Posteingang

Sobald jemand in der App ein Formular abschickt, landet die Einsendung im Posteingang. Hier siehst Du auf einen Blick, was hereinkommt, prüfst den Bearbeitungsstand, öffnest die vollständigen Datensätze, lädst Berichte herunter und wertest ganze Zeiträume als Excel-Datei aus.

Es gibt zwei Sichten auf dieselben Daten:

• Globaler Posteingang - Seitenleiste → Posteingang. Zeigt alle Einsendungen aller Formulare, auf die Du Zugriff hast, neueste zuerst.
• Formular-Posteingang - Meine Formulare → Formular öffnen → Reiter Posteingang. Zeigt nur die Einsendungen dieses einen Formulars. Statt des Drei-Punkte-Menüs findest Du hier oben direkt den Button Excel-Export.
• Vom Startbildschirm aus - Administratoren sehen auf dem Startbildschirm unter Handlungsbedarf, wie viele Freigaben offen sind und wie viele Einsendungen in Revision liegen (im Produkt „Submissionen in Revision“ genannt). Ein Klick öffnet den globalen Posteingang bereits nach dem passenden Status gefiltert.

Der Zugriff auf den Posteingang ist rollenabhängig:

• Administratoren sehen alle Einsendungen aller Formulare.
• Andere Anwender und Autoren sehen nur Einsendungen der Formulare, für die ihnen oder ihrer Benutzergruppe der Posteingangs-Zugriff eingeräumt wurde (Formular → Reiter Berechtigungen → „Submissionen anderer Benutzer in Posteingang sichtbar“), sowie zusätzlich immer alle eigenen Einsendungen.
• App-Benutzer (reine Erfasser) haben keinen Zugriff auf den Posteingang.

Über das Suchfeld Durchsuchen filterst Du die Liste. Du suchst in:

• Formularname
• ID der Einsendung
• PDF-Dateiname
• Name des Erstellers

Zusätzlich zur allgemeinen Suche filterst Du gezielt nach einer Spalte: Klicke auf ihre Überschrift, um ein Suchfeld einzublenden, das nur diese Spalte durchsucht - ein Lupen-Symbol markiert Spalten mit aktivem Filter, auch wenn das Suchfeld gerade geschlossen ist. Über das Pfeil-Icon neben der Überschrift sortierst Du zusätzlich auf- oder absteigend. Das funktioniert bei Formular, Status, Freigabe-Instanz, Erstellungsdatum, Ersteller und Bericht - nicht bei der Workflow-Spalte mit ihren reinen Statussymbolen.

Jede Einsendung durchläuft einen der folgenden vier Status:

Status	Bedeutung
Abgeschlossen	Der Workflow ist vollständig durchgelaufen, der Bericht ist final.
Freigabe offen	Die Einsendung wartet auf eine Entscheidung der Freigabe-Instanz. In diesem Status kannst Du sie nicht löschen und auch nicht für Sammel-Aktionen oder den Excel-Export markieren.
Freigabe abgelehnt	Die Freigabe wurde abgelehnt. Über das rote Freigabe-Symbol in der Workflow-Spalte öffnest Du den Ablehnungskommentar.
Revision	Die Einsendung wurde zur Überarbeitung zurückgespielt.

Zusätzlich gibt es einen Fehlerfall, rot dargestellt: „(Etwas ist schiefgelaufen)“. Er erscheint, wenn die PDF-Erstellung oder ein Workflow-Modul fehlgeschlagen ist. PDF ansehen, Download und das Öffnen des Datensatzes stehen nur bei Einsendungen mit Status Abgeschlossen und vorhandenem PDF zur Verfügung; auch die Checkbox zum Markieren einer Zeile lässt sich nur in diesem Status aktivieren.

1. Suche die Zeile mit Status Freigabe abgelehnt.
2. Klicke auf das rote Freigabe-Symbol in der Workflow-Spalte.
3. Im Popover „Kommentar zur Ablehnung“ liest Du die Begründung. Wurde kein Kommentar hinterlegt, steht dort „kein Kommentar angegeben“.

Pro Bericht zeigen kleine farbige Symbole den Ausgang jeder einzelnen Automatisierung im Workflow:

Farbe	Bedeutung
Grün	Erfolgreich abgeschlossen.
Gelb	Übersprungen: Die für diese Automation im Workflow konfigurierte Ausführbedingung war nicht erfüllt.
Rot	Fehlgeschlagen oder abgelehnt.

