Lizenzen & Abo

Unter Einstellungen → Lizenzen & Abo buchst und verwaltest Du dein Offpaper-Abo vollständig innerhalb von Offpaper: Plan, Benutzerlizenzen und Zusatzmodule wie Offpaper Connect, Zahlungsmethode und Rechnungsdaten, Rechnungen und Kündigung. Außerdem verknüpfst Du bei Bedarf mehrere Arbeitsbereiche für eine gemeinsame Lizenz- und Rechnungsverwaltung. Der Bereich gliedert sich in vier Reiter: Benutzer & Plan, Rechnungen, Verknüpfte Arbeitsbereiche und Externe Submissionen.

Offpaper lizenziert pro Person, nicht pro Gerät - und unabhängig davon, welche Rolle ein Benutzer hat. Die Faustregel lautet:

Eine natürliche Person = ein Benutzer = eine Lizenz.

Wie viele Geräte im Einsatz sind, spielt für die Zahl der Lizenzen keine Rolle: Jeder Benutzer nutzt die Offpaper App mit seiner einen Lizenz im Browser über die App-Webansicht und zusätzlich auf bis zu zwei Mobilgeräten, zum Beispiel Smartphone und Tablet. Zwei Mitarbeiter mit je einem Handy und einem Tablet brauchen also zwei Lizenzen, nicht vier.

Der Plan - Essential, Expert oder Enterprise - gilt dagegen immer für den gesamten Arbeitsbereich und damit für alle Benutzer darin. Die Pläne unterscheiden sich im Funktionsumfang, nicht in der Art der Lizenzierung.

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Lizenzen & Abo. Dieser Menüpunkt ist ausschließlich für Administratoren sichtbar und erreichbar (siehe Rollen & Rechte). Du landest automatisch auf dem ersten Reiter, Benutzer & Plan - die Seite selbst trägt oben nur die Überschrift „Abonnement“.

Was Du auf dem Reiter siehst, hängt vom Zustand deines Arbeitsbereichs ab:

Zustand	Was Du siehst
Arbeitsbereich wird von einem anderen Arbeitsbereich verwaltet (verknüpft, siehe Verknüpfte Arbeitsbereiche)	Hinweis, dass Lizenzen für diesen Arbeitsbereich im Haupt-Arbeitsbereich verwaltet werden.
Aktives Abo	Die Karten Plan und Lizenzen sowie Zahlung und Rechnung, siehe unten.
Kein aktives Abo	Der Konfigurator zum Abschluss eines Abos, siehe Offpaper abonnieren.

Die Karte zeigt deinen aktuellen Plan (Essential, Expert oder Enterprise) und die Zahl der gebuchten Benutzerlizenzen. Der Button Abo anpassen öffnet den Konfigurator, mit dem Du Plan, Lizenzen und Zusatzmodule änderst, siehe Abo anpassen. Ein Hinweis in der Karte erinnert daran, dass Änderungen anteilig für den laufenden Vertragszeitraum berechnet werden.

Ist dein Lizenzkontingent beim Einladen eines neuen Benutzers aufgebraucht, führt dich der Hinweis in der Benutzerliste ebenfalls hierher - Details dazu findest Du im Kapitel Einstellungen - Benutzer.

Die Karte fasst alles zusammen, was mit der Abrechnung zu tun hat:

• Zahlungsmethode - die hinterlegte Karte oder Lastschrift, zum Beispiel „Visa •••• 4242“ mit dem Ablaufdatum. Läuft die Karte bald ab, warnt die Karte rechtzeitig; ist gar keine Zahlungsmethode hinterlegt, weist sie darauf hin, dass die nächste Abbuchung so nicht erfolgen kann.
• Rechnungsdaten - Firma, Adresse, USt-IdNr. (oder der Hinweis, dass keine hinterlegt ist) und die Rechnungs-E-Mail, an die Rechnungen gehen. Sollen weitere Personen die Rechnungen erhalten, pflegst Du sie als eigene Liste im Reiter Rechnungen unter Abrechnungsempfänger - dieselbe Liste, die Du beim Abschluss des Abos als Weitere Rechnungsempfänger (optional) angibst.
• In der Fußzeile das Datum der nächsten Abbuchung - oder, bei gekündigtem Abo, das Datum, an dem das Abo endet - sowie der Button Abo kündigen, siehe Abo kündigen.

Der Button Zahlungsmethode ändern öffnet einen Dialog mit dem Zahlungsformular von Stripe. Trage dort die neue Karte oder Bankverbindung ein und bestätige. Die neue Methode gilt ab der nächsten Abbuchung - beim Ändern selbst wird nichts belastet.

Der Button Rechnungsdaten ändern öffnet einen Dialog mit den Adressfeldern, dem Feld USt-IdNr. (optional) und der Rechnungs-E-Mail. Land und Adresse bestimmen, ob und wie Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen wird; prüfe sie deshalb bei einem Umzug oder einer Umfirmierung zuerst.

