Formularbaukasten
Alle Einsendungen deiner Formulare an einem Ort - Status prüfen, Berichte herunterladen, Freigaben nachvollziehen und als Excel auswerten.
Sobald jemand in der App ein Formular abschickt, landet die Einsendung im Posteingang. Hier siehst Du auf einen Blick, was hereinkommt, prüfst den Bearbeitungsstand, öffnest die vollständigen Datensätze, lädst Berichte herunter und wertest ganze Zeiträume als Excel-Datei aus.
Es gibt zwei Sichten auf dieselben Daten:
Der Zugriff auf den Posteingang ist rollenabhängig:
Über das Suchfeld Durchsuchen filterst Du die Liste. Du suchst in:
Zusätzlich zur allgemeinen Suche filterst Du gezielt nach einer Spalte: Klicke auf ihre Überschrift, um ein Suchfeld einzublenden, das nur diese Spalte durchsucht - ein Lupen-Symbol markiert Spalten mit aktivem Filter, auch wenn das Suchfeld gerade geschlossen ist. Über das Pfeil-Icon neben der Überschrift sortierst Du zusätzlich auf- oder absteigend. Das funktioniert bei Formular, Status, Freigabe-Instanz, Erstellungsdatum, Ersteller und Bericht - nicht bei der Workflow-Spalte mit ihren reinen Statussymbolen.
Jede Einsendung durchläuft einen der folgenden vier Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Abgeschlossen | Der Workflow ist vollständig durchgelaufen, der Bericht ist final. |
| Freigabe offen | Die Einsendung wartet auf eine Entscheidung der Freigabe-Instanz. In diesem Status kannst Du sie nicht löschen und auch nicht für Sammel-Aktionen oder den Excel-Export markieren. |
| Freigabe abgelehnt | Die Freigabe wurde abgelehnt. Über das rote Freigabe-Symbol in der Workflow-Spalte öffnest Du den Ablehnungskommentar. |
| Revision | Die Einsendung wurde zur Überarbeitung zurückgespielt. |
Zusätzlich gibt es einen Fehlerfall, rot dargestellt: „(Etwas ist schiefgelaufen)“. Er erscheint, wenn die PDF-Erstellung oder ein Workflow-Modul fehlgeschlagen ist. PDF ansehen, Download und das Öffnen des Datensatzes stehen nur bei Einsendungen mit Status Abgeschlossen und vorhandenem PDF zur Verfügung; auch die Checkbox zum Markieren einer Zeile lässt sich nur in diesem Status aktivieren.
Pro Bericht zeigen kleine farbige Symbole den Ausgang jeder einzelnen Automatisierung im Workflow:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | Erfolgreich abgeschlossen. |
| Gelb | Übersprungen: Die für diese Automation im Workflow konfigurierte Ausführbedingung war nicht erfüllt. |
| Rot | Fehlgeschlagen oder abgelehnt. |
Der Status Freigabe offen einer ganzen Einsendung (siehe Tabelle oben) ist unabhängig davon - er zeigt, ob eine Freigabe-Aufgabe noch aussteht, nicht den Ausgang der übrigen Automationen.
Ein Klick auf ein Symbol springt in der Detailansicht direkt zum jeweiligen Workflow-Modul.
Bei fehlgeschlagener PDF-Erstellung oder einem fehlgeschlagenen Workflow-Schritt erscheint zusätzlich ein Wiederholen-Symbol. Ein Klick darauf startet die PDF-Erstellung und alle Workflows für diese Einsendung neu - Offpaper weist danach darauf hin, dass die Ausführung einige Minuten dauern kann und Du die Seite anschließend aktualisieren solltest.