Der Status Freigabe offen einer ganzen Einsendung (siehe Status verstehen) ist unabhängig davon - er zeigt, ob eine Freigabe-Aufgabe noch aussteht, nicht den Ausgang der übrigen Automationen.

Ein Klick auf ein Symbol springt in der Detailansicht direkt zum jeweiligen Workflow-Modul.

Bei fehlgeschlagener PDF-Erstellung oder einem fehlgeschlagenen Workflow-Schritt erscheint zusätzlich ein Wiederholen-Symbol. Ein Klick darauf startet die PDF-Erstellung und alle Workflows für diese Einsendung neu - Offpaper weist danach darauf hin, dass die Ausführung einige Minuten dauern kann und Du die Seite anschließend aktualisieren solltest.

1. Klicke in der Zeile der Einsendung auf das Auge-Symbol (Tooltip „Datensatz“).
2. Im Kopfbereich siehst Du Formularbezeichnung, Erstellungsdatum und Ersteller.
3. Über die Reiter wechselst Du die Ansicht:
   • Formular zeigt alle erfassten Feldwerte und Abschnitte.
   • Daneben steht ein Reiter je Workflow der Einsendung, beschriftet mit einem Blitz-Symbol, dem Namen des Workflows und in Klammern dem verwendeten Bericht (z. B. „⚡ Netzbetreiber (Standard Bericht)“). Jeder Reiter zeigt das Protokoll der Automatisierungen dieses Workflows inklusive Ampelfarben (grün erfolgreich, gelb übersprungen, rot fehlgeschlagen/abgelehnt). Ist in einem Workflow etwas fehlgeschlagen, ist sein Reiter entsprechend markiert - so siehst Du bei mehreren Workflows sofort, welcher betroffen ist.

Von hier aus stehen dir weitere Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Wirkung
PDF herunterladen	Hat das Formular mehrere PDF-Layouts, wählst Du das gewünschte über eine Auswahlliste aus.
Datei teilen	Erzeugt einen Link zum Bericht.
Bilder als ZIP herunterladen	Sammelt alle Fotos der Einsendung in einem Archiv. Während das Archiv erstellt wird, zeigt Offpaper die bereits geladene Menge an.
Alle Bereiche auf-/zuklappen	Für einen schnellen Überblick über lange Formulare.

Öffnest Du das PDF einer Einsendung über das PDF-Symbol in der Aktionsspalte, erscheint die Datei-Vorschau. Ihre Kopfzeile zeigt den Dateinamen sowie die Buttons Herunterladen, Neu laden und Vorschau schließen; verschieben lässt sich die Vorschau nur an dieser Kopfzeile, dadurch kannst Du Text im PDF markieren und kopieren. Fährst Du mit der Maus über die Vorschau, erscheint zusätzlich der Button In eigenem Fenster öffnen: Die Vorschau wird dann zu einem eigenen Fenster, das immer im Vordergrund bleibt und sich auf einen zweiten Bildschirm ziehen lässt - praktisch, wenn Du mehrere Einsendungen nacheinander prüfst. Schließt Du das Fenster, kehrt die Vorschau zurück. In Safari steht der Button nicht zur Verfügung. Dieselbe Vorschau nutzt auch der Bericht-Designer.

Öffnest Du in der Workflow-Ansicht einen einzelnen, fehlgeschlagenen Automations-Baustein, bietet Offpaper eine gezieltere Wiederholung an: Im Unterschied zum Wiederholen-Symbol aus Wenn etwas schiefgelaufen ist, das PDF-Erstellung und alle Workflows der Einsendung neu startet, wiederholt diese Variante ausschließlich den einen geöffneten Baustein.

• Bei einem fehlgeschlagenen Daten-Webhook oder Datei-Webhook (siehe Workflow & Automatisierungen) erscheint der Button Webhook erneut ausführen. Nach einer kurzen Bestätigung ruft Offpaper den Webhook mit den ursprünglichen Daten erneut auf und aktualisiert die Einsendung mit dem Ergebnis.
• Bei einem fehlgeschlagenen Hero PDF - Upload oder Hero Bild - Upload erscheint pro fehlgeschlagener Datei ein eigener Button „{Dateiname} hochladen“ - praktisch, wenn ein Formular mehrere Dateien gleichzeitig an Hero überträgt und nur einzelne davon fehlgeschlagen sind.

