Dateiverwaltung

In der Dateiverwaltung lädst Du wiederverwendbare Vorlagen-Dateien hoch, die Du an anderer Stelle im Formularbaukasten einsetzt: Firmenlogo, PDF-Anhänge, Briefpapier, Word-Vorlagen und ausfüllbare PDF-Vorlagen.

Dateiverwaltung ist nicht die Ablage

Die Dateiverwaltung wird leicht mit der Ablage verwechselt - beide klingen ähnlich, sind aber grundverschieden:

	Dateiverwaltung (dieses Kapitel)	Ablage
Enthält	Selbst hochgeladene Vorlagen (Logo, Briefpapier, Word-Vorlagen, …)	Automatisch erzeugte Berichte aus Einsendungen
Befüllung	Du lädst die Dateien selbst hoch	Füllt sich automatisch über einen Workflow-Baustein
Zugriff	Nur Administratoren	Ab Rolle Anwender

Wo finde ich die Dateiverwaltung?

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Dateiverwaltung. Dieser Menüpunkt ist ausschließlich für Administratoren sichtbar und erreichbar - auch Autoren haben keinen Zugriff (siehe Rollen & Rechte).

Die fünf Tabs im Überblick

Oben zeigt eine Tab-Leiste fünf Bereiche. Beim Öffnen ist standardmäßig Logos & Bilder ausgewählt:

Tab	Wofür
Logos & Bilder	Firmenlogo für Kopf-/Fußzeilen-Bausteine in den PDF-Einstellungen, alternativ Bilder für den Formular-Baustein „Festes Bild“.
PDF-Anhänge	PDF-Dateien für den Formular-Baustein „Festes PDF“ oder als fester E-Mail-Anhang im Workflow-Baustein „E-Mail Versand“ (siehe Workflow & Automatisierungen).
Briefpapier	Hintergrundbilder für den Briefpapier-Modus in den PDF-Einstellungen.
Word-Vorlagen	.docx-Vorlagen für den Bericht-Modus „Word-Vorlage“ (siehe Word-Vorlage). Nur im Expert Plan.
Ausfüllbare PDFs	PDF-Vorlagen mit Formularfeldern für den Bericht-Modus „Ausfüllbares PDF“ (siehe Ausfüllbares PDF). Nur im Expert Plan.

Jeder Tab zeigt oben einen erklärenden Infokasten, darunter den Upload-Bereich und darunter die Liste der bereits hochgeladenen Dateien dieses Typs. Ein zentrales Suchfeld „Dateien durchsuchen“ filtert die Liste des gerade offenen Tabs. Zusätzlich filterst Du nach einer einzelnen Spalte (Klick auf Dateiname oder Hochgeladen am) und sortierst über das Pfeil-Icon daneben auf- oder absteigend.

Eine Datei hochladen

Der Ablauf ist auf allen fünf Tabs gleich:

1. Ziehe eine Datei per Drag & Drop in die Upload-Fläche, oder klicke auf „Nach {Typ} - Datei suchen“, um sie über den Dateidialog auszuwählen.
2. Offpaper zeigt Dateiname und Dateigröße sowie ein vorausgefülltes, editierbares Feld „Anzeigename“ (Standard: Dateiname ohne Endung). Passe den Anzeigenamen bei Bedarf an.
3. Klicke auf Speichern. Offpaper bestätigt den erfolgreichen Upload.

„Datei löschen“ beim Hochladen ist kein echtes Löschen

Direkt nach der Dateiauswahl zeigt Offpaper einen Button „Datei löschen“. Der verwirft nur deine gerade getroffene, noch nicht gespeicherte Auswahl - er löscht keine bereits gespeicherte Datei. Um eine bereits hochgeladene Datei endgültig zu löschen, nutzt Du das Papierkorb-Icon in der Dateiliste.

