Lizenzen & Abo

Unter Einstellungen → Lizenzen & Abo siehst Du deinen aktuellen Plan und dein Lizenzkontingent, rufst Rechnungen ab, verwaltest das Kontingent für externe Submissionen (Offpaper Connect) und verknüpfst bei Bedarf mehrere Arbeitsbereiche für eine gemeinsame Lizenz- und Rechnungsverwaltung. Der Bereich gliedert sich in vier Reiter: Benutzer & Plan, Rechnungen, Verknüpfte Arbeitsbereiche und Externe Submissionen.

Seitenleiste → Einstellungen (Zahnrad-Icon) → Lizenzen & Abo. Dieser Menüpunkt ist ausschließlich für Administratoren sichtbar und erreichbar (siehe Rollen & Rechte). Du landest automatisch auf dem ersten Reiter, Benutzer & Plan - die Seite selbst trägt oben nur die Überschrift „Abonnement“.

Der Reiter zeigt zwei Info-Karten:

• Aktueller Plan - Essential, Expert oder Enterprise.
• Benutzerlizenzen - Anzahl der gebuchten Plätze.

Was Du auf dem Reiter siehst, hängt vom Zustand deines Arbeitsbereichs ab:

Zustand	Was Du siehst
Arbeitsbereich ist „managed“	Hinweis, dass Lizenzen für diesen Arbeitsbereich in einem anderen Arbeitsbereich verwaltet werden.
Aktives Abo	Die beiden Info-Karten, dazu die E-Mail-Adresse, mit der Du dich im Kundenportal anmeldest - änderbar.
Kein aktives Abo	Ein eingebettetes Bestellformular, über das Du einen neuen Plan abschließt.

Ist dein Lizenzkontingent beim Einladen eines neuen Benutzers aufgebraucht, führt dich der entsprechende Hinweis ebenfalls hierher - Details dazu findest Du im Kapitel Einstellungen - Benutzer.

Im Abschnitt Abrechnungsempfänger pflegst Du eine Liste von E-Mail-Adressen, an die Rechnungen gehen. Du fügst Zeilen hinzu oder entfernst sie und speicherst die Liste über Speichern.

Die Tabelle Rechnungen zeigt Nummer, Datum, Status und Betrag jeder Rechnung:

Status	Bedeutung
Entwurf	Die Rechnung ist noch nicht final gestellt.
Offen	Die Rechnung ist gestellt, aber noch nicht bezahlt.
Bezahlt	Die Rechnung ist beglichen.
Uneinbringlich	Die Rechnung gilt als nicht mehr einbringlich.
Storniert	Die Rechnung wurde storniert.

Je Zeile lädst Du die Rechnung als PDF herunter oder öffnest sie über Im Browser öffnen direkt im Browser.

🖼️ Screenshot-Platzhalter: Rechnungstabelle mit mehreren Einträgen unterschiedlicher Status (Entwurf, Offen, Bezahlt, Uneinbringlich, Storniert) und den Aktionen PDF-Download und Im Browser öffnen.

Mit Offpaper Connect schickst Du eine Formular-Ausfüllanfrage per E-Mail an Personen ohne eigenen Offpaper-Zugang - die Anfrage wird über einen Einmallink im Browser oder in der App ausgefüllt.

Was Du auf dem Reiter tun kannst, hängt von Plan und Abo-Status ab:

Zustand	Was Du siehst
Kein aktives Abo	Hinweis, zunächst ein Abo abzuschließen.
Nur Essential-Plan	Hinweis, dass die Funktion den Expert Plan voraussetzt.
Expert Plan mit aktivem Abo	Du kannst ein Kontingent buchen und verwalten.

Neue Arbeitsbereiche bekommen ein kostenloses Test-Kontingent. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Verbrauch: „X von Y externen Test-Submissionen verbraucht“.

1. Hast Du noch kein Kontingent gebucht, klicke auf „Offpaper Connect zu meinem Vertrag hinzufügen“. Bei bestehendem Kontingent öffnest Du dieselbe Übersicht über das Stift-Icon.
2. Im Modal „Kontingent für externe Submissionen ändern“ wählst Du eine von drei Kontingent-Stufen: Connect 25, Connect 50 oder Connect 100 - jeweils ein monatliches Limit an externen Submissionen, jährlich abgerechnet.
3. Setze bei Bedarf die Checkbox „Mehrverbrauch zulassen“. Ist sie aktiv, werden zusätzliche Submissionen über dem Kontingent hinaus berechnet, statt blockiert zu werden.
4. Bestätige deine Auswahl. Es öffnet sich ein Bestellbestätigungs-Modal mit Preisvorschau.
5. Klicke auf „Kostenpflichtig bestellen“.

Die Tabelle Verbrauchsübersicht zeigt je Jahr und Monat, wie viele externe Aufgaben noch offen sind (also noch nicht abgeschlossen), sowie das Kontingent als Fortschrittsbalken von verbrauchten zu insgesamt gebuchten Submissionen.

Bist Du in mehreren Arbeitsbereichen Administrator, kannst Du diese verknüpfen: Ein Haupt-Arbeitsbereich übernimmt dann zentral die Lizenzen und Rechnungsstellung für alle verknüpften Arbeitsbereiche. Ein Benutzer mit identischer E-Mail-Adresse in mehreren verknüpften Arbeitsbereichen benötigt danach nur noch eine einzige Lizenz.

Was der Reiter zeigt, hängt vom Zustand ab:

Zustand	Was Du siehst
Arbeitsbereich ist „managed“	Du kannst hier keine Verknüpfungen verwalten.
Kein aktives Abo	Hinweis, zunächst ein Abo abzuschließen.
Bereits Haupt-Arbeitsbereich mit verknüpften Bereichen	Liste der verknüpften Arbeitsbereiche.
Keine verknüpfbaren Bereiche vorhanden	Entsprechender Hinweis.
Verknüpfbare Bereiche vorhanden	Auswahlliste zum Verknüpfen.

1. Öffne die Auswahlliste „Arbeitsbereich verknüpfen“. Es listet nur Arbeitsbereiche, in denen Du ebenfalls Administrator bist.
2. Wähle einen Arbeitsbereich aus. Es öffnet sich der Bestätigungsdialog „Arbeitsbereiche verknüpfen?“ - er wiederholt noch einmal den Hinweis aus der Warnung oben, dass Lizenzen danach gemeinsam verwaltet werden.
3. Bestätige mit „Verknüpfen“.

Siehe auch:

• Einstellungen - Benutzer - Benutzer einladen und verwalten, inklusive Hinweis bei aufgebrauchtem Lizenzkontingent
• Einstellungen - Arbeitsbereich - Zeitzone, Name sowie Anlegen und Löschen eines einzelnen Arbeitsbereichs
• Rollen & Rechte - warum dieser Bereich nur für Administratoren sichtbar ist