Meine Formulare

In Meine Formulare siehst Du alle Formulare deines Arbeitsbereichs auf einen Blick: Name, Kategorie, wer in der App darauf zugreifen darf, wann zuletzt daran gearbeitet wurde und welcher Workflow dranhängt. Von hier aus legst Du neue Formulare an, duplizierst bestehende, löschst nicht mehr benötigte und öffnest ein einzelnes Formular mit all seinen Details.

Seitenleiste → Meine Formulare.

Nur Benutzer mit der Rolle Autor oder Administrator sehen den Menüpunkt und können Formulare anlegen, bearbeiten, duplizieren oder löschen. Details zu den vier Rollen findest Du im Kapitel Rollen & Rechte.

Die folgende Übersicht erklärt jede Spalte der Formularliste.

Spalte	Inhalt
(Statussymbol)	Farbiges Symbol vor dem Namen: grün - veröffentlicht und in der App nutzbar, gelb - noch nicht veröffentlicht.
Name	Name des Formulars. Ein Klick zeigt die hinterlegte Beschreibung als kleines Popover an - öffnet aber nicht das Formular.
Kategorie	Eine oder mehrere farbige Kategorie-Kennzeichnungen.
App-Zugriff	Bei veröffentlichten Formularen die Anzahl der Benutzer mit Zugriff (z. B. „3 Benutzer“), bei Entwürfen der Hinweis „nicht veröffentlicht“. Daneben ein Schloss-Symbol zum direkten Bearbeiten der Freigabe.
Letzte Änderung	Datum und Uhrzeit der letzten Änderung.
Zuletzt geändert von	Name des Benutzers, der zuletzt etwas geändert hat.
Workflow	Kleine Symbole für die im Formular hinterlegten Workflow-Module (z. B. E-Mail-Versand, Ablage in der Dateiablage).

Über das Suchfeld mit dem Platzhaltertext „Formulare durchsuchen“ filterst Du die Liste nach Formularnamen.

Zusätzlich zur Suche filterst Du gezielt nach einer Spalte: Klicke auf ihre Überschrift, um ein Suchfeld einzublenden, das nur diese Spalte durchsucht - ein Lupen-Symbol markiert Spalten mit aktivem Filter, auch wenn das Suchfeld gerade geschlossen ist. Über das Pfeil-Icon neben der Überschrift sortierst Du zusätzlich auf- oder absteigend. Das funktioniert bei Name, Kategorie, Letzte Änderung und Zuletzt geändert von; die Spalte App-Zugriff lässt sich sortieren, aber nicht durchsuchen.

Sobald mindestens eine Kategorie existiert, erscheint über der Tabelle eine Filterleiste mit einer Checkbox pro Kategorie. Du kannst mehrere Kategorien gleichzeitig anhaken, die Liste zeigt dann alle Formulare, die zu mindestens einer der ausgewählten Kategorien gehören.

1. Klicke oben rechts auf Neues Formular erstellen.
2. Du landest direkt im Formular-Designer mit einem leeren Formular und kannst mit dem Aufbau beginnen.

Statt das Formular selbst zusammenzubauen, kannst Du es im Formular-Designer auch dem Offpaper Copilot beschreiben - wie das geht, steht auf der Seite Offpaper Copilot.

1. Klicke in der Zeile des gewünschten Formulars (z. B. Bauabnahme-Protokoll) auf das Symbol Formular kopieren.
2. Offpaper übernimmt alle Inhalte in ein neues Formular und hängt an den Namen automatisch „ (Kopie)“ an.
3. Die Kopie öffnet sich direkt im Formular-Designer. Passe sie an.

1. Klicke in der Zeile des Formulars (z. B. Bauabnahme-Protokoll) auf das Symbol Formular löschen.
2. Der Dialog „Formular löschen?“ fragt zur Sicherheit noch einmal nach.
3. Mit Ja, Formular löschen bestätigst Du endgültig, mit Abbrechen brichst Du ab.

Über das Schloss-Symbol in der Spalte App-Zugriff springst Du direkt in den Reiter Berechtigungen des Formulars, ohne den Umweg über das Stift-Symbol zu gehen. Ein geschlossenes Schloss bedeutet: Aktuell hat niemand Zugriff. Details zur Zugriffsverwaltung findest Du im Kapitel Rollen & Rechte.

Klickst Du auf das Stift-Symbol Formular bearbeiten einer Zeile (z. B. bei Bauabnahme-Protokoll), öffnet sich die Detailseite dieses Formulars mit einer eigenen Reiterleiste: Übersicht, Posteingang, Excel-Exporte, Versionen und Berechtigungen. Nur Administratoren sehen zusätzlich ganz rechts drei weitere Reiter: Datei-Zugriff, REST-API und Zähler.

Oben auf der Detailseite findest Du zusätzlich einen eigenen Button Formular bearbeiten. Er unterscheidet sich vom Stift-Symbol aus Meine Formulare: Während das Stift-Symbol dorthin zur Detailseite führt, öffnet dieser Button den eigentlichen Formular-Designer zum Bearbeiten der Inhalte.

Die Startseite des Formulars fasst den Stand von Bauabnahme-Protokoll auf einen Blick zusammen und führt mit einem Klick in jeden anderen Reiter.

Oben stehen bis zu vier Kennzahl-Kacheln; ein Klick auf eine Kachel öffnet den passenden Reiter:

Kachel	Was sie zeigt
Submissionen gesamt	Wie viele Einsendungen zu diesem Formular bisher eingegangen sind.
Versionen	Wie viele Versionen veröffentlicht wurden. Gibt es einen offenen Entwurf, steht darunter Entwurf offen.
Freigegeben für	Für wie viele Benutzer das Formular in der App freigegeben ist.
Dokument-Zähler (nur Administratoren)	Den aktuellen Stand des Dokument-Zählers dieses Formulars mit der nächsten Nummer, die vergeben wird.

