Ausfüllbare PDFs und mehrere Berichtvarianten

Ausfüllbares PDF als Berichtvorlage, bis zu zehn Berichte je Formular, Tabellen im Querformat und Sichtbarkeit von Einsendungen im Posteingang.

Release vom 31. Oktober 2025: ausfüllbare PDFs als Berichtvorlage, mehrere Berichte für ein Formular und Tabellen im Querformat.

Ausfüllbares PDF als Berichtvorlage (Expert Plan)

Zusätzlich zur normalen Berichterstellung mit dem Bericht-Designer lassen sich im Expert Plan auch Berichte unter Verwendung von MS-Word-Vorlagen erstellen. Nun ist im Expert Plan eine weitere Alternative hinzugekommen: die Erstellung von Berichten auf Basis ausfüllbarer PDFs, die Formularfelder enthalten.

Dies funktioniert genau so wie bei den Word-Vorlagen: jedes Formularfeld der hochgeladenen PDF-Datei wird einem Baustein des Formulars zugeordnet und dementsprechend ausgefüllt. Offpaper unterstützt alle Datentypen von ausfüllbaren PDFs wie z. B. Texteingabe, Checkbox, Unterschrift oder Listenauswahl. Um dir die Arbeit bei der Erstellung eines neuen Formulars auf Basis einer ausfüllbaren PDF-Datei zu erleichtern, lassen sich sogar alle Bausteine mit richtiger Zuordnung und Datentyp zu den Formularfeldern im PDF mit einem Klick automatisch erzeugen.

Wenn Du also behördliche oder anderweitig von extern vorgegebene Formulare ausfüllen musst, ist das ab sofort kein Problem mehr: erfasse die Daten einfach mit der Offpaper App, und Offpaper füllt automatisch das vorgegebene PDF-Formular aus und verarbeitet das Dokument wie gehabt automatisiert basierend auf deinem Workflow.

Bericht-Designer im Bericht-Modus Ausfüllbares PDF: links die Liste der PDF-Formularfelder mit ihren Typen und Schaltern zum Befüllen, rechts die Vorschau des hochgeladenen behördlichen PDF-Formulars

Mehr dazu: Ausfüllbares PDF

Mehrere Berichtvarianten je Formular (Expert Plan)

Bisher wurde zu jeder Einsendung nur ein PDF-Dokument erzeugt. Ab sofort kannst Du basierend auf einer aus der App abgeschickten Einsendung bis zu 10 verschiedene Berichte erzeugen. Für die automatisierte Weiterverarbeitung wird im Workflow-Designer ein eigener Workflow je Berichtvariante konfiguriert. So lässt sich zum Beispiel nach erfolgter Wartung ein ausführlicher Detailbericht in der Ablage speichern, während ein Kurzbericht per E-Mail an den Kunden versendet wird.

Mehr dazu: Mehrere Berichte pro Formular

Querformat für PDF-Berichte

PDF-Berichte basierend auf unserem PDF-Designer können jetzt vollständig im Querformat mit bis zu 20 Spalten erzeugt werden.

Mehr dazu: Layout-Einstellungen

Einzelne Tabellen im Querformat darstellen mit bis zu 20 Spalten

Eine häufig genutzte Offpaper-Funktion ist die Tabellendarstellung der Einträge einer Wiederholungsgruppe im PDF-Bericht. Auf Grund des beschränkten Platzes eines Hochformat-Dokuments war die Tabellendarstellung bisher auf 10 Spalten begrenzt.

Gerade bei umfangreichen Messprotokollen kann es schnell passieren, dass mehr als 10 Spalten notwendig sind. Daher lassen sich ab sofort Tabellen im Querformat erzeugen. Das erlaubt eine Darstellung mit bis zu 20 Spalten. Der sonstige Inhalt wird vor und nach der Tabelle automatisch umgebrochen und weiterhin im Hochformat dargestellt.