Hat dein Arbeitsbereich kein aktives Abo - etwa weil die Testphase abgelaufen ist oder ein früheres Abo gekündigt wurde -, zeigt der Reiter Benutzer & Plan den Konfigurator mit fünf Schritten. Jeder abgeschlossene Schritt klappt zu einer Zusammenfassung zusammen, die Du über Ändern wieder öffnest; unten führt Weiter zum nächsten Schritt. Rechts begleitet dich die Bestellübersicht mit dem jeweils aktuellen Betrag.

1. Plan. Stelle oben Monatlich oder Jährlich ein und wähle die Plankarte Essential oder Expert. Jede Karte listet ihre Funktionen auf, über Mehr anzeigen vollständig; die Expert-Liste beginnt mit „Alles aus Essential plus:“. Der Link Alle Funktionen im Detail vergleichen öffnet den ausführlichen Funktionsvergleich. Der Expert Plan ist nur jährlich buchbar. Für den Enterprise Plan gibt es keine Selbstbuchung: Die Karte „Enterprise – auf Anfrage” öffnet über Sales kontaktieren den Chat mit dem Vertrieb.
2. Benutzerlizenzen. Offpaper nennt dir, wie viele Benutzer dein Arbeitsbereich aktuell hat und wie viele Lizenzen Du deshalb mindestens brauchst - jeder Benutzer benötigt eine Lizenz. Stelle die Zahl über − und + ein, höchstens 500. Senkst Du die Zahl unter die Zahl deiner aktiven Benutzer, warnt der Schritt, dass die überzähligen Benutzer ihre Lizenz verlieren und deaktiviert werden.
3. Zusatzmodule. Hier buchst Du Offpaper Connect über die Karten Aus, Connect 25, Connect 50 und Connect 100 - je ein monatliches Kontingent an externen Einsendungen gegen eine Grundgebühr. Die Checkbox Mehrverbrauch erlauben legt fest, ob Einsendungen über dem Kontingent zusätzlich berechnet statt blockiert werden. Connect setzt den Expert Plan voraus; unter Essential bleibt die Zeile gesperrt. Was Connect leistet, erklärt die Seite Offpaper Connect, die auch der Link Mehr zu Connect erfahren öffnet. Die Zeile KI-Credits trägt noch den Hinweis „bald verfügbar“.
4. Rechnungsdaten. Trage Firma und Adresse ein. Die USt-IdNr. ist je nach Land Pflicht oder optional; bei Unternehmen im EU-Ausland weist der Schritt auf das Reverse-Charge-Verfahren hin. Unter Rechnungs-E-Mail steht die Adresse, an die Rechnungen gehen; über E-Mail-Adresse hinzufügen ergänzt Du Weitere Rechnungsempfänger (optional). Diese Liste findest Du nach dem Abschluss im Reiter Rechnungen unter Abrechnungsempfänger wieder und änderst sie dort.
5. Zahlungsmethode. Gib Karte oder Bankverbindung in das eingebettete Formular von Stripe ein. Bestätige danach die Checkbox zu AGB und Datenschutzerklärung und klicke auf Zahlungspflichtig abonnieren.

Nach dem Abschluss bestätigt Offpaper mit „Vielen Dank! Dein Abo ist aktiv.“, und der Reiter zeigt die beiden Karten mit dem gebuchten Stand. Fehlt eine Angabe oder lehnt Stripe die Zahlung ab, springt die Seite zum betroffenen Feld und zeigt dort die Meldung.

Rechts neben den Schritten fasst die Bestellübersicht zusammen, was Du gerade zusammengestellt hast: die einzelnen Positionen (Plan, Lizenzen, Zusatzmodule), die Zwischensumme, ein eventueller Rabatt, die USt. - oder bei Reverse Charge der Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird - und als Summe Heute fällig bzw. bei einer Änderung ohne sofortige Belastung Nächste Rechnung. Darunter steht, wie es weitergeht: danach monatlich bzw. jährlich, anteilig bei Änderungen.

Oben in der Übersicht löst Du über Promo-Code hinzufügen einen Aktionscode ein: Code eintragen, Einlösen, der Rabatt erscheint als eigene Zeile.

Die Übersicht warnt auch, bevor Du etwas Folgenreiches bestätigst - etwa beim Wechsel von Expert zu Essential (siehe Abo anpassen) oder wenn gerade eine Testphase läuft.

Mit laufendem Abo öffnet Abo anpassen in der Karte Plan und Lizenzen denselben Konfigurator, allerdings nur mit den Schritten Plan, Benutzerlizenzen und Zusatzmodule - Rechnungsdaten und Zahlungsmethode änderst Du separat in der Karte Zahlung und Rechnung. Der Abrechnungszeitraum bleibt beim Anpassen erhalten; nur der Wechsel von monatlicher auf jährliche Abrechnung ist jederzeit möglich, umgekehrt nicht.