Darunter listet Letzte Submissionen die jüngsten Einsendungen dieses Formulars mit Uhrzeit und Status; der Link Zum Posteingang öffnet den Reiter Posteingang mit allen Einsendungen. Bei einem Formular, das noch nie veröffentlicht wurde, entfällt diese Liste.

Der Bereich Verwaltung zeigt eine Kachel pro Reiter, jeweils mit einer Statuszeile, die den aktuellen Stand nennt - so siehst Du, ohne den Reiter zu öffnen, ob dort etwas eingerichtet ist:

Kachel	Statuszeile	Sichtbar für
Posteingang	Zahl der Einsendungen.	alle
Excel-Exporte	Hinweis, dass Du hier Exporte erzeugst und verwaltest.	alle
Versionen	Zahl der Versionen, bei offenem Entwurf zusätzlich Entwurf offen.	alle
Berechtigungen	Zahl der Benutzer mit Zugriff.	alle
Datei-Zugriff	Nur angemeldete Benutzer oder Öffentlich.	nur Administratoren
REST-API	Hinweis auf Endpunkt und Beispiel-Export.	nur Administratoren
Zähler	Hinweis, dass Du den Zähler hier manuell setzt.	nur Administratoren
Workflow	Die Namen der eingerichteten Automationen - oder Keine Automation eingerichtet. Ein Klick öffnet den Workflow-Designer.	ab Autor

Ein farbiger Punkt vor der Statuszeile zeigt, dass dort bereits etwas vorhanden ist - zum Beispiel mindestens eine Einsendung, mindestens ein Benutzer mit Zugriff oder eine eingerichtete Automation.

Zeigt alle Einsendungen dieses einen Formulars - dieselbe Ansicht wie der globale Posteingang in der Seitenleiste, nur auf dieses eine Formular eingeschränkt. Ausführlich beschrieben im Kapitel Posteingang.

Hier verwaltest Du die generierten Excel-Dateien genau dieses einen Formulars: Status (wird erstellt, fertig, Fehler beim Erstellen), Herunterladen und Löschen einzelner Export-Dateien. Das ist nicht dasselbe wie das globale Exportarchiv im Posteingang - dort landen Exporte aus allen Formularen zusammen, hier nur die dieses einen Formulars. Einen neuen Export startest Du weiterhin über den Button Excel-Export im Reiter Posteingang dieses Formulars.

Jedes Mal, wenn Du ein Formular veröffentlichst, entsteht eine neue Version. Der Reiter Versionen listet sie alle auf:

Spalte	Inhalt
(Statussymbol)	Farbiges Symbol vor dem Namen: grün - die aktuell in der App genutzte Version, gelb - eine ältere Version.
Name	Name des Formulars zum Zeitpunkt dieser Version.
Veröffentlicht am	Datum, Uhrzeit und Name des veröffentlichenden Benutzers.
Automation	Symbole der zu dieser Version gehörenden Workflow-Module.

Pro Zeile stehen zwei Aktionen bereit:

• PDF-Vorschau öffnen - zeigt, wie der aus dieser Version erzeugte Bericht aussieht.
• Version veröffentlichen - macht diese ältere Version wieder zur aktuellen. Bei der aktuell aktiven Version ist diese Aktion deaktiviert.

Legt fest, wer Bauabnahme-Protokoll in der App ausfüllen darf, wer die zugehörigen Einsendungen im Posteingang sehen kann und wer auf ältere Einsendungen zugreifen darf. Ausführlich beschrieben im Kapitel Rollen & Rechte.

Legt fest, ob Links zu Bildern und Dateien aus Einsendungen dieses Formulars öffentlich erreichbar sind oder nur für angemeldete Benutzer.

Hier rufst Du das Formular und seine Einsendungen über die REST-API ab - relevant, wenn Du Offpaper an ein anderes System anbindest.

Über den Button Skript generieren erzeugst Du hier außerdem ein fertiges Power-Query-Skript für Excel. Anders als der einmalige Excel-Export im Posteingang baut dieses Skript eine laufende Verbindung auf: Einmal in Excel eingerichtet, holst Du dir mit Daten → Alle aktualisieren jederzeit die neuesten Einsendungen nach, ohne dich erneut bei Offpaper anzumelden. Die Einrichtung unterscheidet sich zwischen Windows und Mac. Die beiden Buttons Anleitung für Windows und Anleitung für Mac neben dem Skript öffnen die passende Anleitung aus diesem Handbuch in einem neuen Browser-Tab:

• Automatischer Excel-Abgleich unter Windows
• Automatischer Excel-Abgleich auf dem Mac

Zeigt den laufenden Dokument-Zähler dieses Formulars. Bei Bedarf setzt Du ihn hier manuell auf einen anderen Wert. Wie sich dieser formularspezifische Zähler zum globalen Zähler und zu Zählern pro Stammdaten-Wert verhält, erklärt Einstellungen - Dokument-Zähler.

Siehe auch:

• Formular-Designer - ein Formular aufbauen und mit dem Offpaper Copilot bearbeiten
• Vorlagenbibliothek - neues Formular aus einer Vorlage anlegen
• Rollen & Rechte - Rollen, Zugriff und der Reiter „Berechtigungen“
• Posteingang - alle Einsendungen im Detail, einmaliger Excel-Export