Freigabe-Workflow und Aufgaben für Benutzergruppen

Abgeschickte Formulare durch eine Freigabeinstanz prüfen lassen, Aufgaben an Benutzergruppen vergeben und eigene Formular-Icons.

Release vom 31. Juli 2025: Formulare nach dem Absenden durch einen anderen Benutzer korrigieren und freigeben lassen (Beta) und Aufgaben einer Benutzergruppe zuweisen.

Freigabe-Workflow für Einsendungen (als Beta-Funktion im Expert Plan)

Bisher wurde die Einsendung beim Abschicken in der App immer sofort an die Offpaper-Cloud übertragen, der PDF-Bericht generiert und der Workflow gestartet. Eine nachträgliche Änderung oder Anpassung war hierbei nicht oder nur sehr bedingt durch nachträgliche Anpassung mittels PDF-Editor möglich. Mit dem neuen Workflow-Baustein „Freigabe-Aufgabe“ kann nun die Freigabe der abgeschickten Einsendung durch eine Freigabeinstanz erzwungen werden.

Schaubild mit zwei Abläufen: Oben geht die Einsendung aus der Offpaper App direkt in die Offpaper Cloud, unten läuft er mit Freigabe-Workflow zuerst über eine Freigabeinstanz, die ihn anpasst und freigibt

Für den Benutzer vor Ort ändert sich nichts und die Einsendung wird wie bisher abgeschickt. Wenn ein Freigabe-Workflow eingerichtet ist, wird die Einsendung jetzt aber nicht mehr sofort verarbeitet, sondern als Freigabe-Aufgabe an die Freigabeinstanz (ein Benutzer oder eine Benutzergruppe) übergeben und eine Push-Benachrichtigung versendet. Die Freigabeinstanz kann Daten ändern oder ergänzen und die Einsendung dann freigeben. Erst nach der Freigabe wird der PDF-Bericht erstellt und der restliche Workflow gestartet. Der Status jeder Freigabe kann über den Posteingang und die Aufgabenübersicht kontrolliert werden.

Mehr dazu: Automations-Baustein Freigabe-Aufgabe und Freigaben in der App

Aufgaben für Benutzergruppen erstellen

Neben den Freigabe-Aufgaben können jetzt auch reguläre Aufgaben zur Formularerfassung einer Benutzergruppe zugewiesen werden. In diesem Fall werden alle Benutzer in der entsprechenden Benutzergruppe über die neue Aufgabe informiert. Sobald ein Benutzer in der Gruppe die Aufgabe übernimmt, wird sie zu seiner persönlichen Aufgabe.

Mehr dazu: Aufgabenarten und Aufgaben in der App

Individuelle Icons für deine Formulare

Du kannst deine Formulare jetzt mit individuellen Symbolen versehen und so optisch voneinander abgrenzen. Eine große Auswahl an Icons für alle Themenbereiche steht dir im Formular-Designer mit einem Klick auf das Icon links neben dem Formularnamen zur Verfügung.

Mehr dazu: Aufbau der Kopfleiste

Seitenumbruch im PDF-Bericht nach Einträgen von Wiederholungsgruppen

Es ist jetzt möglich, für Wiederholungsgruppen bei der Ausgabe auf dem PDF-Bericht nach jedem Eintrag einen Seitenumbruch zu erzeugen. Die Einstellung erfolgt per Checkbox in der jeweiligen Wiederholungsgruppe im Bericht-Designer.

Wiederholungsgruppe Mitarbeitereinsatz im Bericht-Designer mit aktivierter Option Seitenumbruch nach jedem Eintrag und dem geöffneten Hilfe-Hinweis dazu

Mehr dazu: Wiederholungsgruppen als Liste

Alle Verbesserungen, die wir in Offpaper einbauen, basieren auf den Wünschen unserer Benutzer. Wenn Du also Anregungen, Wünsche oder Vorschläge hast, freuen wir uns auf deine Nachricht im Chat.

Siehe auch:

Changelog Juli 2025 - alle Änderungen dieses Releases inklusive behobener Fehler
Alle Neuigkeiten - die Releases der vergangenen Monate