So läuft eine Änderung ab, zum Beispiel zwei zusätzliche Lizenzen:

1. Klicke in der Karte Plan und Lizenzen auf Abo anpassen.
2. Lass den Schritt Plan unverändert und klicke auf Weiter.
3. Erhöhe im Schritt Benutzerlizenzen die Zahl über + um zwei. Die Bestellübersicht rechts zeigt sofort den anteiligen Betrag, der heute fällig wird.
4. Prüfe im Schritt Zusatzmodule, ob alles stimmt, und klicke auf Kostenpflichtig bestellen (bei Änderungen ohne sofortige Belastung heißt der Button Änderung bestätigen). Mit Zurück zum Abo verwirfst Du die Änderung.

Offpaper bestätigt mit „Deine Änderung wurde übernommen.“ Die Abrechnung erfolgt sofort und anteilig: Erhöhungen - mehr Lizenzen, höherer Plan, größeres Connect-Kontingent - werden für den restlichen Vertragszeitraum umgehend berechnet, Reduzierungen anteilig gutgeschrieben. Alles landet auf einer Rechnung.

Der Button Abo kündigen steht unten in der Karte Zahlung und Rechnung.

1. Klicke auf Abo kündigen. Der Dialog „Abo kündigen“ nennt das Datum, an dem dein Abo endet - bis dahin bleiben alle Funktionen und Lizenzen erhalten.
2. Wähle unter Warum kündigst Du? einen Grund aus (zum Beispiel fehlende Funktionen, zu geringe Nutzung oder der Wechsel zu einem anderen Anbieter) und beantworte die kurze Nachfrage dazu. Die Angabe hilft Offpaper, das Produkt weiterzuentwickeln.
3. Bestätige mit Ja, zum {Datum} kündigen.

Danach zeigt Offpaper oben in der gesamten Anwendung einen Banner, dass das Abo zum genannten Datum gekündigt ist, und in der Karte Zahlung und Rechnung steht statt der nächsten Abbuchung das Enddatum.

Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist regeln die Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf offpaper.de.

Im Abschnitt Abrechnungsempfänger pflegst Du die Liste von E-Mail-Adressen, die Rechnungen zusätzlich zur Rechnungs-E-Mail aus deinen Rechnungsdaten erhalten - es ist dieselbe Liste wie Weitere Rechnungsempfänger (optional) beim Abschluss des Abos. Du fügst Zeilen hinzu oder entfernst sie und speicherst die Liste über Speichern.

Die Tabelle Rechnungen zeigt Nummer, Datum, Status und Betrag jeder Rechnung:

Status	Bedeutung
Entwurf	Die Rechnung ist noch nicht final gestellt.
Offen	Die Rechnung ist gestellt, aber noch nicht bezahlt.
Bezahlt	Die Rechnung ist beglichen.
Uneinbringlich	Die Rechnung gilt als nicht mehr einbringlich.
Storniert	Die Rechnung wurde storniert.

Je Zeile lädst Du die Rechnung als PDF herunter oder öffnest sie über Im Browser öffnen direkt im Browser.

Mit Offpaper Connect schickst Du eine Formular-Ausfüllanfrage per E-Mail an Personen ohne eigenen Offpaper-Zugang - die Anfrage wird über einen Einmallink im Browser oder in der App ausgefüllt. Eine so entstandene Einsendung heißt im Produkt „Externe Submission“.

Dieser Reiter zeigt dir den Verbrauch deines Kontingents. Gebucht und geändert wird Connect dagegen zusammen mit dem Abo im Konfigurator:

Zustand	Was Du siehst
Kein aktives Abo	Hinweis, zunächst ein Abo abzuschließen.
Nur Essential Plan	Hinweis, dass Offpaper Connect den Expert Plan voraussetzt, mit dem Link Plan ändern in den Konfigurator.
Expert Plan mit aktivem Abo	Verbrauchsübersicht und der Button Kontingent ändern.

Neue Arbeitsbereiche bekommen ein kostenloses Test-Kontingent. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Verbrauch: „X von Y externen Test-Submissionen verbraucht“.

Der Button Kontingent ändern öffnet den Konfigurator direkt im Schritt Zusatzmodule. Dort wählst Du die Stufe Connect 25, Connect 50 oder Connect 100 und entscheidest über die Checkbox Mehrverbrauch erlauben, ob Einsendungen über dem Kontingent zusätzlich berechnet statt blockiert werden. Bestätige wie bei jeder Abo-Änderung über die Bestellübersicht mit Kostenpflichtig bestellen; die Grundgebühr wird anteilig für den laufenden Vertragszeitraum berechnet und erscheint auf deiner Abo-Rechnung.