Bericht-Designer mit der Wiederholungsgruppe Wechselrichter: aktivierte Optionen Daten als Tabelle darstellen und Tabelle in Querformat auf eigene Seite drucken, daneben die PDF-Vorschau mit der breiten Tabelle auf einer eigenen Seite

Mehr dazu: Wiederholungsgruppen als Tabelle

Datenschutz im Posteingang

Bisher waren alle Einsendungen im Posteingang für Benutzer der Rollen Administrator, Autor und Anwender einsehbar. Um Offpaper auch für datenschutzrelevantere Vorgänge wie Urlaubsanträge, die Meldung von Arbeitsunfällen oder gefährlicher Situationen nutzen zu können, lässt sich die Sichtbarkeit von Einsendungen jetzt auch abhängig vom Formular steuern.

In den Detaileinstellungen jedes Formulars kannst Du basierend auf Benutzergruppen ganz einfach festlegen, wer Einsendungen dieses Formulars im Posteingang sehen kann. Die Einstellung ist auch rückwirkend wirksam.

Mehr dazu: Wer sieht welche Einsendungen?

Freigabe-Workflow an Bedingung knüpfen (Expert Plan)

Die Ausführung der Automatisierungen wie E-Mail-Versand oder Dateiablage kann bisher schon basierend auf einer Ausführen-wenn-Bedingung gesteuert werden.

Diese Option steht jetzt auch für den Freigabe-Workflow zur Verfügung. So lässt sich zum Beispiel ein Inbetriebnahmeprotokoll nur dann zur Freigabe weitergeben, wenn akute Mängel vorliegen.

Mehr dazu: Workflow-Automatisierungen

Freigabe-Workflow: Hinweis bei Unterschriften, falls die Einsendung in der Freigabe geändert wird

Im Freigabe-Workflow wird eine Einsendung vom ursprünglichen Autor zur Überprüfung automatisch an einen vorher definierten Benutzer bzw. eine Benutzergruppe (Freigabeinstanz) übergeben. Die Freigabeinstanz kann die Einsendung entweder zurückweisen (Revision) oder selbst bearbeiten.

Wenn die Einsendung eine Unterschrift enthält, anschließend aber noch durch die Freigabeinstanz geändert wird, ergänzen wir den Bericht ab sofort mit einem entsprechenden Hinweis. Damit bleibt transparent, welcher Datenstand unterschrieben wurde.

Hand hält ein Smartphone mit einer Freigabe-Aufgabe in der Offpaper App: Ein Dialog weist auf die Änderung nach der Unterschrift hin und bietet Unterschrift wiederholen oder Trotzdem abschicken an

Mehr dazu: Freigaben in der App

Hero-Integration: Schnittstelle enthält nun auch Projektbeteiligte

Ergänzend zum verantwortlichen Mitarbeiter eines Hero-Projekts (Projekt-Partner) werden jetzt auch die projektbeteiligten Mitarbeiter zu Offpaper übertragen.

Diese Information ist besonders nützlich, um die Liste der Projekte für deine Mitarbeiter in der Offpaper App zu filtern: Bei Verwendung des Filters sehen Benutzer nur noch die Projekte, die für sie tatsächlich relevant sind.

Zusätzlich wurde die Hero-Integration technisch aufgewertet. Projekte werden jetzt in regelmäßigen Intervallen zu Offpaper übertragen und nicht mehr jedes Mal live abgefragt. Dadurch wird die Geschwindigkeit verbessert und die Limitierung der Menge der zu übertragenden Projekte entfällt.

Mehr dazu: Hero-Integration

Stammdaten, Benutzer und Posteingang exportieren

Alle Systemtabellen wie Stammdaten, Benutzerlisten oder der Posteingang können jetzt als Excel-Datei exportiert werden. Bitte berücksichtige, dass der Export des Posteingangs nur die Informationen zur Einsendung exportiert.

Ein Export der Formularinhalte ist nur im Expert Plan über den Excel-Export im jeweiligen formularspezifischen Posteingang möglich.

Mehr dazu: Excel-Export

Multiple Choice (Audit): Foto- und Textkommentar als Pflichtfeld festlegen

Die bisher optionale Funktion für einen Text- oder Fotokommentar kann jetzt auch als Pflichtfeld definiert werden.

Mehr dazu: Baustein Multiple Choice (Audit)

Siehe auch:

Changelog Oktober 2025 - alle Änderungen dieses Releases inklusive behobener Fehler
Alle Neuigkeiten - die Releases der vergangenen Monate