Format- und Größengrenzen

Jeder Tab akzeptiert nur bestimmte Dateiformate und -größen:

Tab	Format	Max. Größe	Zusätzlich
Logos & Bilder	PNG, JPEG	5 MB	-
PDF-Anhänge	PDF	5 MB	-
Briefpapier	PNG, JPEG	3 MB	Seitenverhältnis exakt 1 : 1,41 (DIN A4), mindestens 1000 × 1410 Pixel
Word-Vorlagen	DOCX	5 MB	Nur im Expert Plan. Platzhalter im Word-Dokument werden nur im Format {{platzhalter}} erkannt, z. B. {{Mitarbeiter.Nachname}} oder {{AktuellesDatum}}.
Ausfüllbare PDFs	PDF mit ausfüllbaren Formularfeldern	5 MB	Nur im Expert Plan. Unterstützt werden die Feldtypen Text, Datum, Kontrollkästchen, Unterschrift und Optionsfelder.

Wählst Du eine zu große oder falsch formatierte Datei, bleibt Speichern deaktiviert, bis Du eine passende Datei auswählst.

Word-Vorlagen und Ausfüllbare PDFs nur im Expert Plan

Ohne Expert Plan zeigen die Tabs Word-Vorlagen und Ausfüllbare PDFs weder Upload-Bereich noch Dateiliste - stattdessen nur einen Infokasten mit Erklärung und einem Button zum Upgrade auf den Expert Plan.

Eine Datei ansehen, herunterladen oder löschen

Die Liste eines Tabs zeigt die Spalten Dateiname (der von dir vergebene Anzeigename) und Hochgeladen am. Je Zeile stehen zwei Icons zur Verfügung:

• Anzeigen öffnet ein Vorschau-Popup mit Bild- bzw. PDF-Ansicht und einem Herunterladen-Button. Word-Dateien lassen sich darin nicht direkt anzeigen - das Popup verweist stattdessen auf den Download.
• Löschen öffnet einen Bestätigungsdialog.

Jeder Dateityp hat dabei einen eigenen, passenden Warntext, der alle betroffenen Verwendungen auflistet: Beim Logo etwa, welche Bausteine „Festes Bild“, Kopfzeilen-Hintergründe und Bereichsvorlagen die Datei verwenden und dadurch beim Löschen verwaist bzw. geleert werden. Beim Briefpapier entsprechend, dass es aus allen Formularen entfernt wird, die es verwenden, und diese danach wieder die bisherigen Einstellungen übernehmen.

Der Dialogtitel lautet unabhängig vom Dateityp immer „Anhang löschen?“ - auch bei Logos, Briefpapier, Word-Vorlagen und ausfüllbaren PDFs. Bestätige jeweils mit Ja, Anhang löschen.

Löschen entfernt automatisch alle Verwendungen

Es gibt keine Sperre “Datei wird noch verwendet”. Löschst Du eine Datei, entfernt Offpaper automatisch und ohne weitere Rückfrage alle Stellen, an denen sie eingesetzt war (Bausteine, Bereichsvorlagen, Kopf-/Fußzeilen, E-Mail-Anhänge). Der Bestätigungsdialog listet vorher genau auf, was betroffen ist - lies ihn aufmerksam, bevor Du bestätigst.

Keine Umbenennen-Funktion

Eine hochgeladene Datei lässt sich nachträglich nicht umbenennen. Um einen anderen Anzeigenamen zu verwenden, lade die Datei mit dem gewünschten Namen erneut hoch und lösche bei Bedarf die alte Version.

Siehe auch:

• PDF-Einstellungen - Logo und Briefpapier einem Profil zuweisen
• Berichtdesigner - Word-Vorlage oder ausfüllbares PDF als PDF-Modus auswählen
• Bausteine & Feldtypen - Bausteine „Festes Bild“ und „Festes PDF“ einsetzen
• Workflow & Automatisierungen - PDF-Anhang im Baustein „E-Mail Versand“ mitschicken
• Ablage - automatisch erzeugte Berichte aus Einsendungen
• Rollen & Rechte - warum diese Seite nur für Administratoren sichtbar ist