Über die Checkboxen ganz links markierst Du eine oder mehrere Einsendungen mit Status Abgeschlossen. Anschließend stehen oben rechts zwei Sammel-Aktionen bereit:

• Ausgewählte löschen
• Ausgewählte PDF-Dateien herunterladen - sammelt die PDFs in einem ZIP-Archiv mit dem Namen Formulare_<Datum>.zip. Während das Archiv erstellt wird, zeigt Offpaper die bereits geladene Menge an, z. B. „3,2 MB geladen“.

1. Zeilen anhaken und Ausgewählte löschen klicken.
2. Im Dialog „Formulareingänge löschen?“ bestätigst Du, dass alle ausgewählten Formulareingänge mit sämtlichen zugehörigen Daten wie Dateien und Bildern unwiderruflich gelöscht werden sollen.
3. Mit Unwiderruflich löschen bestätigen oder mit Abbrechen verwerfen.

Wurde ein Formular über einen öffentlichen Link von jemandem ausgefüllt, der nicht Mitglied deines Arbeitsbereichs ist, weist ein Tooltip an der Zeile darauf hin, dass es sich um eine externe Einsendung handelt (im Produkt „externe Submission“ genannt). Wie solche Einsendungen zustande kommen, erklärt die Seite Offpaper Connect.

Du startest den Export je nach Sicht unterschiedlich:

• Globaler Posteingang - Drei-Punkte-Menü rechts oben → Posteingang exportieren.
• Formular-Posteingang - Button Excel-Export oben in der Tabelle.

1. Der Dialog weist zunächst darauf hin, dass aus technischen Gründen nur Einsendungen nach dem 01.01.2025 berücksichtigt werden.
2. Wähle eine der drei Optionen:
   • Markierte Einsendungen - exportiert nur die zuvor in der Tabelle angehakten Zeilen. Ist nichts ausgewählt, siehst Du einen Hinweis und der Button Exportieren bleibt deaktiviert.
   • In Zeitraum - lege Start- und Enddatum (jeweils mit Uhrzeit) fest; beide Werte lassen sich einzeln wieder entfernen.
   • Alle - exportiert sämtliche Einsendungen der aktuellen Sicht.
3. Klicke auf Exportieren. Der Export läuft im Hintergrund weiter, Du musst nicht auf der Seite bleiben.

Sobald ein Export bereit ist, findest Du ihn im Exportarchiv (ebenfalls über das Drei-Punkte-Menü erreichbar). Dort siehst Du zu jedem Auftrag den Status:

• wird generiert
• fertig - Datei steht zum Download bereit.
• Fehler beim Erstellen - über Erneut versuchen stößt Du den Export erneut an.

Zusätzlich kannst Du jeden Auftrag löschen.

Der Export aus dem globalen Posteingang liefert unabhängig vom Formular immer dieselben Standardspalten:

Spalte	Inhalt
Id	ID der Einsendung
Formular-Name	Name des zugehörigen Formulars
Erstellt von	Ersteller der Einsendung
Erstellt am	Erstellungsdatum
Formular-Id	ID des zugehörigen Formulars
Datei-Id	ID der PDF-Datei
PDF-Dateiname	Dateiname des Berichts
Datei-Link	Link zum Bericht

Pro Zeile steht immer genau eine Einsendung. Hat eine Einsendung mehrere PDF-Berichte, weil das Formular mehrere PDF-Layouts nutzt, stehen deren Werte kommagetrennt in derselben Zelle - in den Spalten Datei-Id, PDF-Dateiname und Datei-Link.

Startest Du den Export dagegen direkt aus einem einzelnen Formular heraus (Meine Formulare → Formular öffnen → Reiter Posteingang → Button Excel-Export), enthält die Datei zusätzlich eigene Spalten pro Formularabschnitt und -feld - eine umfangreichere Export-Variante, beschrieben im Kapitel Meine Formulare, Reiter „Excel-Exporte“.

Siehe auch:

• Meine Formulare - Formulare anlegen, für die hier Einsendungen ankommen
• Workflow & Automatisierungen - was beim Formulareingang automatisch abläuft
• Offpaper Connect - woher externe Einsendungen kommen und wie sie im Posteingang gekennzeichnet sind
• Posteingang in der App - nicht zu verwechseln: dort landen persönliche Aufgaben und weitergegebene Entwürfe, nicht die Einsendungen selbst
• Postausgang in der App - Einsendung noch nicht angekommen? Sie hängt vermutlich im Postausgang der App
• Versendet und Berichte in der App - dort sieht der App-Benutzer, was er bereits abgeschickt hat