sondern auch gesammelt über einen Import. Öffne dazu im „Mehr“-Menü einer Tabelle Daten importieren.

Dieser Reiter steht in jedem Plan zur Verfügung.

1. Klicke auf Excel-Vorlage herunterladen, um eine zur Tabelle passende Vorlagendatei zu erhalten.
2. Fülle die Vorlage aus und klicke auf Excel-Datei importieren, um deine .xlsx-Datei hochzuladen.

Enthält die Datei einen Schlüsselwert, der bereits in der Tabelle existiert, überschreibt Offpaper die betroffene Zeile - andernfalls legt Offpaper einen neuen Eintrag an. Schlüsselwerte innerhalb der Import-Datei selbst müssen eindeutig sein.

Schlägt ein Import fehl, zeigt Offpaper eine Fehlerliste mit der jeweiligen Zeilennummer - zum Beispiel bei leeren Werten in der Schlüssel-Spalte, bei Werten, die nicht zum Datentyp des Feldes passen, oder bei einem ungültigen Spaltennamen.

Über diese Reiter bindest Du den Import in eigene Systeme oder Automationswerkzeuge wie Make.com oder Zapier ein. Du findest dort deinen API-Key, einen Link zur API-Dokumentation sowie ein Beispiel für den passenden HTTP-Request bzw. Curl-Befehl.

Unabhängig vom gewählten Plan gilt für Importe über die REST-API ein Limit von 50 erfolgreichen Importen pro 24 Stunden und maximal 2 MB pro Anfrage.

Den Verlauf aller Importe einer Tabelle öffnest Du im „Mehr“-Menü über Import Verlauf oder oben rechts auf der Importoptionen-Seite über den Button Import-Verlauf - bei externen Tabellen erreichst Du dieselbe Seite auch über den Link im Sync-Status-Banner. Je Eintrag zeigt Offpaper den Status (Import läuft, Erfolgreich oder Fehler), das Datum und die Anzahl importierter Werte.

Bei internen Tabellen lädst Du die komplette Tabelle über das „Mehr“-Menü und Daten exportieren als Excel-Datei herunter.

Administratoren können interne Tabellen über das Papierkorb-Icon in der Übersicht löschen. Vorher fragt Offpaper im Bestätigungsdialog nach - der Hinweis macht deutlich, dass der Schritt unwiderruflich ist, bestehende Formulare mit Zugriff auf die Tabelle aber weiterhin funktionieren; lediglich beim Erstellen neuer Formulare steht die Tabelle danach nicht mehr zur Auswahl. Bestätige mit Ja, Stammdatentabelle löschen.

Stammdatentabellen sind global - Du musst sie keinem bestimmten Formular zuordnen, bevor Du sie nutzen kannst. Im Formular Designer wählst Du im Baustein Stammdaten die gewünschte Tabelle aus der Liste aller vorhandenen Tabellen aus.

Pro Baustein legst Du zusätzlich fest, ob die Sichtbarkeits-Einstellungen der Spalten (App-Anzeige, PDF-Anzeige, Reihenfolge) Global - also für alle Formulare, die diese Tabelle verwenden - oder nur Dieses Formular gelten sollen. Über den Button Auf globale Einstellungen zurücksetzen machst Du formularspezifische Anpassungen wieder rückgängig. Details zur Baustein-Konfiguration selbst findest Du auf der Seite Bausteine & Feldtypen.

Für intern angelegte Tabellen gibt es zusätzlich eine Verbindung zur Handwerkersoftware WinWorker: Dabei ordnest Du Spalten deiner Tabelle den passenden WinWorker-Variablen zu, und WinWorker schickt die Daten anschließend selbst an Offpaper. Du startest die Einrichtung in den Einstellungen der jeweiligen Tabelle über Win Worker Synchronisation.

Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite WinWorker.

Siehe auch:

• Bausteine & Feldtypen - Baustein „Stammdaten“ im Formular einsetzen
• Workflow & Automatisierungen - Stammdateneintrag ändern / hinzufügen, Integrations-Bausteine
• Meine Formulare - Automatischer Excel-Abgleich - eine Excel-Datei laufend mit den Einsendungen eines Formulars aktuell halten (nicht dasselbe wie eine Stammdatentabelle)
• Einstellungen - Integrationen - externe Systeme anbinden
• Rollen & Rechte - wer Stammdaten sehen und bearbeiten darf
• Daten übernehmen - Stammdaten-Werte einer früheren Einsendung in ein neues Formular übernehmen