Connect kündigst Du im selben Schritt, indem Du die Karte Aus wählst und die Änderung bestätigst. Das Kontingent bleibt bis zum Ende des laufenden Vertragszeitraums nutzbar. Danach zeigt Offpaper oben einen gelben Banner mit dem Kündigungsdatum; über Kündigung zurücknehmen und die Rückfrage Ja, Connect weiterführen nimmst Du die Kündigung bis dahin wieder zurück. Wechselst Du dagegen auf den Essential Plan, endet Connect sofort, siehe Abo anpassen.

Die Tabelle Verbrauchsübersicht zeigt je Jahr und Monat, wie viele externe Aufgaben noch offen sind (also noch nicht abgeschlossen), sowie das Kontingent als Fortschrittsbalken von verbrauchten zu insgesamt gebuchten Einsendungen.

Bist Du in mehreren Arbeitsbereichen Administrator, kannst Du diese verknüpfen: Ein Haupt-Arbeitsbereich übernimmt dann zentral die Lizenzen und Rechnungsstellung für alle verknüpften Arbeitsbereiche. Ein Benutzer mit identischer E-Mail-Adresse in mehreren verknüpften Arbeitsbereichen benötigt danach nur noch eine einzige Lizenz.

Was der Reiter zeigt, hängt vom Zustand ab:

Zustand	Was Du siehst
Arbeitsbereich wird von einem anderen Arbeitsbereich verwaltet	Du kannst hier keine Verknüpfungen verwalten - das geht nur im Haupt-Arbeitsbereich.
Kein aktives Abo	Hinweis, zunächst ein Abo abzuschließen.
Bereits Haupt-Arbeitsbereich mit verknüpften Bereichen	Liste der verknüpften Arbeitsbereiche.
Keine verknüpfbaren Bereiche vorhanden	Entsprechender Hinweis.
Verknüpfbare Bereiche vorhanden	Auswahlliste zum Verknüpfen.

1. Öffne die Auswahlliste „Arbeitsbereich verknüpfen“. Es listet nur Arbeitsbereiche, in denen Du ebenfalls Administrator bist.
2. Wähle einen Arbeitsbereich aus. Es öffnet sich der Bestätigungsdialog „Arbeitsbereiche verknüpfen?“ - er wiederholt noch einmal den Hinweis aus Verknüpfte Arbeitsbereiche, dass Lizenzen danach gemeinsam verwaltet werden.
3. Bestätige mit „Verknüpfen“.

Nicht nur unter Lizenzen & Abo begegnet dir dein Abo. An mehreren Stellen weist der Formularbaukasten auf den aktuellen Stand hin und führt dich mit einem Klick an die passende Stelle im Konfigurator:

• Startseite: Ein Badge zeigt den aktuellen Plan; im Essential Plan steht daneben der Link Plan ändern. Fehlen Lizenzen für vorhandene Benutzer, erscheint ein gelber Chip „{N} Lizenzen fehlen“, der direkt in den Schritt Benutzerlizenzen führt. Ein weiterer Chip zum Connect-Kontingent öffnet den Reiter Externe Submissionen.
• Benutzerliste: Ist das Kontingent ausgeschöpft, verlinkt der Hinweis Buche hier weitere Lizenzen. hierher.
• Expert-Funktionen im Essential Plan: Wo eine Funktion den Expert Plan voraussetzt - etwa bei den API-Schlüsseln -, zeigt Offpaper einen Upgrade-Button. Je nach Situation lautet er Expert Plan 30 Tage kostenlos testen!, Auf Expert Plan upgraden! oder Expert Plan jetzt buchen!. In einem verwalteten Arbeitsbereich steht stattdessen der Hinweis, in den Master-Account zu wechseln, weil der Plan dort gebucht wird.

Siehe auch:

• Offpaper Connect - was Du mit dem hier gebuchten Kontingent machst: Aufgaben an Personen ohne Offpaper-Konto schicken
• Einstellungen - Benutzer - Benutzer einladen und verwalten, inklusive Hinweis bei aufgebrauchtem Lizenzkontingent
• Geräteverwaltung - die bis zu zwei Mobilgeräte je Benutzer einsehen und ein altes Gerät deaktivieren
• API-Schlüssel - eine der Expert-Funktionen, die beim Wechsel auf Essential entfallen
• Weitere Einstellungen - Arbeitsbereich wechseln, Zeitzone und Darstellung sowie Anlegen und Löschen eines einzelnen Arbeitsbereichs
• Rollen & Rechte - warum dieser Bereich nur für Administratoren sichtbar ist
• Preise auf offpaper.de - aktuelle Preise der Pläne und von Offpaper Connect sowie der Funktionsvergleich Essential, Expert und Enterprise
• AGB auf offpaper.de - Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und was nach Vertragsende mit den Daten passiert