Von hier aus stehen dir weitere Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| PDF herunterladen | Hat das Formular mehrere PDF-Layouts, wählst Du das gewünschte über eine Auswahlliste aus. |
| Datei teilen | Erzeugt einen Link zum Bericht. |
| Bilder als ZIP herunterladen | Sammelt alle Fotos der Einsendung in einem Archiv. Während das Archiv erstellt wird, zeigt Offpaper die bereits geladene Menge an. |
| Alle Bereiche auf-/zuklappen | Für einen schnellen Überblick über lange Formulare. |
Öffnest Du in der Workflow-Ansicht einen einzelnen, fehlgeschlagenen Automations-Baustein, bietet Offpaper eine gezieltere Wiederholung an: Im Unterschied zum Wiederholen-Symbol weiter unten, das PDF-Erstellung und alle Workflows der Einsendung neu startet, wiederholt diese Variante ausschließlich den einen geöffneten Baustein.
{Dateiname} hochladen“ - praktisch, wenn ein
Formular mehrere Dateien gleichzeitig an Hero überträgt und nur einzelne davon fehlgeschlagen
sind.🖼️ Screenshot-Platzhalter: Geöffneter, fehlgeschlagener Daten-Webhook-Baustein in der Workflow-Ansicht mit dem Button „Webhook erneut ausführen“.
Über die Checkboxen ganz links markierst Du eine oder mehrere Einsendungen mit Status Abgeschlossen. Anschließend stehen oben rechts zwei Sammel-Aktionen bereit:
Formulare_<Datum>.zip. Während das Archiv erstellt wird, zeigt Offpaper die
bereits geladene Menge an, z. B. „3,2 MB geladen“.
Wurde ein Formular über einen öffentlichen Link von jemandem ausgefüllt, der nicht Mitglied deines Arbeitsbereichs ist, weist ein Tooltip an der Zeile darauf hin, dass es sich um eine externe Submission handelt.
Du startest den Export je nach Sicht unterschiedlich:
Sobald ein Export bereit ist, findest Du ihn im Exportarchiv (ebenfalls über das Drei-Punkte-Menü erreichbar). Dort siehst Du zu jedem Auftrag den Status:
Zusätzlich kannst Du jeden Auftrag löschen.
Der Export aus dem globalen Posteingang liefert unabhängig vom Formular immer dieselben Standardspalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Id | ID der Einsendung |
| Formular-Name | Name des zugehörigen Formulars |
| Erstellt von | Ersteller der Einsendung |
| Erstellt am | Erstellungsdatum |
| Formular-Id | ID des zugehörigen Formulars |
| Datei-Id | ID der PDF-Datei |
| PDF-Dateiname | Dateiname des Berichts |
| Datei-Link | Link zum Bericht |
Pro Zeile steht immer genau eine Einsendung. Hat eine Einsendung mehrere PDF-Berichte, weil das Formular mehrere PDF-Layouts nutzt, stehen deren Werte kommagetrennt in derselben Zelle - in den Spalten Datei-Id, PDF-Dateiname und Datei-Link.
Startest Du den Export dagegen direkt aus einem einzelnen Formular heraus (Meine Formulare → Formular öffnen → Tab Posteingang → Button Excel-Export), enthält die Datei zusätzlich eigene Spalten pro Formularabschnitt und -feld - eine umfangreichere Export-Variante, beschrieben im Kapitel Meine Formulare, Tab „Excel-Exporte“.
PDF ansehen oder herunterladen
Hinweis: Das Auge-Symbol öffnet die Datensatz-Detailansicht, nicht die PDF-Vorschau.
Mehrere PDFs auf einmal sichern
Daten auswerten (Excel)
Fehlgeschlagene Verarbeitung beheben
Aufräumen
Im Posteingang (nur Expert Plan): im Formular-Posteingang über den Button Excel-Export, im globalen Posteingang über das Drei-Punkte-Menü und Posteingang exportieren. Du wählst markierte Einsendungen, einen Zeitraum oder alle - Details im Abschnitt Excel-Export. Willst Du eine Excel-Datei stattdessen laufend aktuell halten, statt jedes Mal neu zu exportieren, nutze den Automatischen Excel-Abgleich in Meine Formulare.
Direkt nicht mehr, sobald eine Einsendung verarbeitet wurde - PDF-Bericht und Workflow laufen bereits. Es gibt drei Wege, trotzdem noch zu korrigieren oder prüfen zu lassen (jeweils nur im Expert Plan):
Siehe auch: